Gestión de Almacenes en Centros Sanitarios: Guía Completa

Gestión de Almacenes en Centros Sanitarios

El Almacén Sanitario

ALMACÉN: Espacio que alberga artículos para la prestación del servicio. Dispone de la cantidad y variedad mínima de material necesario para la empresa. Debe: marcar las necesidades con antelación adecuada, valorar ofertas del mercado, adquirir productos.

ALMACÉN EN CENTRO SANITARIO: Facilitar el material y equipo necesario a los diferentes servicios para que se preste la atención sanitaria sin buscar la obtención de ningún beneficio económico.

FUNCIONES

Solicitar mercancías necesarias al proveedor.
Recibir mercancías y controlarlas (se almacenan las que están en buen estado/se devuelven las que no lo están comprobando que lo recibido es igual a lo solicitado).
Conservar productos en buenas condiciones evitando su deterioro.
Abastecer a los diferentes servicios de la empresa de los materiales necesarios para la prestación del servicio.
Registrar la entrada/salida (movimiento) de todo el material.
Revisar periódicamente los artículos: retirando caducados/alterados y reponiendo si fuera necesario.
Elaborar la documentación necesaria para el correcto control y gestión de existencias.

ALMACÉN SANITARIO: Se encarga del abastecimiento con material sanitario a un centro/servicio/consulta: función del TCAE; control de existencias, control de fechas de caducidad, control del buen estado de la mercancía almacenada.

CLASIFICACIÓN DE ALMACENES SANITARIOS

Según la cantidad de material almacenado

Almacén central: Gran espacio (se almacena material diverso), suministra material sanitario a varios centros.
Almacén general: Ubicado en el interior del centro sanitario, sirve materiales a distintos servicios/dependencias del centro, tiene un tamaño variable que depende del espacio disponible y el volumen de pacientes.
Almacén pequeño: Ubicado en cada planta del hospital, almacena poca cantidad de material (asegura la prestación de servicios para un corto periodo de tiempo), reposición de material frecuente.

Según el tipo de producto

Almacén de comida: Ubicado cerca del servicio de cocina, almacenamiento de alimentos/bebidas, puede ser a temperatura ambiente, refrigerados o congelados.
Almacén de farmacia: Almacena productos farmacéuticos.
Almacén de lencería: Localizado en cada planta del hospital o central, almacena ropa de cama, ropa de aseo para pacientes y personal sanitario.

Almacén cerrado: Acceso restringido, control total de los productos almacenados.

Almacén abierto: Acceso no limitado, no requiere un control exhaustivo del producto.

ESTRUCTURA GENERAL DEL ALMACÉN

Muelle de desembarque: (zona de carga/descarga).
Zona de recepción/control: Comprobación del producto recibido y clasificación para su posterior almacenado.
Zona de almacenamiento: Alojamiento de todo el stock.
Zona de preparación (picking): Se organizan los productos para su distribución.
Zona de salida/verificación: Se comprueba que los productos salen del almacén en adecuada condición y se verifica el destino.
Zona de oficinas: Control administrativo y gestión del almacén.
Zona de desechos: Material de embalaje, etc.

Material del Centro Sanitario

2 tipos de materiales

Productos sanitarios: Materiales, equipos, dispositivos, instrumentos necesarios para la prestación del servicio sanitario.
Medicamentos/fármacos: Sustancias que se emplean en la prevención, diagnóstico y tratamiento de enfermedades.

CLASIFICACIÓN DE MATERIALES SANITARIOS

Según el valor del producto

Productos tipo A: Material de alto coste, bajo número de unidades almacenadas (condición de almacenamiento limitada), requiere gran control por su elevado precio. Ej: piezas de recambio de radiología.
Tipo B: Material de precio medio, unidades almacenadas intermedias (ni muchas, ni pocas). Ej: básculas electrónicas de precisión.
Tipo C: Material de bajo coste, gran cantidad almacenada, control poco exhaustivo. Ej: algodón.

Según el uso/duración del material

Material fungible: Consumible con su uso
- Desechable: Permite un solo uso. Ej: guantes estériles.
- Reutilizable: Permite varios usos. Ej: instrumental médico-quirúrgico.
Material inventariable: No se consume por su uso pero se deteriora. Ej: equipo informático, mobiliario, etc.

