Características principales de la correspondencia comercial

Sus normas son: de fácil comprensión, exposición adecuada de los asuntos, que evite adornos o palabras excesivas, y que atienda el motivo de la comunicación buscando la precisión. Al llevar a la práctica estas normas, se debe tener en cuenta:

  • No cometer faltas de ortografía.
  • Utilizar un vocabulario amplio.
  • Tratar los temas independientemente.
  • Evitar los pleonasmos.
  • Evitar el uso excesivo del gerundio al comenzar y despedir las cartas.
  • Evitar formulismos.
  • No cometer cacofonía.

Elementos utilizados en la correspondencia comercial

El Sobre

Es donde se introduce la carta para su envío posterior.

Tipos de sobres

  • Clásico o cuadrangular.
  • Americano o rectangular.

Características comunes:

  • Cierre de la solapa.
  • Ventanilla (simple o doble).

Sobre prefranqueado

Sirve para la correspondencia nacional. El usuario adquiere el sobre ya franqueado, por lo que no es necesario comprar el sello correspondiente.

El código postal

Sirve para la manipulación rápida y segura del correo. Es una clave que representa una parte del proceso de clasificación del correo postal. Los dos primeros dígitos indican el código provincial, el tercero la unidad de reparto de la capital, el cuarto se refiere a la ruta y el quinto, junto con el cuarto, a los distritos postales e itinerarios de cada provincia.

  • Si la correspondencia va dirigida a apartados de correos y lista de particulares, sus tres últimas cifras serán 080. La lista es una modalidad por la que el destinatario pasa por la oficina de correos a recoger su correspondencia, entregándosela en mano.
  • Si va dirigida a organismos oficiales de la capital de la provincia, sus tres últimas cifras serán 071.

La Carta

Es el medio de comunicación escrita más utilizado. En cuanto a la presentación, las principales condiciones que debe reunir son:

  1. Se puede escribir a mano o a máquina.
  2. Bien centrada y con una distribución correcta.
  3. El esquema de la carta debe ser perceptible a primera vista.
  4. Mantener márgenes adecuados.
  5. No escribir al dorso del papel; la carta debe continuar en otra hoja.
  6. Firma de puño y letra.
  7. Debe ser enviada sin borrones ni tachaduras.
  8. Los dobleces se hacen en tres partes.

Partes de la carta comercial

Inicio

Ocupa la zona superior y está compuesta por los siguientes elementos: membrete, destinatario, referencias, asunto y fecha.

Contenido

Entre el inicio y el final. Incluye el saludo y el texto de la carta.

Final

Contiene la despedida, la antefirma, la firma, el anexo (solo si es necesario) y la posdata (solo si es necesaria).

A. Inicio

  • Membrete: figurará el nombre y apellidos o razón social, domicilio completo, apartado de correos, teléfono, fax, dirección electrónica y página web de quien escribe la carta.
  • Destinatario: se escribe el nombre y apellidos o razón social de la empresa a la que se envía la carta, con el domicilio completo.
  • Referencias: se suelen poner dos: (N/Rfa.:) (S/Rfa.:). También puede aparecer (S/escrito) y (N/escrito).
  • Asunto: un brevísimo detalle del motivo de la carta.
  • Fecha: día del mes de mes de año (15 de junio de 2012).

B. Contenido

  • Saludo: fórmula de cortesía que se emplea antes del texto.
  • Texto: es el motivo de la carta. Fórmulas usuales: “En respuesta a su carta…”, “Nos es grato adjuntarle…”, “El motivo de nuestra carta…”, “En respuesta a su carta del…”, “Obra en nuestro poder su carta del…”.

C. Final

  • Despedida: frase corta (“Atentamente”, “Muy atentamente”, “Les saluda atentamente”, “Reciban un cordial saludo…”). Si se busca relación con el contenido: “En espera de sus prontas noticias, les saluda atentamente…”, “Con nuestro agradecimiento anticipado, reciban un atento saludo…”, “En espera de su conformidad, les saluda atentamente…”.
  • Antefirma: contiene la razón social de la empresa y el cargo de quien firma.
  • Firma: rúbrica del responsable de la carta. El cargo se escribe debajo de la firma. Si el cargo figura a renglón seguido de la razón social, se le añade el artículo que corresponda. Si el cargo aparece inmediatamente después de “Fdo.:”, no se pone el artículo.
  • Anexo: se indica cuando se adjuntan documentos.
  • Posdata (P.D.): sirve para añadir algo que se ha olvidado en el texto.

Abreviaturas, siglas y acrónimos

A. Abreviaturas

Representan una o varias palabras mediante un grupo de letras.

B. Siglas

Se componen por las letras iniciales de las palabras que se quieren abreviar. Las letras no van separadas ni por espacios ni por puntos. Si el texto está en mayúsculas y la sigla no es conocida, se separa por puntos. No se escriben en plural. La primera vez que aparecen en un documento, se escribe la denominación completa y luego se usa la sigla.

C. Acrónimos

Palabra formada por iniciales.

Comunicaciones breves y de régimen interior

Carta circular, saluda y comunicados de carácter interno.

A. Carta circular

Tipo de carta comercial que utilizan las empresas para comunicar algún acontecimiento a otras personas o empresas (cambios de domicilio, etc.). También se usa dentro de la empresa para comunicar asuntos de interés general (cambios de horario, etc.). Se hacen varias copias, que deben tener aspecto de original para un enfoque personalizado.

B. Saluda

Comunicación que suelen usar los directores de empresas por motivos como:

  • Agradecimiento.
  • Invitación a actos.
  • Tomas de posesión.
  • Cambios de domicilio social.
  • Otros análogos.
Partes del saluda
  • Inicio: puesto o cargo de quien saluda, razón social de la empresa y la palabra “SALUDA”.
  • Contenido: seguido de “A” y el nombre y apellidos en mayúscula del destinatario. Si no se conoce el nombre, se pone el cargo y “al” o “a la”.
  • Final: nombre y apellidos de quien envía el saluda, frase de despedida corta (“aprovecha la ocasión para reiterarle el testimonio de su consideración más distinguida”), localidad y fecha.

Reglas del saluda:

  • Se redacta en tercera persona.