Dato

Comencemos definiendo el concepto de dato. Intuitivamente, podemos identificar los datos como acontecimientos físicos (pequeñas parcelas (o trozos) de la realidad) susceptibles de transportar asociada cierta información. Poseen una naturaleza material y pueden ser considerados como el soporte físico de la información. Cada uno de los enunciados (impresos o en soporte electrónico, dependiendo del formato o versión que esté utilizando el lector) que aparecen en este documento pueden ser considerados como datos. Podemos recoger esta propuesta a partir de la siguiente definición:

(a) Dato = soporte físico de la información.

Es importante señalar algunas características de los datos a partir de esta caracterización. Por un lado, como ya apuntábamos al principio del trabajo, al ser acontecimientos físicos, los datos son sencillos de capturar, estructurar, cuantificar o transferir. Por otro, que un mismo dato puede informar o no a un agente dependiendo, como veremos a continuación, del stock previo de conocimiento del agente. Además, en el seno de una organización, los datos acostumbran a ser conjuntos de caracteres alfanuméricos materializados sobre un documento (físico o electrónico). Y, por último, en el mismo contexto, el de las organizaciones, la acumulación indiscriminada de datos no siempre lleva necesariamente a una mejora en la toma de decisiones.

Podemos justificar esta manera de definir el concepto de dato revisando cómo se entiende este mismo concepto en otros contextos. Así, por ejemplo, nuestra caracterización recoge sin tensión el sentido que se le da al concepto de dato en informática y telecomunicaciones: conjunto de caracteres asociados a un concepto. El conjunto de caracteres “35.879.987” respecto al concepto número del documento nacional de identidad (DNI), podría ser un ejemplo.

En la misma línea, nuestra propuesta encaja perfectamente también con el uso que se hace de la palabra “dato” cuando se definen ciertas aplicaciones informáticas. Un sistema de gestión de bases de datos (SGBDD), sin ir más lejos, suele definirse como un recurso informático que permite la gestión de registros a partir de los datos o conjuntos de caracteres que aparecen en esos registros. En cierto sentido, se puede defender la idea de que la gestión de registros que esas herramientas habilitan es una gestión de tipo sintáctico (a partir de los conjuntos de caracteres que aparecen en los registros) y no de tipo semántico (a partir del contenido informativo asociado a esos conjuntos de caracteres). Frente a una ecuación de búsqueda, el SGBDD recupera aquellos registros donde aparezcan los datos que conforman esa ecuación. En los mismos términos, un sistema de Data Mining o de Text Mining permite, entre otras cosas, detectar correlaciones o patrones entre datos (o conjuntos de caracteres) que aparecen en los registros que conforman el sistema para que, posteriormente, de una manera intelectual, alguien pueda decidir si ese patrón se corresponde o no con alguna genuina correlación semántica.

Información

Centrémonos ahora en el concepto de información. La información debe ser identificada como el contenido semántico de los datos. En este sentido, la información no posee una naturaleza física o material (como pasaba en el caso de los datos), sino que posee una naturaleza conceptual, pertenece al territorio de lo conceptual.

En el contexto de las organizaciones, lo que permite que un dato transporte cierta información es la existencia de un código (o clave de codificación) que le asocia cierto contenido informativo. La información no depende de los receptores, sino de la clave de codificación que pone en relación el dato y aquello sobre lo que éste informa. El dato o conjunto de caracteres “Real Madrid – FC Barcelona: X” que aparecen en la página del periódico del lunes informa de que el Barça y el Real Madrid han empatado gracias a la existencia de un código (una clave de codificación) que le asocia ese contenido semántico al dato físico. Estas ideas podrían resumirse presentando la siguiente definición:

(b) Información = contenido semántico del dato derivado de una clave de codificación.

En esta misma línea, es importante distinguir entre dos fenómenos relacionados, pero a la vez distintos: transportar información y adquirir información. Transportar información es una propiedad que poseen los datos gracias a la existencia de claves de codificación. Adquirir información, en cambio, es una propiedad que poseen los individuos (o agentes) que ejemplifican cuando son capaces de asimilar, a partir de su stock previo de conocimiento, la información que transporta un dato al interpretar ese dato a la luz de la clave de codificación que está en juego.

Conocimiento

Pasemos, por último, al concepto de conocimiento. El conocimiento debe ser identificado con un tipo especial de estados mentales (o disposiciones neuronales) que posee un individuo y que presentan una serie de características propias. Por un lado, son estados mentales que adquiere el individuo a partir de un proceso de asimilación o metabolización de información. En este sentido el contenido semántico de esos estados mentales coincide con esa información asimilada. Y, por otro, actúan de guía en las acciones y la conducta de ese individuo.

Podemos plasmar estas ideas en la siguiente definición:

(c) Conocimiento = estados mentales de un individuo construidos a partir de la asimilación de información y que rigen las acciones del propio sujeto.

Sin embargo, las características del conocimiento no acaban aquí. Podemos abundar un poco más sobre este tipo especial de estados mentales. El conocimiento, a diferencia de los datos y la información, se encuentra estrechamente relacionado con las acciones y las decisiones del sujeto que lo realiza; se llega incluso a poder evaluar ese conocimiento utilizando como indicativo esas acciones y decisiones. El conocimiento, además, es el factor crítico que permite la asimilación de nueva información ¾y la creación de nuevo conocimiento, por tanto¾ por parte del sujeto que lo posee y suele verse reestructurado continuamente por las entradas de nueva información asimilada.