Según la condición de almacenaje

Necesitan condiciones especiales:
- Material lábil: Se altera si se modifican las condiciones de almacenaje.
- Termolábil: Sensible al calor (debe almacenarse con temperatura de congelado/refrigerado. Ej: vacunas).
- Fotosensible: Sensible a la luz directa, el envase no permite el paso de la luz, color topacio.
- Higroscópico: Sensible a la humedad. Ej: fármaco efervescente.
Material estéril: Debe mantenerse estéril (evitar rotura/deterioro del envase y vigilar la fecha de entrada a quirófano).
No necesitan condiciones especiales: Solo mantener limpieza, temperatura y humedad adecuadas. Ej: fármacos que deben mantenerse en ambiente fresco/seco.

Según el riesgo que producen

Peligrosos: Su manipulación exige un cuidado especial para evitar riesgos, pueden ser de 2 tipos:
- Tóxicos: Penetran en el organismo por diferentes vías y producen daño/muerte. Ej: metano.
- Corrosivos: Pueden destruir tejidos vivos si entran en contacto. Ej: ácido clorhídrico.
No peligrosos: La manipulación no tiene riesgo para la salud. Ej: agua destilada.

Etiquetado de Productos Sanitarios

Estupefacientes: Depresores/estimuladores del sistema nervioso y alucinógenos.
Psicotrópicos: Cambios temporales en la percepción, ánimo, consciencia/comportamiento.
Precaución: Guardar en armario bajo llave que estará a cargo del responsable.
STERILE/EO: Estéril por óxido de etileno.
STERILE/R: Estéril por radiación.
STERILE: Estéril por vapor/calor seco.
REF: Número de catálogo.
(!): Atención, ver instrucciones de uso.
(2 tachado): No reutilizable.
LOT: Número de lote.
SN: Número de serie.
STERILE: Estéril.
(RELOJ DE ARENA): Utilizar antes de…

Condiciones de Almacenamiento

Un almacén debe tener unas condiciones óptimas que garanticen que los productos estén en perfecto estado en todo momento y puedan ser utilizados cuando sea necesario.

Deben contar con los siguientes aspectos

Almacenar en orden según la fecha de caducidad.
Evitar que sobresalgan los productos de la zona de almacenamiento.
Separar sustancias inflamables/combustibles.
Separar productos de limpieza.
Separar productos con compuestos volátiles.

CONDICIONES DEL LUGAR DE ALMACENAMIENTO

Edificio estable/sólido: En función de las cargas que englobe.
Dimensiones del local: Deben permitir el almacenamiento de la mercancía y la circulación del personal, condiciones adecuadas de iluminación, temperatura, humedad/ventilación, limpieza que permita unas condiciones correctas de higiene.
Puertas y vías de salida: Libres de obstáculos para una evacuación segura en situación de riesgo.
Instalación de agua/electricidad en perfectas condiciones.
Áreas donde se almacena material peligroso: Deben estar señalizadas/identificadas.
Suelos/paredes y techos deben ser lisos, no resbaladizos y de fácil limpieza.
Orden para la correcta gestión/rotación de los productos almacenados.

Colocación del Material

Estanterías de metal o material no inflamable: En los niveles inferiores, los materiales de mayor peso/volumen para dar estabilidad a la estructura.
En soportes de madera (palés) o formando bloques: Tener en cuenta las condiciones del proveedor; en el embalaje exterior se anota el número máximo de niveles que se pueden apilar para evitar el deterioro del material contenido.
En contenedores de diferentes formas/tamaños según el material que se guarde.
Productos peligrosos/caducados: Áreas identificadas y separadas del resto de materiales.

Control de Existencias del Almacén

En el almacén es necesario saber en todo momento la cantidad/tipo de artículos disponibles, controlando los movimientos de todos los productos.

ALMACÉN SANITARIO

Fichas de almacén: Documento usado para registrar todos los movimientos (entradas/compras/salidas) producidas en el almacén. Cada producto almacenado, si hay varios tamaños de un mismo material (ej: talla de guantes), se completa una ficha diferente para cada uno, en caso de diferentes variedades de producto (ej: guantes de látex, vinilo, nitrilo) se completará una ficha diferente para cada variedad. Actualmente se usan fichas electrónicas que se manejan por aplicaciones informáticas.
En la ficha de almacén se debe anotar el número de lote y serie de cada producto:
- Número de serie: Número o código alfanumérico usado para identificar un producto en particular, único e irrepetible, sirve para el seguimiento del producto posterior a la venta (saber si entra o no en garantía).
- Número de lote: Número o código alfanumérico dado en conjunto a productos iguales que se han fabricado a la vez, también da información sobre la fecha de caducidad.
Ventaja de anotar el número de lote/serie en la ficha de almacén: Seguimiento/control de productos que evita un proceso laborioso en caso de necesidad de retirar un producto.
Inventarios: Revisión periódica de los artículos almacenados/recuento manual de todo, retirar productos caducados o deteriorados al área específica del almacén para su posterior trámite de devolución y reposición en caso necesario.

