Fedatarios Públicos en España: Funciones y Competencias

A) Secretarios Judiciales

Los secretarios judiciales son funcionarios públicos dependientes del Ministerio de Justicia, que ejercen sus funciones con carácter de autoridad, con sujeción al principio de legalidad e imparcialidad y, en todo caso, al de autonomía e independencia en el ejercicio de la fe pública judicial.

Los secretarios judiciales tienen como competencia exclusiva y plena el ejercicio de la fe pública judicial. Para el desarrollo de esta función, dejarán constancia de la realización de actos procesales en el tribunal o ante este y de la producción de hechos con trascendencia procesal mediante las oportunas actas y diligencias.

Además, cumplirán y velarán por el cumplimiento de todas las decisiones que adopten los jueces o tribunales en el ámbito de sus competencias.

B) Notarios

El notario es un profesional jurídico del que emanan documentos públicos en los que se da fe en determinados extremos. Éstos son funcionarios y profesionales del Derecho. Acceden a este puesto a través de oposiciones públicas, sin embargo, no cobran del presupuesto público, sino que sus honorarios son pagados por sus clientes, de acuerdo con unos aranceles públicos aprobados por el Ministerio, asumiendo el coste de su propia actividad.

Tienen dos funciones importantes:

  • Como funcionarios, ejercen la fe pública notarial, que implica la exactitud de los hechos, y la autenticidad y fuerza probatoria de las declaraciones de voluntad de las partes.
  • Como profesionales del Derecho, tienen la misión de asesorar a quienes reclaman su trabajo y aconsejarles los medios jurídicos más adecuados para el logro de los fines lícitos que aquellos se proponen alcanzar.

Los notarios dependen directamente de la Dirección General de los Registros y del Notariado, órgano adscrito al Ministerio de Justicia.

Son documentos públicos notariales las escrituras públicas, las pólizas intervenidas, las actas y, en general, todo documento que autorice un notario, bien en original, en certificado, copia o testimonio.

C) Registradores

Los registradores son funcionarios públicos y profesionales del Derecho cuya función es controlar la legalidad y autorización de los documentos que se presenten en el correspondiente registro.

Funciones Generales de los Fedatarios

A) Redactar el documento público conforme a la voluntad común de los otorgantes, que deberá tener un estilo claro y preciso.

B) La autorización o intervención del documento público implica el deber de dar fe de la identidad de los otorgantes, de que están capacitados y legitimados, de que el consentimiento ha sido libremente prestado y de que el otorgamiento se adecúa a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los otorgantes e intervinientes.

Registros Oficiales de las Administraciones Públicas en España

En España existen distintos tipos de registros, al frente de cada uno hay un registrador. Su función es controlar la legalidad de los documentos autorizados por los notarios, expedidos por los jueces y las autoridades administrativas o suscritos por los particulares. Solo cuando el documento sea válido puede inscribirse, y garantizarse, por tanto, el derecho.

El registrador tiene la obligación de informar sobre el contenido de sus asientos a cualquier persona interesada en el mismo.

1. Registro Mercantil

El Registro Mercantil depende del Ministerio de Justicia (a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado), se localiza en las capitales de provincia y en las poblaciones donde se necesite, y en Madrid se establecerá además un Registro Mercantil Central, de carácter meramente informativo.

El Registro Mercantil tiene por objeto:

  • La inscripción de los empresarios (individuales, sociedades mercantiles, otras), actos y contratos relativos a los mismos determinados por la ley.
  • La legalización de los libros de los empresarios, el nombramiento de auditores de cuentas, y el depósito y publicidad de las cuentas anuales.
  • La centralización y publicación de la información registral, que será llevada a cabo por el Registro Mercantil Central.
  • La centralización y la publicación de la información de resoluciones concursales.

La inscripción en el Registro Mercantil tiene carácter obligatorio salvo para los empresarios individuales, que es potestativo (salvo emprendedor con responsabilidad limitada). Este no podrá pedir la inscripción de ningún documento en el Registro Mercantil ni aprovecharse de sus efectos legales, ya que se establece que para inscribir actos o contratos relativos a un sujeto será precisa la previa inscripción del mismo.

La inscripción se practicará en virtud de documento público.

Los registradores calificarán bajo su responsabilidad la legalidad de los documentos de toda clase en cuya virtud se solicita la inscripción, así como la capacidad y legitimación de los que los otorguen o suscriban y la validez de su contenido, por lo que resulta de ellos y de los asientos del Registro.

El Registro Mercantil es público, se realizará la publicidad mediante certificación, por medio de nota informativa de todos o alguno de los datos contenidos en el asiento o a través del Boletín Oficial del Registro Mercantil.

