Organigrama: Estructura y Representación

El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional.

  • Objeto del Organigrama: Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
  • Utilidad del Organigrama:
    • Proporciona una imagen formal de la organización.
    • Facilita el conocimiento de la estructura.
    • Representa un elemento técnico para el análisis organizacional.
    • Constituye una fuente autorizada de consulta.

Criterios para la Elaboración de Organigramas

Los criterios fundamentales para la elaboración de organigramas son:

  • Precisión
  • Sencillez
  • Uniformidad
  • Presentación
  • Vigencia

Clasificación de los Organigramas

  1. Por su naturaleza: micro, macro y meso.
  2. Por su ámbito: generales y específicos.
  3. Por su contenido: integrales, funcionales y de puestos, plazas y unidades.
  4. Por su presentación: verticales, horizontales, mixtos y de bloque.

Diseño del Organigrama

Como regla general, debe usarse un solo tipo de figura, preferiblemente un rectángulo, y todos deben ser de la misma medida y tamaño. Los puestos y las unidades deben ubicarse por orden o nivel jerárquico.

Procedimientos para Elaborar y Actualizar Organigramas

Pasos para Elaborar Organigramas

  1. Autorización para realizar el estudio
  2. Integración del equipo de trabajo
  3. Determinación del programa de trabajo
  4. Captación de información
  5. Clasificación y registro de la información
  6. Diseño del organigrama

Análisis y Descripción de Puestos

  • Análisis de Puestos: Se define como la determinación de tareas que componen un puesto.
  • Descripción de Puestos: Resulta del análisis de puestos, es la relación detallada de las atribuciones o tareas del puesto, de los métodos empleados y los objetivos del puesto.
  • Estructura del Análisis de Puestos: Descripción de puestos y especificación del puesto.

Descripción de Puestos (Aspectos Intrínsecos)

  1. Título del puesto: nivel de puesto, subordinación, supervisión y comunicación colateral.
  2. Ubicación del puesto en el organigrama.
  3. Contenido del puesto.
  4. Tareas o responsabilidades: Diarias, semanales, mensuales y esporádicas.

Perfil de Puestos (Aspectos Extrínsecos)

  1. Requisitos intelectuales: educación necesaria, experiencia necesaria, iniciativa necesaria y aptitudes necesarias.
  2. Requisitos físicos: esfuerzo físico necesario, concentración visual necesaria y complexión física necesaria.
  3. Responsabilidades adquiridas: por supervisión de personal, por materias de equipo, por métodos y procesos, por dinero, títulos y documentos, por información confidencial y por seguros a terceros.
  4. Condiciones de trabajo: ambiente de trabajo, riesgo de trabajo, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Fuentes de Información para el Análisis de Puestos

Las fuentes de información son: los documentos, las personas y la realidad administrativa.

Análisis de la Información del Puesto

  1. Identificar y aislar las tareas de cada puesto.
  2. Examinar cómo se desempeñan las tareas.
  3. Examinar por qué las tareas se desempeñan de cierta manera.
  4. Identificar los principales deberes.
  5. Identificar las áreas de responsabilidad.
  6. Anotar las condiciones de trabajo predominantes.
  7. Identificar las demandas que exige el puesto.

Perfil de Alto Desempeño

Antecedentes del Perfil

La necesidad de establecer el perfil de alto desempeño se basa en la rapidez, el enfoque proactivo, la mejoría constante, la creatividad y el compromiso de sus miembros.

Elementos que Integran el Perfil de Alto Desempeño

  1. Misión: justificar la existencia del puesto.
  2. Estándares: normas de calidad.
  3. Acciones clave: trabajo en equipo y aportación de ideas.
  4. Asociación con otros puestos.
  5. Medio ambiente y cultura de organización: riesgos de trabajo, esfuerzo físico y mental.
  6. Capacidad de transferir conocimientos, resolver problemas, actividades complejas y responsabilidad.

Pasos para la Construcción del Perfil

  1. Racional: Definir la misión del puesto, determinar comportamientos de alto desempeño, dictar el modelo de alto desempeño.
  2. Deductiva: Observación controlada, entrevistas o sesiones de grupo, determinar cuáles empleados se consideran sobresalientes, analizar sus comportamientos, someter a juicio de los ocupantes, colegas y jefes en listado, aplicar pruebas de habilidades y de personalidad.

Ventajas del Perfil de Alto Desempeño

  1. Los jefes cuentan con criterios comunes para la evaluación del desempeño.
  2. Establece estándares para los trabajadores.
  3. Permite la flexibilidad y mejoría constante.
  4. Aprovecha la creatividad de los trabajadores.
  5. Incrementa la productividad, competitividad, calidad y mejoría constante.
  6. Ayuda a los cambios y ascensos del personal.