Para llevar a cabo un inventario es necesario:

Localizar/diferenciar cada tipo de producto.
Identificar cada variedad de manera clara y precisa.
Contar el número de artículos de cada variedad.
Comprobar que el número de unidades y la cantidad coinciden.
Retirar unidades caducadas/deterioradas (se da de baja en los registros correspondientes, se colocarán en un lugar bien diferenciado/señalado del almacén para el trámite de devolución, se repondrán si es necesario).

TIPOS DE INVENTARIO

Anual: Una vez al año se revisan todas las existencias disponibles, se bloquean los movimientos de almacén durante el tiempo que dure el inventario.
Permanente: Diario; se comprueban las existencias de materiales que han tenido movimiento a lo largo del día.
Rotativo: Una pequeña parte de los artículos del almacén tienen un valor elevado con respecto al total del valor almacenado y requieren un control más frecuente y detallado.

Si existen diferencias entre los registros de las fichas de almacén y el recuento del inventario: se revisan todas las entradas/salidas de almacén que haya habido desde el último inventario para detectar el error y solventarlo, si el inventario es anual la labor es más pesada, si el inventario es permanente se arreglan las diferencias y se subsanan más fácilmente.

Gestión de Existencias del Almacén

Stocks/existencias: Artículos que están en el almacén disponibles a la espera de su uso.
Gestión de existencias: Proceso que permite calcular la cantidad/variedad de productos que deben ser almacenados.

Se debe tener en cuenta:

Cantidad de mercancías necesarias: Para poder satisfacer siempre las posibles demandas.
Coste que supone el almacenamiento: Espacio físico de almacenamiento (si es necesario con condiciones especiales), recursos humanos, caducidad.

CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE EXISTENCIAS

Depósito normal/óptimo: Permite cubrir las demandas de la actividad normal de la empresa.
Depósito máximo: Cantidad máxima que podemos almacenar de un artículo.
A tener en cuenta: Capacidad máxima del almacén, costes de almacenamiento, costes generados en la compra del producto.
Depósito mínimo: Cantidad mínima que permite el suministro adecuado para evitar el desabastecimiento.
A tener en cuenta: Plazo de entrega del proveedor, demanda de los servicios de los pacientes.
Depósito activo: Diferencia entre el depósito máximo y mínimo (conjunto de productos que tienen movimiento en la empresa).
Depósito de seguridad/de reserva: Número de unidades que permitirán no quedarse sin existencias cuando los proveedores no entregan en los plazos convenidos, las demandas de los pacientes son muy elevadas en un momento dado no previsible. Ej: aparición de un brote de una enfermedad nueva.

Punto de pedido: Momento en el que se deben pedir nuevas unidades de producto.

Calcular el nuevo pedido

Se debe conocer la demanda del producto (no siempre se puede saber con exactitud), conocer el tiempo que tarda el proveedor en servir la mercancía.

Desabastecimiento/rotura de stock: No hay determinado producto en el almacén que es demandado.

Modelo de previsión perfecta: Si se sabe con antelación la demanda de los pacientes y si los plazos de entrega pactados se cumplen siempre, se sabe el punto exacto cuando se van a agotar las existencias y se puede calcular el punto de pedido.

Realidad: Para ahorrar costes/evitar pérdidas elevadas por robos/incendios, las empresas ajustan al máximo las cantidades de mercancía en el almacén. Esto puede provocar rotura de stock si su demanda crece de forma no esperada.

Valoración de Existencias del Almacén

Conocer el valor económico que tienen los productos almacenados para saber qué cantidad de dinero posee el almacén en mercancías (capital inmóvil de la empresa).

Tener en cuenta

Costes directos: Precio unitario de compra de los productos contando con descuentos, portes, seguros, impuestos.
Costes indirectos: Gastos de almacenamiento (alquiler del local, agua, luz, sueldos, etc.).

Capital global movilizado: Multiplicar el número de unidades disponibles por el coste.

Tener en cuenta: Productos almacenados que no se han comprado en una fecha única: el precio que costó adquirir un producto puede variar de una vez a otra.

