Entendemos por documentos administrativos todos aquellos escritos en que el emisor o el receptor es una persona que se encarga de administrar una entidad pública (gobierno, diputación, instituto).

Características generales

  • Estructura clara: la estructura debe permitir separar visualmente las diferentes partes del texto. Cada documento tiene un formato propio.
  • Registro estándar: el registro se ha de caracterizar por la corrección lingüística y por un grado de formalidad medio o, en ciertos documentos, medio alto.
  • Claridad y concisión: la información debe ser la estrictamente necesaria y, por tanto, las ideas se han de expresar de manera clara y concisa.
  • Tratamiento del receptor: el tratamiento que hay que dar al receptor es el de señor o señora y el de usted (le comunico).
  • Tono neutro y respetuoso: teniendo en cuenta que nos dirigimos a una persona que ocupa un cargo, el estilo debe ser neutro y respetuoso.
  • Presentación: los documentos se han de escribir en hojas DIN A4, con el texto enmarcado en márgenes de unos 2 cm y con un cuerpo de letra de 10 o 12 puntos.

Fórmulas habituales del lenguaje administrativo

  • Fórmulas de tratamiento y de saludo: señor / señora, señoras y señores, distinguido señor / distinguida señora.
  • Fórmulas introductorias: El motivo de esta carta es solicitarle / informarle / comunicarle que…; Me dirijo a usted para comunicarle / informarle que…; En respuesta a su carta de…, le comunicamos que…; Hemos recibido su escrito del… en que nos enteramos de que…; Con referencia a su carta con fecha de…, le comunicamos que…
  • Fórmulas de agradecimiento: Le agradecemos el interés que…; Contad con nuestra gratitud…; Gracias por vuestra…
  • Fórmulas de excusa: Lamentamos que…; Le presentamos nuestras disculpas por…
  • Fórmulas de conclusión: Por todo ello, le pedimos / solicitamos…; Confiamos en que nos podrá responder pronto…; Si desea más información…; Quedamos a su disposición para todo lo que necesite…; Le agradecemos mucho su interés…; Se lo agradecemos de antemano…
  • Fórmulas de despedida: Atentamente,; Reciba un cordial saludo de…

La instancia

Es una solicitud escrita de alguna cosa que un ciudadano o una ciudadana dirige a la persona responsable de una entidad pública.

Datos de la persona que hace la instancia: Ariadna Ahora Catalán, nacida en Lleida el 10 de mayo de 1994, estudiante del IES Josep Lladonosa de Lleida, con DNI núm. 62.626.326A y con domicilio en Lleida, C/ Lluís Companys, n.º 15, 3.º 1.ª (CP 25005), teléfono 973234562.

Exposición de los hechos: EXPONGO:

  1. Que, al hacer la matrícula de 1.º de bachillerato, opté por el Bachillerato de Humanidades y Ciencias Sociales y elegí las asignaturas de modalidad siguientes: Griego, Latín, Literatura Universal y Matemáticas Aplicadas a las Ciencias Sociales.
  2. Que, una vez iniciado el curso, me he dado cuenta de que mis intereses se orientan más bien hacia el ámbito científico, concretamente hacia los estudios de ciencias de la salud.

Fórmula de enlace: Por todo ello,

Concreción de lo que se solicita: SOLICITO:

Que se me permita modificar la matrícula y cambiar de grupo para poder cursar el Bachillerato Científico, haciendo las materias de modalidad siguientes: Psicología y Sociología, Ciencias de la Tierra y Biología.

Fórmula de cortesía: Lo que espero obtener.

Localidad y fecha: Lleida, 5 de marzo de 2010

Firma

Destinatario (cargo): SR. DIRECTOR DEL IES JOSEP LLADONOSA. LLEIDA

La carta

Una carta es una comunicación escrita de contenido variable que, por tanto, permite tratar cuestiones muy diversas: pedir información, contestar un escrito que se ha recibido, manifestar una queja, hacer una propuesta, mostrar agradecimiento, hacer una invitación, etc.

Destinatario: Sr. Àngel Ros, Alcalde del Ayuntamiento, Pl. Paeria n.º 1

Tratamiento: Distinguido señor:

Cuerpo de la carta (distribuido en párrafos): En nombre de los alumnos y el profesor del IES Josep Lladonosa, me complace comunicarle que el día 14 de junio celebramos una fiesta especial dedicada a la tecnología y la ciencia. La jornada constará de varias exposiciones (experimentos, nuevas tecnologías…) y diversos actos con los que pretendemos dar a conocer a las familias y a la población una serie de actividades que se han llevado a cabo a lo largo del curso.

Sería para nosotros una satisfacción poder contar con la presencia de un gran número de representantes del consistorio de la población y, de manera especial, con su intervención como alcalde, en el acto de clausura que tendrá lugar en el aula del centro a las 5 de la tarde.

Con la esperanza de que acepte la invitación, le ruego se ponga en contacto con nosotros lo antes posible para poder concretar los detalles del acto.

Fórmula de despedida: Reciba un cordial saludo,

Firma

Nombre y cargo del emisor: Xavier Solé Montalà, Director del IES Josep Lladonosa

Localidad y fecha: Lleida, 5 de mayo de 2010