Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Un Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS, por sus siglas en inglés) es un sistema interactivo basado en computadora, diseñado para facilitar la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan juntos como un grupo.

Componentes de un GDSS

Un GDSS consta de cuatro componentes principales:

  • Hardware
  • Software
  • Recursos Humanos
  • Procedimientos

La integración de estos componentes permite realizar reuniones enfocadas en el proceso de toma de decisiones.

Requerimientos Mínimos de Hardware

  • Un dispositivo de entrada/salida para ingresar datos al sistema y obtener resultados.
  • Un procesador (computadora) para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles.
  • Una línea de comunicación (LAN) que conecte la computadora central con las terminales de los usuarios, permitiendo la comunicación interactiva.
  • Una pantalla o monitores individuales para visualizar las aportaciones y analizar los resultados.

Los GDSS más complejos pueden incluir terminales o computadoras personales para cada usuario, varios procesadores centrales, equipos de comunicación a larga distancia y pantallas grandes.

Software para GDSS

El software adecuado es esencial para operar un GDSS y facilitar el proceso de toma de decisiones en grupo. Los componentes del software de un GDSS son:

  • Una base de datos (BD) con información relevante para la decisión, que permita la consulta y búsqueda de temas específicos.
  • Una base de modelos con diferentes alternativas para la toma de decisiones (modelos de programación lineal, inventarios, simulación, estadísticos, etc.).
  • Programas de aplicaciones específicos como procesadores de texto, graficadores, hojas de cálculo o paquetes estadísticos.
  • Una interfaz flexible y fácil de usar, que permita la interacción sin necesidad de mucha asesoría o capacitación.
  • Los GDSS más avanzados incluyen bases de datos y modelos, lenguajes de programación complejos e interfaces con software administrativo.
  • El software de apoyo a los GDSS puede incluir capacidades de correo electrónico, conferencias por computadora, audio y videoconferencia.

Recursos Humanos

Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones, un operador del GDSS y un facilitador.

Roles del Operador y del Facilitador

Operador del GDSS

Persona que conoce el paquete, sabe cómo funciona y cómo operarlo. Es responsable de la operación del equipo y del software.

Facilitador

Conoce el potencial del paquete, mantiene una posición neutral y guía a los miembros del grupo en el proceso.

Roles en las Reuniones Grupales

Líder o Facilitador

Da instrucciones, dirige al grupo y es responsable de lograr los objetivos de las sesiones de trabajo.

Solicitante (Jefe o Encargado del Grupo)

Solicita la reunión y define los objetivos y actividades de la sesión. En ocasiones, el líder y el solicitante pueden ser la misma persona.

Participantes

Miembros del equipo de trabajo que recolectan y proveen información para apoyar el cumplimiento del objetivo.

Procedimientos

Los procedimientos facilitan el uso eficaz y la operación de la tecnología del GDSS. Pueden referirse al uso del hardware y software, e incluir reglas para la discusión verbal y el flujo de eventos durante una junta.

Fases de una Reunión de Toma de Decisiones Grupal

  • Generación de ideas: Se crea una lista diversa de posibilidades para el problema.
  • Organización de ideas: Se depura y organiza la información obtenida.
  • Evaluación de ideas: Se determina el grado de consenso sobre las alternativas.
  • Análisis y exploración: Se clarifica y desarrolla un lenguaje común para asegurar la comprensión de las ideas y decisiones.
  • Administración de la información: Se documenta el proceso cooperativo.

Características de un GDSS

  • Diseñados específicamente para apoyar decisiones en grupo.
  • Mejoran el proceso y la calidad de las decisiones resultantes.
  • Fáciles de entender y usar.
  • Accesibles para usuarios con diferentes niveles de conocimiento computacional.
  • Generalmente utilizados por administradores de diversas áreas funcionales de la empresa.

Un GDSS puede ser utilizado por grupos en una misma localidad o en diferentes ubicaciones, aprovechando las telecomunicaciones para resolver problemas diversos.

Estos sistemas apoyan la obtención, compartición y uso de información para la toma de decisiones.

Compartir la información implica enviarla a todos o algunos miembros del grupo. El uso de la información se refiere a aplicar la tecnología del software para tomar decisiones.

Ventajas de un GDSS

  • Motiva el trabajo en equipo.
  • Mejora la preparación de las reuniones.
  • Da igualdad de participación a todos los miembros.
  • Optimiza el uso de la información en juntas con muchas personas.
  • Enfoca al grupo en problemas clave y descarta conductas perjudiciales.
  • Apoya el desarrollo de una memoria organizacional.
  • Mejora la calidad de las decisiones gracias al anonimato de las contribuciones.

Desventajas de un GDSS

  • Falta de costumbre en su utilización.
  • Resistencia al cambio por parte de los administradores.
  • Posible dilución de la responsabilidad en la toma de decisiones.
  • Dificultad de uso si no existe una cultura de trabajo en equipo y consenso.

Groupware

El Groupware es una tecnología que apoya el trabajo cooperativo mediante computadoras, sistemas compartidos y cómputo en equipo. Consiste en software diseñado específicamente para apoyar el trabajo grupal.

Ventajas del Groupware

  • Permite enlazar departamentos, personas en diferentes lugares físicos o compañías completas, mejorando la eficiencia y velocidad de los proyectos.
  • Facilita el flujo de conocimiento, permitiendo a los integrantes trabajar sin moverse de su ubicación.
  • Revoluciona el concepto de oficina, permitiendo el trabajo en equipo eficiente frente a una computadora.

Relación entre DSS, EIS y GDSS

Estos tres tipos de sistemas comparten el objetivo de apoyar el proceso de toma de decisiones, aunque con características diferentes.

Para pasar de un DSS a un GDSS se requiere:

  1. Capacidad de comunicación y despliegue de información.
  2. Mejorar la base de modelos para permitir el consenso (votaciones, rangos, etc.).
  3. Mejorar las instalaciones físicas.
  4. Incrementar la preparación del sistema antes de su uso.

Los GDSS se relacionan con los EIS (Sistemas de Información Ejecutiva) en que los EIS presentan información útil para la toma de decisiones que puede ser visualizada en una junta utilizando un GDSS.