La Correspondencia Comercial

1. ¿Qué es la correspondencia comercial?:

Es el sistema de comunicación escrita que utilizan las empresas en sus actividades.

2. Explica las principales normas que han de tenerse en cuenta en la correspondencia comercial:

  • De fácil comprensión.
  • Exposición adecuada de los asuntos.
  • Que atienda al motivo de la comunicación buscando la precisión.

3. Señala qué normas hay que respetar a la hora de redactar una carta:

  • No cometer faltas de ortografía.
  • Utilizar un vocabulario amplio.
  • Tratar los temas independientemente.
  • Evitar redundancia de palabras.
  • Huir del empleo excesivo del gerundio.

4. Cita las principales condiciones que ha de reunir una carta para que tenga una buena presentación:

  • Tipo de letra seria y sencilla.
  • Distribución correcta.
  • Ser perceptible a primera vista el esquema.
  • Mantener unos márgenes adecuados (margen izquierdo 3 a 4 cm, derecho 2 cm, inferior 2 cm superior si no dispone de membrete 2 a 3 cm).
  • No escribir al dorso del papel.
  • Firma de puño y letra.
  • Carta sin borrones ni tachaduras.

5. Cita las partes en que se divide la carta comercial y sus subdivisiones:

  • Inicio:

    • Membrete.
    • Destinatario.
    • Referencia.
    • Asunto.
    • Fecha.

  • Contenido:

    • Saludo.
    • Texto.

  • Final:

    • Despedida.
    • Antefirma.
    • Firma.
    • Anexo.
    • Posdata.

6. ¿Qué es el membrete y de qué consta?:

El membrete es donde figura el nombre, apellidos, razón social, domicilio completo, teléfono de quien escribe la carta, y suele aparecer en la parte superior izquierda de la misma.

7. ¿Es lo mismo la antefirma y la firma? Razona la respuesta:

  • La Antefirma: Contiene la razón social de la empresa y el cargo de quien firma.
  • La Firma: Es un espacio reservado para estampar la rúbrica del responsable de la carta.

8. ¿Cuándo se utiliza el anexo en la carta comercial?:

Cuando adjuntamos o acompañamos algún documento.

9. Empresa a empresa:

Muy Señores nuestros, Estimados Sres/as.

10. Particular a empresa:

Muy Señores míos, Estimados Sres/as.

Estilos y Tipos de Cartas Comerciales

1. Cita los diferentes estilos que se pueden utilizar en la correspondencia comercial:

  • El Estilo Moderno: No se utiliza sangría, el destinatario está a la izquierda, firma y antefirma a la izquierda.
  • El Estilo Moderno Modificado: Sencillez en la distribución, poner márgenes al inicio, despedida, antefirma y firma desde en centro de la carta al margen derecho.
  • Estilo Profesional: Sangría para el saludo y al comienzo de cada párrafo, destinatario a la derecha.
  • Estilo Evolucionado: Simplificación en la carta, se prescinde del saludo y de la despedida.

2. Indica las principales divisiones en las cartas comerciales:

  • Carta de información.
  • Carta de pedido.
  • Carta de reclamación.

3. ¿Cómo ha de redactarse la carta en la que se solicita informes comerciales?:

Ha de redactarse con precisión e indicando el motivo de la información solicitada y hacer referencia a que los datos recibidos serán tratados con absoluta seguridad.

4. ¿Qué requisitos mínimos han de figurar en la carta de pedido?:

En su contenido debe figurar una descripción detallada del pedido, que contenga los siguientes elementos: clase de artículos, referencia del artículo, cantidad y precio de cada artículo, etc.

5. Señala las características y los requisitos exigibles en las cartas de aceptación de pedido:

Son cartas sencillas en las que se indica la aceptación del pedido, por lo que no es necesario repetir las condiciones descritas por el cliente.

6. ¿Qué finalidad tiene la carta de reclamación del impagado?:

Este tipo de carta se redacta cuando el cliente no ha cumplido con las condiciones del pago pactadas en el pedido.

7. ¿Qué es un certificado?:

Son escritos que justifican o dan fe de un hecho o situación.

8. Escrito de un saludo:

ENCARNA, S.A.

Saluda

a Dña o D. MÓNICA FERNÁNDEZ YOLET, gerente de Mármoles, S.A, a quien se le invita a la presentación del nuevo programa de informática, que se efectuará el próximo día 15/04/10 a las 21:00 horas en el Hotel MELIA DE ALICANTE.

Encarnación Cañas López.

aprovecha gustosa la ocasión para reiterarle su agradecimiento y su consideración más distinguida.

Alicante 02 de Abril de 2010

9. Escrito de un certificado:

ENCARNACIÓN S.A.
Dña. ENCARNACIÓN CAÑAS LÓPEZ, Jefa de Personal de la empresa Encarnación, S.A., con domicilio social en la calle Miguel Garray, nº 112, Almería.

CERTIFICA: Que D. LÁZARO CASTELLÓN LÓPEZ presta sus servicios en esta empresa con la categoría de Ayudante de Delineación desde el 12 de mayo de 1991 hasta la fecha, con una retribución bruta anual de 15810,47€, siendo su período vacacional para el presente año, según distribución de las mismas, del 15 de agosto al 14 de septiembre, ambos inclusive.

Y para que conste y a petición del interesado, firmo el presente certificado.

Fecha y FirmaSello

10. Comunicación de carácter interno:

INNOVA, S.A.
Fecha: 08/03/09
DE: JEFA DE VENTAS.
A: JEFA DE ALMACÉN.
Asunto: Devoluciones de mercancías de COLESA. Cod: 4300150.

Te ruego me indique el importe de las devoluciones de mercancías de COLESA durante este primer trimestre.

Gracias y la firma.

11. ¿Qué se debe de tener presente cuando se redacta un saludo?:

  • Se redactará siempre en tercera persona.
  • El espacio interlineal deberá ser doble.
  • El contenido será breve.
  • No irá firmado.
  • No figurará el sello de la empresa.
  • No se indicará la dirección del destinatario.