Supervisión, Seguimiento y Control de Eventos

La supervisión dirige y controla actividades con un fin positivo, asegurando que se cumplan los estándares. Puede ser:

  • Abierta: Permite opiniones.
  • Cerrada: No admite cambios.

El seguimiento recolecta datos para evaluar el desarrollo del evento y tomar decisiones. Puede ser:

  • Directo: Presencial.
  • Indirecto: A distancia (ej. cámaras).

Funciones clave

  • Gestión de inventarios, mobiliario, mercancías.
  • Mantenimiento y asesoría.
  • Montaje y desmontaje.
  • Supervisión de personal y calidad.
  • Control del calendario.

Cualidades del supervisor

  • Jerarquía y autoridad.
  • Capacidad de decisión y liderazgo.
  • Conocimientos técnicos y administrativos.
  • Habilidad para instruir y coordinar.

Objetivos

  • Optimizar recursos.
  • Mejorar productividad y comunicación.
  • Coordinar equipos y tareas.
  • Definir funciones y corregir errores.
  • Fomentar un buen ambiente.
  • Alcanzar calidad esperada.
  • Coordinar con medios, proveedores y seguridad.

Fases de supervisión y seguimiento

  • Antes del evento: Planificación y asignación de tareas.
  • Durante el evento: Observación y control en tiempo real.
  • Después del evento: Evaluación inmediata para no perder información.

Control de Documentos, Registros y Cambios en Eventos

Para el registro de participantes, se necesita identificación de asistentes, medios, proveedores y equipo. Usar herramientas digitales para confirmar asistencia y llevar el control de acceso y aforo.

El control documental es el almacenamiento de información para análisis y justificación. En el registro de cambios se anotan acciones planificadas, modificaciones y resultados.

Para la organización del evento, se usarán carteles para orientar asistentes. La instalación y verificación de equipos y mobiliario se encargará el personal técnico.

Gestión de la Calidad en los Servicios del Evento

La calidad son las propiedades percibidas por los participantes que caracterizan y valoran un evento.

  • Control de calidad: Inspección para verificar la correcta gestión del evento.
  • Gestión de la calidad: Normas y procesos para evitar errores mediante planificación, auditorías y seguimiento continuo.
  • Objetivo: Prevenir fallos antes de que ocurran y mejorar continuamente.
  • Documentación: Se genera y archiva durante todo el proceso. La comunicación debe ser fluida y relevante.

Ventajas de la gestión de calidad

  • Reducción de costes y errores.
  • Mayor beneficio y diferenciación competitiva.
  • Cumplimiento de expectativas y normativas (ISO 9001).

Certificaciones de Calidad para Eventos

Las certificaciones de calidad garantizan que una empresa cumple estándares de calidad, transmitiendo compromiso ético y ambiental.

El organismo en España es AENOR.

Principales certificaciones

  • ISO 9001: Garantiza la satisfacción del cliente mediante la mejora continua (PDCA: planificar, hacer, comprobar y actuar).
  • ISO 14001: Normativa medioambiental para empresas responsables con el entorno.
  • ISO 20121: Gestión sostenible de eventos en todas sus etapas.

Beneficios de las certificaciones

  • Generan confianza y mejoran la reputación.
  • Reducen costes y riesgos.
  • Diferencian de la competencia y optimizan procesos.

Responsabilidad en la Calidad Percibida

  • El público valora la calidad del servicio y el compromiso con la sociedad.
  • Un sistema de calidad reduce costes y optimiza recursos (agua, energía, etc.), aumentando la eficiencia.

Diseño, Evaluación y Conclusiones de Cuestionarios de Satisfacción

Los cuestionarios de satisfacción permiten evaluar la experiencia de los asistentes a un evento, identificando fortalezas y áreas de mejora. Sus principales ventajas incluyen fidelización de clientes, detección de oportunidades y amenazas, diferenciación frente a la competencia y creación de una cultura organizacional centrada en la satisfacción del cliente.

Tipos de encuestas

  • Presencial
  • Telefónica
  • Online
  • Digital/Móvil

Diseño y análisis de resultados

Para garantizar eficacia, las encuestas deben tener objetivos claros, segmentar el público objetivo, definir la vía de aplicación, establecer un presupuesto y crear procesos de seguimiento. Se recomienda estructurar las preguntas en formatos claros (sí/no, escalas de Likert) y enfocar el diseño en un tema específico.

