Aprovisionamiento

La gestión correcta de los suministros es de gran importancia para cualquier organización, sea cual sea su tamaño, ya que asegura la disponibilidad de los productos necesarios de uso habitual y extraordinario. La falta del material necesario, lógicamente, provocará dificultades en el normal desarrollo de su formación. Aprovisionar es la actividad destinada a poner a disposición de una organización todos los productos, bienes y servicios provenientes del exterior y que son necesarios para su funcionamiento.

Para lograr estos objetivos es necesario que el aprovisionamiento desarrolle varias tareas:

  • Prever las necesidades.
  • Planificar estas necesidades en el tiempo.
  • Buscarlas en el mercado.
  • Adquirirlas.

Una vez que se han decidido cuáles son las necesidades de compra y en qué plazo de tiempo se precisarán, hay que buscar y encontrar la mejor fuente de suministro para los diferentes productos. Las fuentes de información sobre proveedores a las que se puede recurrir son variadas.

Fuentes de Información sobre Proveedores

Archivo de información de compras

Incluirá la información de proveedores que ya han suministrado productos. Este archivo suele estar recogido en forma de banco de datos con las fichas de proveedor, en las que se recogen los datos más importantes de cada uno, nombre, dirección, y las fichas de producto. Además, es muy útil incluir información de otros proveedores en forma de: catálogos y folletos, información periódica especializada, anuarios y publicaciones de asociaciones de fabricantes y cámaras de comercio, etc.

Estudios de mercado

Consiste en reunir y analizar todas las informaciones disponibles relativas a la producción, distribución y venta de un determinado artículo o material y de sus posibles proveedores. Como no se puede abordar a la vez el estudio de todos los productos o materiales, normalmente se centra sobre un artículo o familia de compras, empezando por las más importantes.

Información de proveedores

Consiste en conocer la realidad de las disponibilidades de un proveedor concreto mediante un contacto directo con él. Las formas más frecuentes de realizarlo son mediante visitas a sus instalaciones, entrevistas con agentes comerciales o solicitudes de muestras.

En las organizaciones de tamaño medio o pequeño, la gestión de las compras suele hacerse de forma directa entre un responsable de la organización y el proveedor. En las instituciones grandes las compras se gestionan desde un servicio o unidad específica que se encarga de los suministros, pudiéndose llevar a cabo por diferentes modalidades:

  • Compra centralizada: la gestión para determinados productos y equipamientos la realiza una unidad administrativa central. Como se realizan pedidos grandes, se abaratan costes.
  • Compra descentralizada: cada institución gestiona sus propias compras, pudiendo elegir los proveedores con mejores ofertas en relación calidad/precio.
  • Sistema mixto: algunos materiales se adquieren de forma centralizada y otros de forma descentralizada. Es el procedimiento más frecuente.

A su vez, el suministro de los materiales desde el almacén a las diferentes unidades puede hacerse de dos formas:

  • De forma programada: los productos o materiales se suministran antes de que se agoten. Es la forma más correcta de suministro, ya que no se corre el riesgo de interrumpir la actividad por falta de material.
  • De forma urgente: cuando la unidad se ha quedado desprovista de un artículo concreto y se necesita su reposición inmediata. Suele producirse por un aumento no previsto del consumo del artículo.

Gestión de Almacenes

En la gestión del almacén es fundamental determinar qué tipo de artículos y en qué cantidad deben almacenarse y controlar el movimiento de estos artículos para poder reponerlos antes de que se agoten. Estos objetivos se consiguen mediante la gestión de existencias y su seguimiento.

Gestión de Existencias o de Stocks

Determinar la cantidad y el tipo de productos que deben ser almacenados. Debe existir un equilibrio entre la cantidad de productos, de forma que se pueda satisfacer su demanda, y el coste de almacenamiento, de forma que este no sea excesivo, ya que el almacenamiento de productos y materiales genera una serie de costes para la organización:

Costes de Almacenamiento

Aunque aparentemente el almacenamiento de materiales o productos no produzca un coste, este existe porque en el proceso de almacenamiento hay una serie de factores asociados que hay que tener en cuenta:

  • La superficie física en que se encuentra el almacén supone un coste en utilización específica de espacios, alquileres si es otro edificio.
  • Algunos productos requieren acondicionamientos especiales en temperatura, ventilación, normas de seguridad, etc.
  • Es necesario destinar personal exclusivo para cubrir todas las funciones del almacén. Este será más numeroso cuanto mayor sea el almacén y cuanto más específico sea el material.
  • Un volumen de almacenamiento elevado con muchos artículos inmovilizados, supone un gasto por compra y un posible gasto añadido por caducidades o envejecimiento de producto.

