Documentos Comerciales y Medios de Pago: Guía Completa

Áreas de Acción en la Gestión Comercial

Aprovechamiento

• Formulación de pedidos
• Recepción y comprobación de la mercancía
• Almacenaje
• Envío de factura al departamento financiero

Ventas

• Recepción y estudio de pedidos
• Preparación y expedición de la mercancía
• Transporte y recepción de mercancía
• Envío de información al departamento financiero

Métodos de Fijación de Precios

Proceso de Documentos Comerciales en la Compraventa

1. El cliente solicita un presupuesto.
2. El proveedor envía el presupuesto.
3. El cliente acepta el presupuesto y lo firma (se procede al pedido).
4. Se entrega el albarán junto con la mercancía.
5. Finaliza la compraventa (el proveedor emite la factura).

Presupuesto Comercial

Pedido

Albarán

Factura

La factura debe incluir:

• Número de serie de la factura
• Fecha de expedición
• Identificación del vendedor
• Identificación del comprador
• Descripción de las operaciones para obtener la base imponible
• Tipo impositivo aplicado
• Cuota tributaria

Tipos de Factura

1. Rectificativa: Corrige la factura original. Lleva numeración diferente a las facturas comerciales.
2. Recapitulativa: Incluye en una sola factura varias operaciones de un mismo cliente con distintas fechas, pero dentro del mismo mes natural.
3. Proforma: Sin valor contable, no sirve de justificante, no se numera ni se firma. Su finalidad es informar sobre precios y plazos.
4. Simplificada: Tienen que cumplir menos requisitos, con importe inferior a 400€.
5. Electrónica o digital: No se emite en papel. Es obligatoria para trabajar como proveedor de la Administración Pública. (Embalajes, portes, transporte, seguros, comisiones son gastos incluidos en la factura).

Cheque

Documento que emite y firma aquel que ordena el pago para que una entidad financiera (librado) pague la cantidad al tomador. También hay cheques en los que el que tiene el cheque se lo transmite a otra persona para que lo cobre. El endosatario (recibe el cheque) debe identificarse en el reverso del cheque y el endosante debe firmar.

Tipos de Cheque

1. Al portador: Lo cobra quien lo presenta, puede presentarlo un tercero, a esto se le llama endoso.
2. Nominativo: Es el más seguro, el beneficiario es la persona física o jurídica que figure en él. Si es un cheque nominativo a la orden se permitirá el endoso, de lo contrario no se podrán endosar.
3. Cruzado: Si dibujamos dos rayas paralelas que crucen el cheque de manera vertical. El cheque solo puede ser cobrado mediante ingreso en cuenta.
4. Conformado: El banco emite el cheque con un certificado que respalda su cobro, ya que retiene el importe del cheque en la cuenta del emisor para garantizar el pago (se anota en la parte posterior).

Transferencia Bancaria

El cliente indica al banco que envíe una cantidad de dinero a la cuenta de otra persona (beneficiario), se conoce como traspaso cuando se realiza entre cuentas de la misma entidad de crédito. Para realizar una transferencia nacional, necesitamos el IBAN del beneficiario, en cambio, si es una transferencia exterior, es necesario el IBAN y el código de identificación bancaria BIC o SWIFT.

Según el ámbito encontramos las nacionales y las exteriores y según el plazo: ordinarias, urgentes e inmediatas.

Recibo Normalizado

Se utiliza cuando el pago de un servicio continuado como agua o luz se ha domiciliado a través del banco. Se deben reflejar los datos del emisor, del deudor y el concepto. El SEPA es una norma que se aplica a 36 países de la UE y obliga a cualquier usuario que quiera domiciliar sus recibos a complementar primero una orden de domiciliación bancaria, que es un documento en el que el cliente autoriza al proveedor a realizar cobros y a la entidad bancaria a emitirlos.

Letra de Cambio

Es un documento mercantil en el que el librador ordena al librado o deudor el pago de una suma de dinero en una determinada fecha. El pago de la letra puede realizarse al propio librador o a un tercero a quien el librador ha transmitido la letra de cambio. En ella intervienen las siguientes personas:

• Librador: Emite la letra de cambio y ordena el pago (vendedor).
• Librado: El obligado a pagar (comprador).
• Tomador: Persona que recibe el dinero (suele coincidir con el librador).
• Endosante: Transmite la letra a un tercero.
• Endosatario: Recibe la letra mediante el endoso.
• Avalista: Encargado de garantizar el pago de la letra.

El librador puede tomar distintas opciones con la letra de cambio:

1. Efectos comerciales en cartera: Mantenerla en cartera hasta que la cobre.
2. Endoso de efectos: Cede sus derechos a un tercero.
3. Gestión de cobro: Remite la letra al banco, que se encarga del cobro a su vencimiento.
4. Descuento de efectos: El banco anticipa el cobro cobrando intereses y comisiones.

Diferencias entre la Letra de Cambio y un Pagaré

Medios de Pago en el Comercio Internacional

• Orden de pago/transferencia: A través de bancos. Exige confianza en el importador y tiene alto riesgo.
• Cobranzas: El exportador garantiza que no va a entregar la propiedad de la mercancía hasta que el importador pague.
• Remesa simple: El exportador envía al importador documentos para que los acepte. El exportador puede gestionar el cobro a través de una entidad de crédito de operaciones de comercio exterior.
• Crédito documentario: Es una garantía de pago, ya que es un compromiso de pago respaldado por un banco, por lo que conlleva poco riesgo.