1. Elementos de la Cadena Documental

1. En la Entrada tenemos una selección o recogida de los documentos que merecen ser recogidos en el fondo documental y trasmitidos al usuario. Se pueden hacer en base a dos tipos de fuentes:
▪Entre las Fuentes Externas tenemos:
a) Bibliotecas Científicas o Centros de Documentación: proporcionar documentos científicos.
b) Bibliotecas de depósito: conservar originales científicos para difundirlos muy rápidamente mediante cuentas de depósito.
C) Servicio de análisis: dedicados a elaborar el análisis documental de los documentos primarios publicados sobre una disciplina concreta para su difusión comercial.
d) Centros de referencia u orientación: remiten al usuario a las fuentes más adecuadas para obtener la información deseada, no da la respuesta concreta sino lo que ofrece es el lugar donde se puede conseguir esas respuestas.
e) Bases de datos
f) Servicio de Teledocumentación: son bases de dato procesadas en un gran ordenador que actúa como distribuidor y permite el acceso a cada una de ellas por terminal de teleproceso.
g) Las redes en línea interna
▪Fuentes Internas
La información bibliográfica contenida en el documento que se puede memorizar y considerar como entidad lógica, única, completa e independiente. Se dividen en:
A. Documentos Primarios
a. Publicaciones en serie: publicación impresa o no que aparece por entregas sucesivas y siguiendo un orden numérico y cronológico durante un periodo de tiempo fijado sin límite fijado.
b. Libros o capítulos de libros: publicación encuadernada no periódica que lleva el nombre de un editor, lugar, fecha de edición y que conseguir a través de canales comerciales normales.
c. Informes científicos y técnicos: son documentos que no se pueden conseguir a través de comerciales normales y se identifican por el número de informe.
d. Las actas de Congresos: publicaciones que contienen las comunicaciones de actas oficiales de Congresos y reuniones similares.
e. Tesis y otros escritos académicos: trabajo presentado en una Universidad u otra institución de enseñanza con el objetivo de obtener un título o diploma.
f. Normas: especificación técnica u otro documento accesible al público redactado con la cooperación y aprobación general de todos los representantes de interés directo involucrados.
g. Las patentes: documentos publicados por las oficinas que otorgan títulos de Propiedad Industrial. La parte más importante en documentación es la descripción del invento.
h.Traducciones
i.Literatura gris: documentos de tirada muy limitada que no se pueden obtener a través de los canales habituales de cuenta.
B. Documentos Secundarios
Contienen datos de información sacada de documentos primarios. La información puede ser multidisciplinaria o especializada en una disciplina en un tipo de documento.
a. Boletines de resúmenes: publicaciones periódicas que difunden resúmenes de los documentos primarios sobre una o diversas disciplinas.
b. boletines Bibliográficos: listas de referencias bibliográficas de documentos primarios y que los interesados reciben periódicamente.
c. Boletines de Índices: Son publicaciones que recogen índice para facilitar la consulta manual de los boletines bibliográficos o de los boletines resúmenes.
• KWIC (Key Word in Context) /KWI (Key Word in Text): término dentro del contexto del título.
• KWOC (Key Word Out Context): el término se saca como un epígrafe y debajo se ponen los títulos.
d. Boletines de sumarios: contienen la reproducción de los sumario de las revistas seleccionadas.
e. Catálogos de bibliotecas: recopilación de fichas de referencias bibliográficas de obras o existentes en las bibliotecas.
f. Catálogo colectivo: recopilar listas de colecciones de revistas que se encuentran en bibliotecas para poder localizarlas (LOPE, Rebiun).
