El Mercado de Eventos

Un evento es una actividad social determinada: un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entre otros. Ya sea por las personas que acudirán o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga (por ejemplo, el casamiento de una amiga), los eventos ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir.

El mercado de eventos está constituido por:

  • Oferta: Proveedores de servicios para eventos (salones, organizadores de eventos, gastronomía, etc.).
  • Demanda: Clientes o contratantes de eventos (particulares, empresas, instituciones, profesionales, etc.).

Criterios de Clasificación de un Evento

Según su carácter o tipología:

  • Congresos, conferencias, exposiciones y ferias.
  • Mesas redondas, reuniones, convenciones.

Por su naturaleza:

  • Eventos internacionales.
  • Eventos nacionales con participación extranjera.
  • Eventos nacionales.

Según entidades que los convoquen:

  • Gubernamentales.
  • No gubernamentales.
  • Corporativos.

Según sector generador:

  • Científico-técnicos, médicos, económicos.
  • Medioambientales, culturales, deportivos, educación.

Según el tamaño o número de delegados:

  • Mini eventos (35-45)
  • Pequeños (50-249)
  • Medianos (250-499)
  • Grandes (500-2000)
  • Mega eventos (+2000)

Según sus objetivos:

  • Eventos promocionales, informativos, relaciones sociales.

Tipos de Eventos

Empresariales

Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios. Todos sus objetivos son corporativos como: promover la superación de objetivos, motivar al personal, formar equipos con sentido de pertenencia. Este tipo de evento se pueden dar en ferias, congresos, convenciones, workshops, showrooms, family days, jornadas de lluvia de ideas.

Culturales

Los eventos culturales son actividades que estimulan la creación y difusión de actos que permitan un conocimiento y fortalecimiento de la cultura entre los individuos y comunidades. Ya sean festivales, conmemoraciones, vernissages (inauguraciones), muestras de arte.

Otros Tipos de Eventos

  • Religiosos: Bautismo, comunión, casamiento, funeral, Navidad, Janucá, Rosh Hashaná.
  • Sociales: Nacimientos, fiestas de egresados o graduaciones, fiestas de grupos de pertenencia (LGBT, singles), cumpleaños.
  • Académicos o escolares: Karmesses, fiestas de egresados, aniversario de la institución, torneos escolares, inicio del curso lectivo.
  • Políticos: Actos de proselitismo, eventos benéficos, cierre de campaña, cenas de gala, homenajes, debates, asunciones de cargos, congresos.
  • Deportivos: Torneos, competencias, olimpiadas, campeonatos, mundiales.

Definiciones de Algunos Tipos de Eventos Empresariales

Workshops

Un workshop o taller donde participan la oferta y la demanda, representadas por los distintos agentes que toman parte y están cuidadosamente seleccionadas. Consiste en reunir a personas del mismo sector con intereses comunes. (En ocasiones son incentivados por el sector público –ayuntamientos- para incentivar la actividad económica). Por ejemplo, un touroperador + un hotel.

Showrooms

Son demostraciones que hace una empresa de su producto. (Ej.: desfile-presentación del catálogo primavera-verano). Es una especie de feria, pero más en “petit comité”. Además suele durar uno o dos días. Consiste en exponer un producto, realizando una demostración de manera práctica, de cómo se fabrica, para darlo a conocer al público. Un show-room puede encontrarse también dentro de una feria o exposición.

Family Day

Es el día de la familia en la empresa. Los familiares de los empleados visitan la empresa, o hacen una actividad todos juntos. Ejemplo: la entrega de regalos de Reyes a los hijos de los empleados. Una comida, cóctel o celebración con visita para los familiares de los empleados para que se sientan partícipes e involucrados.

Team Buildings

Haciendo equipo, cohesionando (=coaching). El Team Building es una técnica novedosa de formación; consiste en una dinámica que se realiza para fomentar el aprendizaje del trabajo en equipo.

Kick Off

Reunión de comienzo de proyecto. Va dirigido a los directivos de la empresa, a los jefes de departamento, a los accionistas y a los implicados/participantes en el proyecto. (Son reuniones para presentar nuevos proyectos y que las personas se sientan integradas).

Avant Premiere

Es hacer público un espectáculo. Un estreno de una película o espectáculo.

