La organización formal

La organización formal se define como la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura en la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.

Para que la organización formal de la empresa resulte bien definida y sea comprensible para todas las personas que trabajan en ella ha de estar bien estructurada. La división del trabajo se clasifica a diversos criterios:

  • División en departamentos por funciones: los trabajadores se organizan según su especialización y su capacidad, dependiendo del trabajo que realizan.
  • División en departamentos por zonas geográficas: los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto, para que los clientes estén mejor atendidos.
  • División en departamentos por productos: se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final que se obtiene.
  • División en departamentos por procesos: el trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción.

Modelos de Estructura Organizativa

Modelo lineal

Todos los miembros de la empresa dependen del superior, que es quien da las órdenes y marca las directrices.

Ventajas:
  • Simplicidad: facilidad para entenderse.
  • Autoridad y áreas de responsabilidad bien definidas.
  • Rapidez en la toma de decisiones.
Inconvenientes:
  • Falta de especialización por parte de los directivos.
  • Excesiva concentración de autoridad.
  • Falta de flexibilidad para adaptarse a cambios.
  • Falta de motivación por parte de los subordinados.

Modelo funcional

Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa. Todos los niveles inferiores están conectados a diversos jefes y cada uno de ellos desarrolla una función en la que es especialista.

Ventajas:
  • Disponibilidad de especialistas dentro de la empresa.
  • Los empleados se dedican solamente a su especialidad.
  • Comunicaciones directas.
Inconvenientes:
  • Los empleados pueden recibir órdenes contradictorias de varios jefes.

Modelo en línea y de asesoramiento (staff)

Este modelo intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores. Se caracteriza por una estructura central jerárquica con el soporte por parte de los departamentos de asesoramiento, que sirven para ayudar y asesorar pero que no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización.

Ventajas:
  • Permite la intervención de especialistas que asesoran a diversos departamentos.
  • Sigue la relación de mando en el sentido de que cada persona depende de otra y solo recibe órdenes de un jefe.
Inconvenientes:
  • Decisiones lentas.
  • Coste adicional para la empresa.
  • Puede provocar conflictos entre el personal y el staff.

Modelo matricial

Modelo propio de empresas industriales que consiste en combinar como mínimo dos variables organizativas.

Ventajas:
  • Organización flexible.
  • Método novedoso.
Inconvenientes:
  • Difícil coordinación.
  • Pueden surgir conflictos entre los distintos directores.

Organigrama

Representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, que da a conocer las características principales de su estructura.

Requisitos:

  • Diferenciar los elementos que componen la empresa.
  • Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.
  • Ser de fácil comprensión y sencillo.

Organización informal

Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. La mayoría de los casos es consecuencia de una serie de circunstancias: relaciones naturales entre los miembros que no aparecen en el organigrama, la aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa, entre otras.

Función de gestión o dirección

Gestionar o dirigir consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.

En la cúspide de la pirámide se encuentra la alta dirección, donde están ubicados los altos cargos de la empresa. En el segundo nivel hay directivos de nivel intermedio, que se encargan directamente de la ejecución y el control de la planificación general y realizan planes más concretos. Y el último es el nivel más bajo o de gestión, en él están los directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y asignan las tareas a los trabajadores.

Funciones del directivo

El directivo tiene las siguientes funciones:

  • Elegir las tareas que se han de realizar.
  • Transmitir dichas tareas a los trabajadores.
  • Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.
  • Crear situaciones de trabajo favorables, con la finalidad de motivar.

Liderazgo

Es la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia.

Tipos de liderazgo:

  1. Liderazgo autoritario: estilo dominante por parte del líder.
  2. Liderazgo democrático: el líder busca ser un miembro más del grupo y las decisiones se suelen tomar entre los trabajadores pero bajo su supervisión.
  3. Liderazgo liberal (laissez-faire): participación mínima del líder, da libertad a los trabajadores en las decisiones y participa poco.

Teoría X e Y de McGregor

McGregor estudió el comportamiento del directivo y observó que este dependía de la visión que tenía de los trabajadores. Identificó dos posturas:

Teoría X

Según la teoría X hay personas que:

  • Tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar.
  • No tienen ambición por lo que no quieren responsabilidades.
  • Prefieren que les manden.
  • No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.

Teoría Y

Según la teoría Y hay personas que:

  • Quieren trabajar, el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse.
  • Creen que la energía que desprenden con el trabajo es tan natural como la energía desprendida por el deporte.
  • Tienen ambición, imaginación y creatividad.
  • Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.