FIFO (first in, first out): Primero que entra, primero que debe salir, consumiendo antes las existencias más antiguas; el material utilizado se valora al precio más antiguo (aunque se usen primero las existencias que tienen la fecha de caducidad más próxima), las existencias que quedan se valoran a precios más recientes. Adecuado si los precios del producto son estables y no varían en el tiempo, método no válido si los precios tienden a subir, no sería el método más aceptado.
LIFO (last in, first out): Último en entrar es el primero en salir. Los productos que se consumen (fecha de caducidad más próxima) se valoran al precio de la última compra más reciente, para épocas de precios en aumento.
PMP: Precio medio ponderado: Valora las existencias del almacén por el cálculo del valor medio de todos los precios pagados por cada unidad en cada compra realizada (entrada). Las existencias que salen del almacén se valoran con ese precio (valor promedio), al haber una nueva compra se debe calcular de nuevo el precio medio ponderado para consumos posteriores.

Operación de Compraventa

Proceso que se desarrolla entre empresas o personas físicas, se produce la compra de un producto o la prestación de un servicio, hay una relación entre ambas partes, el TCAE puede ser el encargado de hacer la operación de compraventa.

Documentación de Compraventa

Solicitud de presupuesto.
Presupuesto.
Pedido.
Albarán/nota de entrega.
Factura.
Recibo.

DOCUMENTOS MERCANTILES: Conjunto de todos los documentos que se generan en la operación de compraventa, tienen validez legal y se pueden usar en caso de desacuerdo entre las partes o negligencia profesional.

Datos mínimos que deben contener todos los documentos mercantiles:

Identificación de personas físicas: nombre, apellidos, domicilio, NIF.
Identificación de personas jurídicas: nombre de la empresa o entidad, razón social y NIF.

No existe un modelo único de documentos mercantiles: cada empresa puede confeccionar el suyo.

Presupuesto

Documento que se emite para informar al cliente del coste del servicio o producto que demanda, si el cliente está conforme acepta el presupuesto, el presupuesto compromete a la persona/empresa que lo ha emitido a cumplirlo.

Datos que debe incluir el presupuesto

Descripción del servicio/producto incluyendo los materiales que se usan/consumen.
Detalle de todos los gastos: precio de los materiales empleados y servicios, tiempo empleado por cada profesional que participa en el proceso, formas de pago (contado, financiado), transporte, plazos.
Fecha de validez del presupuesto: supone un límite de los datos que figuran en el presupuesto (fecha de validez).

Pedido

Documento que realiza quien ha tomado la decisión de comprar la mercancía/servicio: petición de compra que hace un cliente para solicitar mercancías o servicios a una empresa/proveedor. El pedido puede hacerse de varias formas:

Viva voz/teléfono: Más rápido, pero se debe hacer un documento escrito posterior para que conste el pedido efectuado.
Fax/carta/correo electrónico/internet o representante comercial: El comercial del proveedor visita al cliente ofreciendo productos/descuentos.

DATOS QUE DEBE INCLUIR EL PEDIDO

Nombre, cantidad, precio, descripción del producto/servicio que se compra.
Condiciones de pago/entrega del pedido.
Coste total del pedido.
Costes de envío/descuentos.

Copias que se hacen del pedido:

2 copias: para el proveedor/vendedor y otra para el comprador.
3 copias: si existe un comercial, este se queda con una copia del pedido.

Albarán

Documento que envía el proveedor al cliente con la mercancía, se detallan las mercancías que salen del almacén del vendedor para entregarse al comprador, también se llama nota de entrega.

Recepción del Pedido

Antes de la recepción del pedido se debe asegurar que

Los artículos recibidos coinciden con los solicitados.
Los artículos están en buen estado de conservación.

Si todo está correcto, el receptor firma el albarán y asume estar de acuerdo con las condiciones del pedido, en caso de error o producto deteriorado: se comunican las incidencias al proveedor que debe subsanarlas: reponiendo las unidades faltantes o en mal estado o descontando el importe del precio final.

DATOS QUE DEBE INCLUIR EL ALBARÁN

Descripción de la mercancía: Cantidad, precio por unidad, importe total.
Fecha de envío/fecha de entrega de la mercancía y lugar.
Número de pedido al que hace referencia.

Se realizan 3 copias del albarán:

Para el vendedor: (justifica la salida de la mercancía y para la posterior factura).
Para el comprador: Justifica la recepción de la mercancía y para contrastar después los datos de la factura.
Copia firmada por el comprador: Si todo está correcto, esta copia servirá al vendedor para exigir el pago de la factura.

