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Optimización del Proceso de Compras en la Empresa
Proceso de Compras
Las palabras clave son coste, calidad y plazos. Los pasos del proceso de compra son los siguientes:
Planificación de Compras
Realizar un estudio anticipado de las necesidades para estar preparados antes de que surjan.
Análisis de las Necesidades
El departamento de compras recibe de los distintos usuarios internos los boletines de solicitud de materiales, priorizándolos según su importancia.
Solicitud de Ofertas y Presupuestos
Es un paso obligado, ya que sirve para evitar tomar decisiones que pueden afectar a la economía de la empresa.
Evaluación de las Ofertas Recibidas
Una vez recibidas las ofertas, hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas para que la decisión final resulte más fiable.
Selección de Proveedor
Se comparan factores durante la fase de selección, como el precio, la calidad, las condiciones y las garantías del proveedor.
Negociación de las Condiciones
Se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables, como la cantidad mínima y máxima de venta establecida por el proveedor, la forma de pago o el embalaje.
Solicitud del Pedido
Cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo, se debe formalizar el documento que comprometerá a ambas partes.
Seguimiento del Pedido y los Acuerdos
El seguimiento se realiza para verificar que se ha recibido todo el material solicitado, que se corresponde con las características detalladas en el pedido y que se ha suministrado a tiempo.
Tipos de Compra
Compras Especiales
Tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso, como un ordenador. La inversión es grande y la decisión se consulta con los usuarios del bien.
Compras Anticipadas
Se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. El comprador se anticipa cuando conoce que necesitará el producto o cuando, por ejemplo, prevé una fuerte subida de precios.
Compras Estacionales
Compras que se hacen para productos de temporada. Su finalidad es atender la demanda estacional de artículos, comparándola con la del año anterior.
Compras Rutinarias
Se hacen en pequeñas cantidades con entrega diaria. Su característica es atender las necesidades del día a día con una inversión de bajo riesgo. Se utilizan para hacer frente a la demanda de artículos de consumo constante.
Compras de Oportunidad
Tienen lugar cuando existe la ocasión de comprar a precios muy bajos. La inversión supone un riesgo, pero si el resultado es positivo dará un beneficio extra. Se originan cuando el fabricante está saturado de ciertas mercancías o necesita dinero inmediatamente.
Compras de Urgencia
No suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes, como puede ser la falta de existencias de unos materiales concretos. Se realizan de forma rápida y no se comparan presupuestos. Se invierten pequeñas cantidades y no se pierde mucho dinero.
El Personal de Compras
Las necesidades y el tamaño de la empresa son factores muy importantes a la hora de establecer los recursos humanos necesarios en el departamento de compras.
Jefe de Compras
Es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Sus funciones son: fijar objetivos a conseguir en cada periodo, organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente, recibir los boletines de solicitud de material, comunicar las compras realizadas, transferir al departamento de administración los documentos para su tramitación e informar sobre los cambios que pueden afectar a la calidad y precios, además de controlar a los proveedores.
Compradores
Son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa y dependen del jefe de compras. Su función es conseguir operaciones rentables y ser eficaces a la hora de negociar.
Stocks o Existencias
Son el conjunto de materiales y mercancías que tiene la empresa almacenados a la espera de su utilización. Los bienes que forman las existencias o stocks son:
Mercaderías: Artículos o géneros adquiridos por la empresa y que están almacenados hasta el día de su venta.
Materias Primas: Materiales que se utilizan en la empresa para fabricar otros productos.
Otros Aprovisionamientos
Elementos y Conjuntos Incorporables: Productos fabricados fuera de la empresa que se incorporan a otros productos.
Combustibles: Facilitan el proceso productivo.
Repuestos y Piezas de Recambio
Materiales Diversos
Embalajes, Cubiertas o Envolturas: Para contener, proteger o guardar productos.
Envases, Recipientes o Vasijas: Para contener, proteger o guardar otros productos.
Material de Oficina: Como pedidos, albaranes, etc.
Tipos de Productos
En Curso: Se encuentran en proceso de fabricación o transformación.
Semiterminados: Han pasado por todo el proceso de fabricación, pero no están preparados para la venta, ya que falta incorporarles algún elemento.
Terminados: Han concluido todo el proceso de fabricación, incluso con las incorporaciones necesarias, y están almacenados hasta el día en que se transporten al punto de venta.