Tipos de Stocks

  • Stock normal o activo: el necesario para mantener la actividad de la organización.
  • Stock extraordinario: el necesario para atender una demanda aumentada o el realizado para abaratar costes por compra de grandes cantidades.

La tendencia general de las empresas es la de mantener sus depósitos al nivel mínimo posible para reducir costes. Por otro lado, mantener unos depósitos demasiado escasos comporta el riesgo del desabastecimiento, especialmente en aquellas actividades en las que la demanda es muy variable y con frecuencia imprevisible. Esta situación de falta de artículos es lo que se conoce como rotura de stocks o rotura de inventarios.

Para evitar este riesgo deben establecerse unos depósitos o stocks mínimos de cada artículo, que se fijan en función de:

  • Plazos de entrega de proveedores, lo que tardan en servir el material solicitado.
  • Demanda previsible.

Además, como medida de seguridad complementaria, los almacenes deben fijar unos depósitos o stocks de seguridad que les permitan atender demandas inesperadamente altas o demoras excesivas en el suministro. Cuanto más variables sean el ritmo de demanda o los plazos de entrega, mayor deberá ser este depósito de seguridad.

El depósito o stock máximo será la cantidad máxima que puede ser almacenada de un determinado producto teniendo en cuenta la capacidad del almacén y los costes que se producen por el volumen de compra y su almacenamiento.

Si la demanda y los plazos de entrega fueran predecibles, se podría anticipar cuándo se van a agotar las existencias del depósito o stock activo y pedir su reposición en el momento apropiado. A este modelo de gestión se le conoce como de previsión perfecta y se podrá determinar el punto de pedido en el momento adecuado y teniendo en cuenta los plazos de entrega.

Seguimiento de Existencias

Una de las funciones citadas del almacén es el registro y control del movimiento de artículos, seguimiento de las existencias. Para saber cuál es la cantidad de productos y materiales de cada clase disponibles en un almacén, se utilizan dos sistemas de registro complementarios: fichas de almacén e inventarios.

Fichas de almacén

Registro continuo de entradas y salidas de artículo realizado mediante un documento específico que puede tener una existencia física, aunque lo más normal ahora es que se haga mediante un programa informático que se basa en una base de datos que genera las fichas necesarias para cada clase de producto o artículo. No hay formato establecido para este tipo de documento, pero tiene que tener unos datos mínimos como identificación de la organización, nombre del producto y su variedad, fecha de realización del pedido y datos del proveedor, fecha de entrada del almacén, número de factura del material, números de serie y lote de cada producto, fecha de salida del almacén, unidad o servicio a quien se entrega, número de unidades compradas y precio unitario.

A estos datos se pueden añadir otros complementarios: indicación aproximada de datos de entrega, punto de pedido aproximado, depósito de seguridad aconsejado, fecha de caducidad si es de interés, código del producto.

Inventarios

Como los sistemas de seguimiento por fichas de almacén no son perfectos, se verifica cada cierto tiempo que las exigencias registradas de las fichas se encuentran realmente en stock. Recuento manual de todos los artículos almacenados, localizando aquellos que hayan caducado, deteriorado o quedado obsoletos para darlos de baja. La elaboración de un inventario supone la realización de las siguientes fases:

  • Localización de cada artículo en el almacén.
  • Identificación de cada artículo.
  • Verificación del total de artículos de cada clase y variedad y compararlo con el registro existente.
  • Identificación de los artículos que deben retirarse por caducidad, deterioro, etc.
  • Dar de baja esos artículos en los registros correspondientes.
  • Registro de toda la información obtenida.

Está el inventario anual, que se realiza una vez al año y las empresas y organizaciones tienen establecido, al menos este tipo de inventario. Para ello es necesario bloquear los movimientos del almacén mientras se lleva a cabo. Suele hacerse coincidiendo con el final del ejercicio económico. Su principal inconveniente es que si se detectan errores, deberán inspeccionarse las entradas y salidas de un periodo largo de tiempo y el inventario permanente que consiste en inventariar diariamente las existencias de los artículos que han registrado movimientos durante la jornada. Su ventaja es que en caso de errores, estos se identifican más rápidamente. Su principal inconveniente se presenta en organizaciones con grandes movimientos de almacén.