Deterioro de documentos

¿Qué son los deterioros?

Son los daños sufridos por los documentos, ligados principalmente a dos factores. Primero, los internos, que tienen que ver con la composición de los materiales que conforman los documentos; y segundo, los externos, dentro de los que se encierran causas ambientales (variaciones de humedad y temperatura, luz y agentes contaminantes), y aquellas acciones que suceden alrededor de los documentos (incorrecto almacenamiento, manipulaciones inadecuadas, acciones intencionales, como el robo y el vandalismo; y acciones involuntarias durante la consulta o tránsito de los documentos por parte de empleados o usuarios).

Deterioro biológico: causas

El papel es una fuente nutricional para diferentes organismos y microorganismos, no sólo por su naturaleza constitutiva, sino por todos los compuestos orgánicos que intervienen en su manufactura, tales como las tintas, colas vegetales y animales, y materiales de encuadernación, como cartones, cueros, telas, etc.

Hongos

Se reconocen a simple vista por la presencia de manchas de coloraciones diversas, que van desde la gama de los violetas, hasta los verdes, azules y marrones. Al observar la presencia de hongos, se debe determinar si se encuentran activos o no.

Bacterias

También provocan manchas de diversos colores, pero distinguir a simple vista si una infección es producida por hongos o bacterias puede resultar complicado.

Deterioro químico

Este deterioro se manifiesta por la alteración que sufren los materiales que componen los soportes de papel. La alteración cromática se refiere a los cambios en la coloración del soporte original, apreciándose como oscurecimiento, decoloración y tonalidades de color amarillo.

Otro de los deterioros químicos es la corrosión o transparencia de las tintas, principalmente en las tintas ferrogálicas, provocado por la acidez de las mismas en su proceso de oxidación.

Deterioro físico

Estos deterioros son los más frecuentes en colecciones de soporte en papel. Se deben en gran parte a la incorrecta manipulación y almacenamiento de los documentos. Los más frecuentes son las rasgaduras, las cuales son separaciones que se inician en los bordes del papel y que a veces llegan hasta fragmentar o separar en dos, o más partes los soportes.

  • Desgarro total de la encuadernación o empaste: se refiere a los casos en que la documentación se encuentra encuadernada o empastada. Se expresa por la separación o desprendimiento de los folios de la encuadernación.
  • Desgarro del lomo: es el desprendimiento total o parcial del lomo de las encuadernaciones, generado en su mayoría por una incorrecta manipulación de las unidades al ser extraídas de la estantería.
  • Desgarro de cubiertas: es el desprendimiento total o parcial de las cubiertas que componen la encuadernación, por la zona del cajo o unión de las tapas y el lomo, producidos por la incorrecta manipulación.
  • Costuras sueltas: descosido o desprendimiento de los hilos que estructuran el cuerpo del libro o legajo.
  • Faltantes de cubiertas o lomo: son las pérdidas parciales del material interno de las encuadernaciones o empaste.
  • Exfoliación de tapas: separación parcial de las capas de fibra laminar del material interno de las tapas, por lo general ubicado en las esquinas.

Evaluación cualitativa y cuantitativa de los deterioros

En conjunto, con la identificación de los deterioros, es necesario interpretarlos de modo cuantitativo, de forma que puedan expresar su magnitud con mayor eficacia. Para este fin se han establecido parámetros que fortalecen la metodología a la hora de elaborar un diagnóstico. [2]

Clasificación de documentos según el soporte

En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos, fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.

Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?

Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.

Normas de clasificación documental

Normas de clasificación por materias

Debemos identificar claramente todos aquellos asuntos o materias con las cuales podemos clasificar la documentación recibida o generada.

Normas de clasificación cronológica

  • Debemos utilizar siempre la misma fecha.
  • Se debe mantener el criterio elegido el máximo de tiempo posible.

Normas de clasificación decimal

  • Hay que comenzar por definir claramente los diez grupos principales.
  • Las subdivisiones de grupo deben estar claramente relacionadas con el grupo principal.
  • Debemos ser flexibles, permitiendo crear o intercalar nuevos grupos en cualquier momento.

Empresas

En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma. Si el nombre de la empresa contiene las palabras.

Para la empresa conocida habitualmente por sus siglas, tomaremos estas para su clasificación.

Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenarán según su denominación genérica. Para las empresas extranjeras tomaremos la primera palabra de su razón social. Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artículo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar su clasificación.

Clasificación alfabética

Cuando realizamos una clasificación alfabética de la persona o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal, por lo que se establecen unas normas de clasificación.

Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o razón social de la empresa que figura en el documento a archivar; como se hace por ejemplo en las guías telefónicas.

Clasificación cronológica

Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento, la de creación, etc.

Los criterios de clasificación dependerán del volumen de documentos pudiendo hacerse por:

  • Meses
  • Quincenas
  • Semanas
  • Días
  • O cualquier otro período de tiempo que se considere oportuno

La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el código (ordenación numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica) o según la temática (ordenación por materias). La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de la organización de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio determinado. Es una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo y consiste en la ubicación física de los expedientes y documentos, agrupándolos en cajas en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia al polvo, la luz, etc.

ADRIANA JUDITH CAMARGO CORREA

[1] http://www.fti.uab.es/tradumatica/revista/num2/articles/03/03central.htm

[2] http://www.archivobogota.gov.co/libreria/php/decide.php?patron=01.090610