División del Trabajo

Beneficio: Permite que los trabajadores se especialicen en tareas específicas, lo que lleva a una mayor rapidez y eficiencia, un mayor rendimiento del trabajador y una reducción de los costos.

Estructura

Agrupamiento de las distintas unidades que subdividen la organización.

Puntos Clave de la Estructura:

  • Las tareas son importantes y se asignan con supervisión y coordinación. Cada unidad debe tener las condiciones y la capacidad de cumplir con la tarea asignada. La tarea debe ocupar la totalidad del trabajo de la unidad.
  • Las interacciones entre las unidades deben ser mínimas para facilitar la coordinación y el cumplimiento.

Elementos de la Estructura:

  • División Horizontal: División del trabajo en tareas como ventas, finanzas, producción, etc.
  • División Vertical: División del poder en la organización, como jefe, gerente, supervisor, etc.

De estas divisiones se forma la Pirámide Organizacional.

Niveles de la Pirámide Organizacional:

  1. Nivel Superior o Estratégico: Toma decisiones importantes que afectan a toda la organización. Estas decisiones se utilizan para alcanzar los objetivos a largo plazo.
  2. Nivel Medio o Táctico: Toma decisiones en base a las decisiones del nivel superior. Afecta al nivel inferior, por lo tanto, tienen un menor impacto en la organización. Es la conexión entre el nivel superior y el nivel inferior.
  3. Nivel Inferior u Operativo: La toma de decisiones es escasa. Se ubican las personas que tienen tareas asignadas y son responsables de la ejecución del trabajo.

Funciones Adicionales:

  • Tecnoestructura: Aportan información útil al nivel superior y medio. No participan directamente en la toma de decisiones.
  • Staff de Apoyo: Brindan ayuda a los distintos niveles de la organización en áreas como recursos humanos, legales, etc.

Nota: No existe una estructura organizacional”mejo” que otra, ya que el diseño de cada organización es diferente de acuerdo al tamaño, industria e ingresos.

Delegación

Cuando alguien encarga a otro una tarea.

Criterios de Delegación:

  • Quien delega debe asegurarse de que el subordinado esté suficientemente capacitado para realizar la tarea.
  • La información acerca de la tarea a realizar debe ser concreta y estar completa.
  • Cuanto más grande es la organización, mayor es la necesidad de delegar.
  • Al delegar, la responsabilidad sigue siendo de quien delega.

Cadena de Mando

Relación jerárquica entre los jefes y empleados dentro de la estructura organizacional. (Ejemplo: Jefe -> Gerente General -> Gerente de Ventas -> Empleado)

Tramo de Control

La cantidad de empleados que un jefe o gerente puede supervisar y organizar de manera efectiva.

Centralización

Cuando el poder de toma de decisiones está concentrado en manos de pocas personas, generalmente en los niveles superiores de la organización.

Ventajas:

  • Favorece la coordinación de tareas.
  • Toma de decisiones más rápida.

Desventajas:

  • Puede ser difícil que una sola persona o un grupo pequeño maneje toda la información y tome decisiones óptimas para toda la organización.
  • Puede desmotivar a los empleados en niveles inferiores al no tener voz en la toma de decisiones.

Centralización Absoluta:

El poder de decisión está en manos de una sola persona.

Descentralización

Cuando el poder de toma de decisiones está distribuido en toda la organización, dando mayor autonomía a los niveles inferiores.

Ventajas:

  • Mayor flexibilidad y capacidad de respuesta a los cambios del entorno.
  • Mayor motivación y participación de los empleados.

Desventajas:

  • Se requiere de información adecuada, coordinación y una buena comunicación entre los niveles para asegurar la coherencia en las decisiones.
  • Puede llevar a la duplicación de esfuerzos si no se coordina adecuadamente.

Integración y Formalización

  • Integración: Decisiones que toma la empresa para establecer normas, procedimientos y lineamientos para asegurar la coordinación y coherencia en las actividades.
  • Formalización: Aplicación práctica de las normas y procedimientos establecidos. Un alto grado de formalización implica que hay muchas reglas y procedimientos escritos.

Nota: Si los empleados están bien capacitados y motivados, no se necesita un alto grado de formalización.

Tipos de Estructura Organizacional

Se dividen según la distribución de tareas y el nivel de autoridad.

Organización Lineal

Las decisiones del jefe general se difunden verticalmente a través de los diferentes niveles jerárquicos.

Organización Funcional

Los empleados se agrupan por funciones o departamentos especializados (ventas, marketing, producción, etc.). La toma de decisiones se realiza de manera más horizontal, involucrando a los responsables de cada área.

Comités y Grupos de Proyecto

Se forman para abordar tareas o proyectos específicos. No hay una estructura jerárquica fija y se disuelven una vez que se cumplen los objetivos.

Tercerización y Organización Virtual en Red

  • Tercerización: Cuando una empresa contrata a otra empresa externa para realizar una actividad específica. (Ejemplo: Empresa de seguridad, limpieza, etc.)
  • Organización Virtual en Red: Cuando varias empresas independientes se unen para ofrecer un servicio o producto, cada una aportando sus propias fortalezas y recursos.

Departamentalización

Agrupar las actividades en unidades homogéneas. Hay distintos criterios:

Criterios de Departamentalización:

  • Números Simples: Se basa en la cantidad de empleados que un jefe puede supervisar de manera efectiva.
  • Por Tiempo: Agrupación de actividades por turnos de trabajo (mañana, tarde, noche).
  • Por Función Empresarial: Según el tipo de actividad que van a realizar (producción, ventas, marketing, etc.).
  • Por Territorio: Se distribuye en base a las áreas geográficas. Genera mayor autonomía, mejor coordinación en la zona, pero puede implicar costos adicionales.
  • Por Productos: Agrupamiento según la línea de productos o servicios que ofrece la empresa.
  • Por Clientes: Se organiza en base a los tipos de clientes o segmentos de mercado a los que se dirige la empresa.
  • Por Canales de Comercialización: Agrupa las actividades en base a los canales utilizados para comercializar los productos o servicios.
  • Matricial: Combina una departamentalización principal (por ejemplo, por función) con una departamentalización funcional superpuesta (por ejemplo, por proyectos).

Organigrama

Representación gráfica de las divisiones y unidades de una organización, mostrando la estructura jerárquica y las relaciones entre los diferentes departamentos y puestos.

Tipos de Organigramas:

  • Lineal
  • Mixto
  • Circular

Manuales de Estructura

Descripción escrita de los organigramas. Definen los puestos de trabajo y sus características principales.

Elementos de un Manual de Estructura:

  1. Misión del Puesto: Describe el objetivo principal y la razón de ser del puesto de trabajo.
  2. Función: Describe las tareas y responsabilidades específicas que debe realizar la persona en el puesto.
  3. Relaciones Jerárquicas: Indica a quién reporta el puesto y quiénes le reportan a él.
  4. Perfil del Puesto: Describe las habilidades, conocimientos y experiencia necesarios para ocupar el puesto de manera efectiva.