Valoración de Existencias

Para conocer su situación económica y patrimonial, la institución necesita saber además de las cantidades de cada producto que tiene en stock, el valor económico que representan esos artículos. La suma de esos importes permite conocer el capital inmovilizado que posee en forma de materiales almacenados. Este proceso se conoce como valoración de existencias. Para ello hay que tener en cuenta 2 conceptos:

  • El precio unitario de compra de los artículos, incluyendo descuentos, portes, seguros. Se conoce como costes directos.
  • Los gastos de almacenamiento, incluyendo medias especiales de acondicionamiento, sueldos de personal, seguros, impuestos, alquileres, etc. Es lo que se conoce como costes indirectos.

Para valorar las salidas y existencias finales de un almacén, la normativa contable acepta 3 métodos:

  • FIFO: primero que entra, primero que sale, es decir, en un almacén se consumen antes las existencias antiguas valorando así el material a los precios antiguos y las existencias aún disponibles a los actuales o a los precios más recientes. Método aconsejable cuando existe estabilidad de precios, y no aconsejable en subida de precios porque es cuando se produce una sobrevaloración de existencias, situación no conveniente desde punto de vista contable.
  • LIFO: último que entra, primero que sale, las existencias del almacén se consumen desde el punto de vista contable, antes las más recientes. Las existencias del almacén se valoran a los precios más antiguos y el material utilizado a los precios actuales. Aconsejable en momentos de inflación.
  • PMP: precio medio ponderado. Intenta superar las desventajas de los dos anteriores, valorando las mercancías almacenadas calculando la media ponderada del precio pagado por cada unidad en depósito. El precio obtenido es el que se aplica a las unidades que salen del almacén. Método más utilizado.

Documentos Mercantiles y Obligaciones Fiscales

Introducción

Aunque la función principal de los centros de salud, los hospitales, las clínicas privadas o las consultas médicas u odontológicas es la de proporcionar atención sanitaria a quienes la necesiten, no podemos olvidar que actúan también como empresas. Necesitan comprar productos para poder atender a sus pacientes o clientes y, con la excepción de las entidades públicas que son financiadas por otras vías, cobran por los servicios que proporcionan. Estas actividades se conocen como operaciones comerciales o de compraventa.

Las instituciones sanitarias de gran tamaño (hospitales, clínicas privadas, etc.), disponen de personal cualificado que se dedica expresamente a estas tareas. Sin embargo, en las pequeñas consultas o laboratorios de análisis clínicos son en muchas ocasiones los auxiliares de enfermería o los técnicos de laboratorio quienes se encargan, generalmente bajo la supervisión del profesional sanitario con el que trabajan, de estas operaciones de compraventa, por lo que deben conocer sus características principales y tienen que saber manejar los documentos usados en estos casos. Cada vez es más común emplear aplicaciones informáticas que generan estos documentos y facilitan la gestión cotidiana.

Los Impuestos: El IVA

Los impuestos suponen la principal fuente de ingresos del Estado. Pueden ser directos e indirectos. Los impuestos directos gravan (es decir, imponen una carga fiscal, una cantidad añadida a pagar para el Estado) fundamentalmente la obtención de ingresos. Un ejemplo de este tipo es el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). Los indirectos, en cambio, afectan al consumo o gasto. El más importante es el impuesto sobre el valor añadido (IVA). El IVA recae sobre el consumo, gravando en la forma y condiciones previstas por la Ley la compraventa de bienes y prestación de servicios efectuadas por empresarios o profesionales.

Aunque no nos damos cuenta, el IVA interviene en muchas actividades de nuestra vida cotidiana. Cuando compramos un pantalón, comemos en un restaurante, llamamos por el teléfono móvil o contratamos los servicios de un abogado, parte de lo que pagamos es en concepto de IVA. Igualmente, cuando un profesional sanitario adquiere material de oficina o aparatos para su consulta privada, deberá abonar el IVA por los productos adquiridos.

La mayoría de las actividades de compraventa y prestación de servicios está afectada por el IVA, pero hay diversas operaciones que están exentas de este impuesto, el consumidor o cliente, por lo tanto, no pagará IVA. Entre las actividades exentas de IVA de mayor interés para nosotros hallan las siguientes: