UNIDAD 2

Los sistemas administrativos son sistemas de información, concebidos para capturar datos, procesarlos y producir nueva información que sustente el buen desempeño y desarrollo de los procesos operativos. Se presenta la necesidad de establecer cómo se deben ejecutar las tareas en los distintos subsistemas. Para esto, las políticas establecen criterios para poder diseñar procedimientos operativos normalizados que encaminen los esfuerzos individuales y grupales en la dirección deseada.

  • Procedimiento operativo: Incluyen reglas, normas y pasos a seguir para que una persona tenga una guía para llevar a cabo un proceso operativo.
  • Procedimientos administrativos: Establecen rutinas de actividades que permiten una acción coordinada entre diferentes unidades organizativas y sus respectivas funciones internas. Mientras más se sube en la escala jerárquica, los procedimientos son menos programados.
  • Procesos operativos: Describen las acciones que el personal debe ejecutar para llevar a cabo y alcanzar las metas establecidas por la dirección. (Ejemplo: Vender)
  • Procesos administrativos: Describen el trámite a seguir para el procesamiento de la información. (Ejemplo: Captar información para poder realizar la venta)

Mecanismos Coordinadores según Mintzberg

Mintzberg identificó los siguientes mecanismos coordinadores para las organizaciones:

  • Ajuste mutuo: Logra la coordinación del trabajo mediante la comunicación informal. El control lo realizan quienes efectúan el trabajo.
  • Supervisión directa: La coordinación se logra al tener una persona que toma la responsabilidad por el trabajo de otras, emitiendo instrucciones y supervisando sus acciones.
  • Estandarización: La coordinación se logra antes de empezar el trabajo. Pueden ser estandarizados los procesos de trabajo (contenidos del trabajo especificado), las producciones de trabajo (resultado del trabajo especificado) o las entradas al trabajo (destreza, capacitación).

Cuando la empresa se inicia, si es pequeña, la experiencia se transmite informalmente. Al crecer y complejizarse, desaparece el ajuste mutuo y la informalidad puede convertirse en ambigüedad y falta de control. Aquí se requiere un proceso de formalización (parámetro de diseño mediante el cual se normalizan los procesos de trabajo de la organización) que cumple, según Mintzberg, las siguientes finalidades:

  • Reducir la variabilidad del comportamiento y controlarlo.
  • Coordinar de manera precisa distintas tareas.
  • Obtener consistencia mecánica para una producción eficiente.
  • Asegurar a clientes y empleados la imparcialidad de los procedimientos.

Herramientas para la Formalización

Las herramientas utilizadas para formalizar un sistema administrativo, y para diseñar uno, son los manuales y diagramas:

  • Manuales de procedimientos: Cuerpos integrados de normas donde se establecen las instrucciones necesarias para la realización de las tareas. Para cada sistema se incluye un resumen de la normativa vigente y una descripción de los pasos que se seguirán con indicación de los formularios, archivos y registros utilizados.
  • Diagramas: Forma elemental de representación de un procedimiento, ya que a partir de símbolos y líneas de interrelación y anotaciones mínimas nos permiten comprender el funcionamiento de un sistema. Pueden ser:
    • Diagrama de bloque: Diagrama global que presenta una visión sintética de un sistema administrativo y de su funcionamiento. Se representan en cuatro rectángulos las entradas de información, los procesos, los archivos y las salidas de información.
    • Diagrama intersectorial: Se compone de un cuadro con columnas en las que se indican los sectores intervinientes y dentro de cada columna se describen las operaciones. Las operaciones se conectan entre sí por líneas que representan el traslado de la información.
    • Cursograma: Diagrama muy analítico. Mediante un conjunto de símbolos permite representar en detalle la secuencia de actividades, los soportes de información y archivos utilizados.