Vernissage

Es una inauguración.

Award

Del inglés galardón, premio, condecoración, certificado de excelencia. Es una entrega de premios. Como, por ejemplo, los Oscar o los MTV awards.

Jubileo

Es una celebración de origen judío, aunque actualmente también es una celebración católica que conmemora el Año Santo, Año Jubilar (el perdón de los pecados).

Fiestas Temáticas que Pueden ser Organizadas para Colectivos. Segmentos de Mercado Emergentes.

  • Halloween.
  • Tropical o Hawaiana.
  • De disfraces.
  • Retro, Medieval.
  • De los 60’s, 70’s y 80’s.
  • Del siglo XVIII.
  • Black & White.
  • Hippies, Lejano Oeste.

Tendencias en la Realización de Eventos.

Actualmente en turismo se está tratando de hacer eventos en los que la gente participe y sienta el vivir nuevas experiencias y emociones, y no tanto el conocer sitios o culturas. Se vende hasta el peligro, el miedo, el riesgo (esto también se hace para medir las capacidades de las personas).

Antes, en los eventos, las personas tenían una actitud mucho más pasiva, pero ahora se introduce la participación e interacción; los clientes forman parte del evento. (Ej.: ir todos disfrazados).

También se tiende mucho al mundo oriental, en cuanto a métodos de relajación, meditación y espiritualidad.

Además es tendencia tratar que sean:

  • Eventos verdes.
  • Eventos sostenibles.
  • Eventos low cost.
  • Eventos interactivos.
  • Eventos de Responsabilidad Social Corporativa.

Fam Trip

Viaje de familiarización. Viaje turístico que las empresas ofrecen a sus empleados o distribuidores para que éstos conozcan personalmente el producto que venden o van a vender.

Se llaman también: educational trip, familiarisation trip, fam.

Viajes de Incentivo

Son premios concedidos a los colaboradores más destacados que han alcanzado un objetivo previamente fijado.

La mecánica es la siguiente: las empresas corren con los gastos de su organización y desarrollo; y el destino es elegido por la empresa o por la agencia.

OPC (Ejemplo de Alguna)

“Organizador Profesional de Congresos”. Empresa dedicada a la planificación y realización de las reuniones. Es decir, organizan eventos para empresas (hasta los años 80, en España, esa función la realizaban los hosteleros). (También existen las Meeting Planner, que es lo mismo, pero un poco más pequeño). Ejemplos: Halcón Viajes (Halcón Congresos).

DMC

“Destination Management Company”. Gestor de Destinos. Empresa privada integrada por profesionales que tienen un alto conocimiento, experiencia y recursos en un destino específico y son especialistas en el diseño y la implementación de eventos, actividades, visitas, transporte y soluciones logísticas.

DMO y Otros Entes de Gestión Turística de Destinos

“Destination Management Organization”. Son a nivel público (nacional, estatal o regional), aunque a veces puede participar la empresa privada. Es un organizador de destinos: comercializa o diseña la promoción turística de un destino (país o ciudad). Son los responsables del liderazgo, la coordinación, la promoción, la creación de productos, el marketing y el desarrollo de los destinos, así como de la información turística que se proporciona en ellos.

Otros Entes

  • Asociaciones, Cámaras (de comercio), Empresas, Corporaciones y Organizaciones: son aquellas instituciones promotoras de las reuniones.
  • OCV (Oficinas de Convenciones y Visitantes): son organismos de carácter público, privado o mixto dedicado a la promoción de eventos.
  • OPE (Organizador Profesional de Exposiciones).
  • Servicios específicos para congresos: hoteles, transportes, centros de reuniones, banquetes y eventos, etc.
  • ONT (Organizaciones Nacionales del Turismo): ej.: Turespaña, Maison de France o Visit Britain. Entes responsables en los estados federales o regiones autónomas.
  • Entes gestores de territorios (patronatos provinciales de turismo) o bien se corresponden geográficamente con provincias o bien integran zonas que no necesariamente coinciden con unos límites administrativos.
  • Organismos turísticos locales: patronatos locales de turismo.
  • Convention Bureau: órgano específico, que se ha creado en algunos destinos, para promocionar el turismo de congresos y convenciones.

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