El análisis de resultados implica la obtención de datos cuantificables, presentación de resultados segmentados, filtración de respuestas, comparación con datos históricos (análisis longitudinal) y la validación estadística para tomar decisiones informadas.

Redacción del informe final

El informe de evaluación del evento debe incluir:

  • Resumen ejecutivo: Síntesis breve de objetivos y resultados clave.
  • Objetivos: Comparación entre lo planificado y lo logrado.
  • Asistencia: Datos sobre participantes y su perfil.
  • Programa y espacio: Evaluación del uso del espacio e instalaciones.
  • Presupuesto: Comparación entre costos estimados y reales.
  • Actividades realizadas y material promocional.
  • Seguimiento: Impacto en redes sociales y medios.
  • Cuestionario de satisfacción y análisis de resultados.
  • Imprevistos y ajustes presupuestarios.
  • Conclusiones y propuestas de mejora.

El informe debe fundamentarse en datos concretos y puede incluir gráficos y ayudas visuales para facilitar su comprensión.

Evaluación de Servicios Requeridos por los Eventos

La evaluación de los servicios se realiza al finalizar el evento para comprobar si se cumplieron los objetivos. Se lleva a cabo a través de:

  1. Opiniones de los asistentes y proveedores de servicios.
  2. Impresiones generales de los asistentes.

El objetivo principal es determinar si el evento satisfizo las necesidades del público. Para ello, se utiliza un cuestionario de satisfacción que permite recoger opiniones y sugerencias. Los resultados se comparan con eventos anteriores para implementar mejoras.

Tras el análisis, se organiza una reunión con los proveedores para compartir resultados, identificar dificultades y recopilar diferentes perspectivas. Además, se elabora una memoria del evento, que incluye:

  • Antecedentes: Evaluación de eventos previos y sus servicios.
  • Comités: Organizadores, comité científico, secretaría técnica, etc.
  • Convocatoria y difusión: Fechas, medios de comunicación, promoción.
  • Datos de organización: Personal involucrado en distintas áreas.
  • Materiales entregados y utilizados: Documentación, mobiliario, equipos técnicos.
  • Actos relacionados: Recepciones, transporte, hospedaje, actividades adicionales.
  • Estadísticas: Datos cuantitativos sobre el evento.

También se evalúan los aspectos económicos, analizando si el presupuesto fue suficiente o si hubo desviaciones, identificando áreas con gastos insuficientes o excesivos.

Memoria Técnica y Económica del Evento

Memoria técnica

Es un documento que certifica el trabajo realizado en un evento. Debe incluir los siguientes apartados:

  • Resumen: Síntesis breve de los puntos clave.
  • Índice: Listado ordenado de los contenidos.
  • Introducción: Contextualización del evento y su propósito.
  • Objetivos: Metas que se pretendían alcanzar.
  • Metodología: Descripción del proceso y decisiones tomadas.
  • Resultados: Presentación y análisis de los datos obtenidos.
  • Conclusiones: Resumen de hallazgos y explicación de los resultados.
  • Bibliografía: Referencias utilizadas.
  • Anexos: Información adicional relevante.

Previsión de Incidencias y Gestión de Crisis en Eventos

Prevención de incidencias en eventos

Para garantizar la seguridad de los asistentes, es fundamental prever posibles incidencias y tomar medidas preventivas según las características y ubicación del evento.

Factores clave de prevención

  • Climatología: Se consulta el clima y se establecen planes alternativos o de limpieza para evitar riesgos por lluvia o nieve.
  • Identificación: Se implementan controles de acceso y acreditaciones para asistentes y trabajadores.
  • Señalización: Accesos, salidas de emergencia y zonas clave deben estar debidamente señalizados.
  • Aforo y accesos: Se controla la cantidad de asistentes y se facilita una salida rápida en caso de emergencia.
  • Normativa: Se siguen regulaciones locales y, en eventos sensibles, se pueden incluir controles de seguridad.
  • Catering y cafetería: Personal acreditado debe cumplir con normas de higiene y seguridad alimentaria.
  • Robos y pérdidas: Se establece un punto de atención para gestionar objetos extraviados y denuncias de robos.
  • Seguro: Se recomienda contratar un seguro para accidentes o pérdidas.
  • Control de masas: Se organizan accesos escalonados en eventos de gran afluencia.
  • Planes de prevención y evacuación: Se identifican riesgos y se establecen medidas de actuación ante emergencias como incendios.