2. Este Tratamiento o análisis es el conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de forma diferente al documento original. El resultado serán referencias bibliográficas que formarán documentos secundarios. Las operaciones del análisis documental son las siguientes:
a) Desaparición bibliográfica (denominado análisis formal): conjunto de información destinada a proporcionar una referencia única y que permita identificar y localizar un documento. Esta podrá ser almacenada legible por máquina y ser confeccionada por las siguientes normas: ISO 690; ISBD; AACR; Reglas de Umberto ECO; MLA. 
b) Indización (se denomina análisis de contenido): consiste en extraer nociones que representen el contenido de un documento o los conceptos de una búsqueda bibliográfica. Estas nociones se encontrarán con la ayuda de palabras claves o índices de clasificación. La cantidad de nociones a dependerá de la calidad de la búsqueda y el ruido o el silencio de ésta búsqueda.
c) Resúmenes o Abstract (denominado análisis de contenido): representación abreviada y precisa del contenido de un documento sin interpretación crítica para que el usuario pueda determinar su interés o pueda realizar una lectura facultativa de los documentos para ayudarlo en la búsqueda electrónica.
¯Indicativo o descriptivo: describe el tipo de documentos, los temas que trata y como los trata. Consta de unas 50-100 palabras.
¯Informativo o analítico: presenta la información cuantitativa o cualitativa o las dos a la vez y oscila entre 100-150.
Estos tres procesos nos llevarán a confeccionar referencias bibliográficas que remitirán al usuario mediante lenguajes documentales o el conjunto de términos o su representación simbólica necesarias para la comunicarnos con la información que contienen los documentos.
3. La Salida consiste en difundir la información que responde a las preocupaciones de los usuarios mediante una serie de servicios específicos que son:
a. Servicio de búsquedas documentales: como objeto poner en manos del usuario los documentos que van a dar respuestas a las demandas sobre un tema determinado para ponerse al dia sobre esta materia. Se puede realizar de forma manual o electrónica. El usuario puede utilizar este servicio para encontrar un documento concreto.
b. Servicio de difusión selectiva de la información (DSI): a partir de un perfil el usuario recibirá regularmente las referencias bibliográficas que acaban de ser publicadas sobre este tema. El perfil es una estrategia de búsqueda formulada por el usuario con la ayuda de un conjunto estructural de descriptores del lenguaje documental. El perfil se ha de utilizar varias veces durante un largo periodo de tiempo. El documentalista constituye el perfil a partir de una entrevista con el usuario. El perfil se utiliza durante un periodo de tiempo y después si responde a la demanda del usuario se adapta el perfil a uno de estas tres modalidades: personal, estándar o de grupo.
c. Servicio de referencia o consultas: ofrece la información a partir de las obras de referencias para satisfacer las necesidades informativas en las que no es necesario obtener el documento específico para completar la información.  Es un servicio de pregunta-respuestas que de forma inmediata proporciona información sobre los datos concretos. Las fuentes de información de referencias son: catálogos, enciclopedias, etc y pueden ser impresos o en bases de datos.
La consulta se divide en tres partes:
¯Animar al usuario a que pida la información solicitada
¯Traducir y analizar la demanda con los recursos disponibles para el documentalista
¯La respuesta interactiva con el usuario
d. Servicio de atención de documentos: El SOD pone a disposición del usuario el texto completo de los documentos mediante la distribución de fotocopias, préstamo interbibliotecario o el acceso directo al documento a través de bibliotecas digitales.
Las bibliotecas de depósito han organizado un servicio de tramitación de documentos originales muy eficaz que permite obtener el documento en corto periodo de tiempo.
e. Servicio de Teledocumentación o acceso a las bases de datos: acceso de forma selectiva y a distancia de la información. Permite consultar las bases de datos mediante un terminal de teleproceso que permite una comunicación instantánea con la información. El objetivo es recuperar una información específica englobada en un conjunto más amplio.
f. Servicio de publicaciones periódicas: pueden ser diarios, revistas, etc… Las editan organismos externos a los centros de documentación pero las secundarias son elaboradas por sistemas de información que pueden editarlas de forma electrónica o impresa.
g. El gobierno de prensa: es una forma de difusión de la información que consiste en noticias de prensa recortadas y pegadas en hojas. Se le añade un identificativo y se guarda cronológicamente dentro de cajas.
La selección y búsqueda documental, el análisis de los documentos y la difusión de la información son los elementos básicos de toda biblioteca y centro documental que tengan como objetivo la difusión de la información.