Obligaciones Contables de Empresas y Autónomos

Tanto las empresas como los empresarios individuales están obligados a llevar la contabilidad, que está regulada legalmente en:

  • Código de Comercio de 1885: regula las obligaciones contables generales en los artículos 25 al 33 (cuentas oficiales) y del 34 al 41 (cuentas anuales).
  • Título VII de la Ley de Sociedades de Capital (RD Legislativo 1/2010, de 2 de julio): regula las cuentas anuales aplicables a sociedades anónimas y limitadas.
  • Plan General de Contabilidad (PGC) para Empresas y Plan General de Contabilidad para PYMES: aplicable a sociedades y empresarios.

Características de los Libros Oficiales de Contabilidad

  • Permiten un seguimiento cronológico de las operaciones y la elaboración de balances e inventarios.
  • Facilitan la elaboración de inventarios, cuentas anuales y el libro diario.
  • Incluyen la elaboración del libro de actas.
  • Deben presentarse en el Registro Mercantil del domicilio social hasta cuatro meses después del cierre del ejercicio.
  • Deben conservarse, junto con la correspondencia, documentación y justificantes, durante seis años a partir del primer asiento realizado.
  • La contabilidad de los empresarios es secreta.

Contenido del Plan General de Contabilidad 2008 para PYMES

Aprobado por el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, tiene una parte de aplicación obligatoria y otra voluntaria:

  • Parte Obligatoria:
    1. Marco conceptual de la contabilidad.
    2. Normas de registro y valoración.
    3. Normas de elaboración de cuentas anuales.
  • Parte Voluntaria:
    1. Cuadro de cuentas.
    2. Definiciones y relaciones contables.

Marco Conceptual de la Contabilidad

Está dividido en siete apartados:

Cuentas Anuales e Imagen Fiel

La imagen fiel se consigue mediante la aplicación sistemática y regular de los requisitos, principios y criterios contables del PGC. Esto debe reflejar una imagen fiel de las cuentas anuales del patrimonio neto, la situación financiera y los resultados de la empresa.

Requisitos de Información en las Cuentas Anuales

Principios Contables

Los principios contables que garantizan la imagen fiel de la empresa son:

  1. Empresa en Funcionamiento: Se asume que la empresa tiene un futuro, por lo que la aplicación de los principios y criterios contables no busca determinar el valor del patrimonio neto (PN) global ni el importe resultante. En caso de liquidación, se aplicará la valoración más adecuada para reflejar la imagen fiel en las operaciones del activo, cancelación de deudas y reparto del PN.

    (Estos principios son aplicables cuando la empresa está en funcionamiento; en caso contrario, se venden los activos para saldar las deudas).

  2. Devengo: Los hechos económicos se registran cuando ocurren, reflejándose en el ejercicio correspondiente como gastos o ingresos, independientemente de la fecha de pago o cobro. Se aplica para la periodificación contable, ajustando gastos e ingresos al cierre del ejercicio y confrontando la corriente real de bienes y servicios con la corriente monetaria.

    Se pueden dar dos situaciones: operaciones a crédito (corriente real, cierre, corriente monetaria y periodificación) y cuentas de periodificación (corriente monetaria, cierre, corriente real y periodificación). Se utilizan las cuentas 480 (gastos anticipados), 485 (ingresos anticipados), 567 (intereses pagados por anticipado) y 568 (intereses cobrados por anticipado).

  3. Uniformidad: Se debe mantener el criterio en el tiempo y aplicarse uniformemente para eventos y condiciones similares. Si se modifican los supuestos, se debe reflejar en la memoria, indicando el motivo. La uniformidad permite que las cuentas sean homogéneas y comparables con las del ejercicio anterior.

  4. Prudencia: Se debe ser prudente en las estimaciones y valoraciones en momentos de incertidumbre. Solo se contabilizarán los beneficios al cierre del ejercicio, pero se deben considerar los riesgos del principio o del ejercicio anterior.

    Implicaciones: principio asimétrico y conservador; beneficios realizados (cuando se produce la venta); pérdidas totales (previsibles, deterioros de valor, imprevistas, pérdidas directas, depreciaciones, amortizaciones); pérdidas conocidas después del cierre (algunas se contabilizan, otras van a la memoria); depreciaciones (si hay resultados negativos, también se registran).

  5. No Compensación: Salvo excepciones, no se pueden compensar partidas del activo y del pasivo, ni gastos e ingresos. Se valorarán por separado los elementos de las cuentas anuales para no restar información en el balance.

  6. Importancia Relativa: Se puede admitir la no aplicación estricta de algunos principios y criterios contables cuando la importancia sea cualitativa y cuantitativa en la valoración. Las partidas de escasa importancia pueden agruparse con otras de la misma naturaleza. En caso de conflicto, prevalece el principio que mejor refleje la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.

Elementos de las Cuentas Anuales

El balance incluye:

  • Activo: Bienes, derechos, etc., controlados por la empresa, provenientes de sucesos pasados y de los que se espera obtener un beneficio.
  • Pasivo: Obligaciones actuales surgidas de sucesos pasados, de las que la empresa espera desprenderse mediante la entrega de beneficios.
  • Patrimonio Neto: Parte residual de los activos, es decir, aportaciones de socios, resultados, etc.

La cuenta de pérdidas y ganancias incluye:

  • Ingresos: Aumento del PN durante el ejercicio, sin incluir aportaciones de socios.
  • Gastos: Disminución del PN durante el ejercicio, sin incluir distribuciones a socios.

Criterios de Registro de los Elementos de las Cuentas Anuales

Un registro es el proceso de incorporar al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de cambios del PN, aquellos elementos que cumplan con los criterios de probabilidad en la obtención de recursos que generen un beneficio y cuyo valor pueda ser fiable.

  • Los activos se registran cuando es probable obtener un beneficio.
  • Los pasivos se registran cuando, a su vencimiento, se deban entregar recursos para obtener un beneficio.
  • Los ingresos se registran cuando hay un aumento de recursos en la empresa.
  • Los gastos se registran cuando se reducen los recursos de la empresa.

Criterios de Valoración

Existen 10 criterios de valoración:

  1. Coste histórico.
  2. Valor razonable.
  3. Valor neto realizable.
  4. Valor actual.
  5. Valor en uso.
  6. Gastos de venta.
  7. Costes de amortización.
  8. Gastos de transacciones atribuibles a un activo o pasivo financiero.
  9. Valor contable.
  10. Valor residual.

En los elementos del activo, el precio de adquisición es el importe en efectivo pagado o pendiente de pago. El coste de producción es el precio de adquisición de los materiales incorporados al bien obtenido.

En los elementos del pasivo, es el valor que corresponde a la contrapartida recibida por una deuda.

Valor razonable: Importe por el que se recibe un activo o se liquida un pasivo de forma informada y en condiciones de independencia mutua. Se determina mediante:

  • Valor de mercado fiable.
  • Modelos y técnicas de valoración fiables.
  • Coste de amortización.

Principios y Normas de Contabilidad

Estas normas están incluidas en:

  • El Código de Comercio y el resto de la legislación mercantil.
  • El Plan General de Contabilidad y sus adaptaciones sectoriales.
  • Las normas emitidas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas para desarrollar aspectos contables.
  • Otra legislación española específicamente aplicable.

Son normas que desarrollan los principios contables y otras disposiciones contenidas en el PGC (obligatorias).