La Factura

Documento que justifica legalmente el proceso de compraventa, da derecho al cliente a reclamar en caso de problema con la mercancía recibida/servicio prestado. Se realiza una factura por albarán, si se pide con frecuencia productos al mismo proveedor, para englobar varios pedidos en una sola factura, las facturas tienen una numeración correlativa y no pueden modificarse. Las empresas tendrán: un libro de facturas emitidas y recibidas, conservándolas por un mínimo de 4 años desde la fecha de emisión.

DATOS EN LA FACTURA

Nombre del documento y numeración.
Identificación del proveedor/vendedor y del cliente/comprador: nombre, dirección postal y NIF.
Descripción de las mercancías (con referencias) o servicios prestados.
Precio por unidad del producto/servicios.
Fecha y lugar de emisión.
Descuentos.
Base imponible.
Tipo de impuesto que aplica (IVA) e importe total de la factura.
Puede incluir el lugar de entrega de la mercancía y la forma de pago.

TIPOS DE FACTURA

Rectificativa: Para errores en facturas ya emitidas. Ej: devoluciones, descuentos dados con posterioridad a la factura.
Con recibo: Puede sustituir al recibo: ratifica el pago de la factura, a veces se puede pagar solo una parte del importe, por lo que se deberá emitir un recibo.
Proforma: Emitida antes de la venta para que el comprador pueda tramitar. Ej: exportaciones (no acredita la compraventa).
Electrónica: Sustituye al papel.

Modalidades de Descuento

Descuento por pronto pago: antes de recibir la mercancía, en el momento de recibirla, antes del vencimiento acordado.
Descuento por volumen de pedido/rápel: cuando el cliente compra una gran cantidad.
Descuento comercial: en época de rebajas o a un buen cliente.

Cálculo del Importe Total de la Factura

Importe bruto: precio de cada artículo por las unidades pedidas, luego sumar el resultado obtenido de todos los productos.
Descuentos: rebajas que nos da el vendedor/proveedor.
Importe neto: importe bruto menos el descuento.
Otros gastos: transporte, seguros, etc. que se suman al importe neto.
Base imponible: importe neto + suma de otros gastos.
Cuota de IVA: gravar el porcentaje de IVA correspondiente a la base imponible.
Importe total: suma de la base imponible + cuota de IVA.

Se debe comprobar con el albarán que entrega el transportista que todo esté correcto y archivar la documentación.

Impuestos

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): impuesto indirecto que recae en el consumo de bienes y la prestación de servicios hechos por empresarios y profesionales en el desarrollo de su actividad.

TIPOS DE IVA

General: 21%.
Reducido: 10%.
Superreducido: 4%.

OPERACIONES SANITARIAS EXENTAS DE IVA

Servicios de hospitalización y asistencia sanitaria hechos por entidades públicas/privadas.
Asistencia a personas físicas por profesionales médicos/sanitarios que tengan como fin el diagnóstico, la prevención y el tratamiento de enfermedades.
Servicios prestados por odontólogos/protésicos dentales.
Transporte de enfermos en ambulancias/vehículos adaptados para ello.

Pago de Productos y Servicios

La modalidad de pago se acuerda a lo largo del proceso de compraventa, puede verse en:

Presupuesto (si es previo a la operación).
Pedido (aceptación).
Albarán/nota de entrega.
Factura como recordatorio de los pasos que restan.

El pago se puede dar

Al contado/tras la recepción de la factura.
Aplazado/pasado un tiempo desde la recepción de la factura.

FORMAS DE PAGO

Efectivo (no se emplea para evitar pérdida, robo del importe).
Ingreso/abono en cuenta (el vendedor da el número de cuenta corriente que puede verse en la factura para que el comprador ingrese el importe bruto de la factura).
Transferencia bancaria.
Tarjeta bancaria.
Giro postal (una persona/empresa envía dinero por correos o una empresa especializada) a otra empresa/persona.
Cheque.
Pagaré (documento escrito por el cual una persona se compromete a pagar a otra una cantidad de dinero en una fecha acordada previamente).

Recibo

Documento final del proceso de compraventa que acredita que el pago ha tenido lugar (justificante de pago).

Incluye los siguientes datos:

Identificación del proveedor y del cliente.
Nombre del documento y numeración.
Importe/forma de pago.
Firma/sello del vendedor que confirma la recepción del dinero.
Concepto.
Lugar y fecha de emisión.
Opcional: la descripción del producto/servicio.

Gestión de Almacenes en Centros Sanitarios: Guía Completa