Subsistemas Funcionales Básicos

Los subsistemas funcionales básicos son:

  • Comercialización (ventas)
  • Operaciones (producción)
  • Abastecimiento (pedidos de cotización a potenciales proveedores)
  • Recursos humanos (reclutamiento y selección de personal)
  • Finanzas (créditos y cobranzas)
  • Control (contabilidad)

UNIDAD 3

Elementos Constitutivos del Sistema Administrativo

Elementos constitutivos del sistema administrativo:

  • Flujo del trabajo: Base del sistema, acciones físicas necesarias para ejecutar los programas de actividades y así asegurar la concreción de los objetivos y las estrategias de la empresa.
  • Flujo de información: Para que la ejecución de una operación se concrete se requiere información y, a su vez, cada operación genera datos que capturados y sistematizados producirán nueva información. Es importante ya que la información constituye el elemento administrativo por excelencia.

Para que estos dos flujos sean posibles se requieren a las personas y a la tecnología, por eso son elementos que constituyen el sistema administrativo.

Requisitos del Diseño de un Sistema Administrativo

Requisitos del diseño de un sistema administrativo:

  • Efectividad: Hacer las cosas que se deben hacer para el logro de los objetivos, estos objetivos están en los requerimientos y necesidades del cliente. Para que este se logre, los sistemas administrativos deben posibilitar la interrelación de los sectores y de las operaciones de manera que la ejecución de las diversas tareas se realice en tiempo y forma.
  • Eficiencia: Utilizar de la mejor manera posible los recursos aplicados a la producción o a la prestación de un servicio. Una consecuencia de esta es la productividad, es decir, la cantidad producida por unidad de tiempo. A mayor eficiencia, mayor productividad.
  • Calidad: Apreciación de que las especificaciones técnicas del producto o servicio que ofrece una organización son mejores que los que tienen los demás.
  • Creación de valor: Lo importante es detectar primero las necesidades y deseos del cliente como base del diseño de productos y servicios. Incluye actividades de logística de entradas, fabricación, logística de salidas, marketing, etc. (Valor: apreciación que tiene el cliente por el producto)
  • Transparencia: Libre acceso a la información sobre cuestiones sensibles como por ejemplo proceso de compra, registro de proveedores, controles ambientales, etc.

Control Interno

Según el administrador el control interno es un sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y valores de la organización y procurando la eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información y la protección del patrimonio.

Elementos Básicos de un Sistema de Control Interno

Elementos básicos de un sistema de control interno:

  • Estructura organizativa: Proporciona especificaciones para la toma de decisiones. Al establecer niveles de autoridad y definir el contenido de los cargos fija autoridad, funciones, responsabilidad y alcance del control. Establecerá quienes son responsables del diseño de la estructura y de la normalización de procedimientos y quienes deberán controlar que dichas especificaciones se cumplan.
  • Procedimientos estándar: Tiene el diseño de los sistemas administrativos al especificar las prácticas y normas de aplicación, incluyendo soportes de información, archivos y registros a utilizar.
  • Capacidad del personal (hábitos): Educación formal previa como el entrenamiento en el puesto de trabajo, experiencia, condiciones personales como la iniciativa y el trabajo en equipo. Para asegurar la calidad requerida son necesarios procesos de selección, desarrollo y evaluación apropiados.

El control interno posee pautas particulares (de cada subsistema) y generales; estas últimas son:

  • Separación de funciones: Una operación se realizará con la intervención de varios sectores, establece un control por oposición de intereses; se aconseja desagregar las funciones de decisión o autorización de la operación, las de custodia física de los bienes involucrados en la operación y las de registración contable. Supone esfuerzos adicionales de coordinación.
  • Asignación de responsabilidades: Las funciones de las distintas áreas, puestos y atribuciones, deben estar claramente establecidas. Así se evitan zonas de indefinición que dan lugar a conflictos entre jurisdicciones y “zonas de nadie” (funciones que no tienen un responsable). Contribuyen los manuales donde figuren las atribuciones del cargo y las normas y procedimientos que rigen una operatoria en particular.
  • Niveles de autorización: Asignación a personas que cuenten con la capacidad de llevar a cabo las funciones. Se establece quién puede autorizar una operación según el tipo y monto de la misma. Suele especificarse en el procedimiento que rige en la operación y, en menor medida, puede aparecer como un ítem en la descripción de cargos.
  • Seguridad en el manejo de los activos: Se logra a través de la centralización del manejo en una sola persona o sector, acortamiento de los pasos y traslados en los cuales los bienes puedan.