El plazo máximo para inscribir el documento será de quince días contados desde la fecha del asiento de presentación. Practicado el asiento en el Registro Mercantil, se comunicarán sus datos esenciales al Registro Central y será objeto de publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

El Registro se llevará por el sistema de hoja personal:

1.- En la hoja abierta a las sociedades mercantiles se inscribirá el acto constitutivo y sus modificaciones. La rescisión, disolución, transformación, fusión o escisión de la entidad, la creación de sucursales, el nombramiento y cese de administradores, liquidadores y auditores, los poderes generales, la emisión de obligaciones u otros valores negociables y cualesquiera otras circunstancias que determinen las leyes o el Reglamento.

2.- En la hoja abierta a cada empresario individual se inscribirán los datos identificativos del mismo, así como su nombre comercial y, en su caso, el rótulo de su establecimiento, la sede de este y de las sucursales, si las tuviere, el objeto de su empresa, la fecha de comienzo de las operaciones, los poderes generales que otorgue, el consentimiento, las capitulaciones matrimoniales, así como las sentencias firmes en materia de separación o divorcio, y los demás extremos que establezcan las leyes o el Reglamento.

2. Registro de la Propiedad

El Registro de la Propiedad tiene por objeto la inscripción o anotación de los actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales, así como otras cargas o gravámenes que recaigan sobre los bienes inmuebles.

A cargo de cada Registro de la Propiedad se sitúa un registrador (funcionario público) que es el responsable del buen funcionamiento del mismo. Los Registros de la Propiedad dependen del Ministerio de Justicia bajo la supervisión de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Las inscripciones o anotaciones se harán en el Registro en cuya circunscripción territorial radiquen los inmuebles. Para inscribir un título se exige que este sea público (documentos notariales, judiciales o administrativos), aunque excepcionalmente se admiten documentos privados.

La inscripción de los títulos en el Registro puede solicitarse:

a) Por el que adquiere el derecho.

b) Por el que lo transmite.

c) Por quien tenga interés en asegurar el derecho que se deba inscribir.

d) Por quien tenga la representación de cualquiera de ellos.

La inscripción de los documentos determina su existencia y que pertenecen a su titular, además producen seguridad jurídica, ya que son medios de prueba. Por estos motivos, aunque la inscripción del título no sea obligatoria, ésta confiere una serie de derechos a las personas que figuran como poseedoras de los mismos.

Para tener la inscripción hay que presentar el documento en el registro, lo que se puede hacer por vía telemática, en persona, por correo o por fax (en este caso con envío posterior del documento en un plazo de 10 días). El plazo máximo para inscribir el título por el registrador será de 15 días contados desde la fecha desde su presentación.

3. Registro Civil

El Registro Civil es una base de datos de toda la población española que recoge su filiación, árbol genealógico, fechas de nacimiento y defunción, así como los diferentes estados que puede tener en sus estados civiles (matrimonios, hijos, divorcios y separaciones). Es decir, no deja de ser un registro público de datos relativos a las personas que van a tener posterior trascendencia a lo largo de toda su vida.

¿Cómo se organiza el Registro Civil?

Institucionalmente el Registro Civil es único, existiendo un Registro Civil Central.

El Registro Civil está integrado por:

a) Los Registros Municipales a cargo del Juez de 1ª Instancia, asistido del Secretario Judicial. Los Registros Civiles Municipales Principales son 431.

b) Los Jueces de Paz, actuando asimismo como Registros Civiles Municipales Delegados. En la actualidad existen 7.667.

c) Los Registros Consulares, a cargo de los Cónsules de España en el extranjero y por el Registro Civil Central. En la actualidad existen 177.

Actos inscribibles en el Registro Civil

Tienen acceso al Registro Civil los hechos y actos que se refieren a la identidad, estado civil y demás circunstancias de la persona. Son, por tanto, actos inscribibles de manera obligatoria:

  1. El nacimiento.
  2. La filiación.
  3. El nombre y los apellidos y sus cambios.
  4. El sexo y el cambio de sexo.
  5. La nacionalidad y la vecindad civil.
  6. La emancipación y el beneficio de la mayor edad.
  7. El matrimonio. La separación, nulidad y divorcio.
  8. El régimen económico matrimonial legal o pactado.
  9. Las relaciones paterno-filiales y sus modificaciones.
  10. La modificación judicial de la capacidad de las personas, así como la que derive.
  11. La declaración de concurso de las personas físicas.
  12. La tutela, la curatela y demás representaciones legales y sus modificaciones.
  13. Los actos relativos a la constitución y régimen del patrimonio protegido de las personas con discapacidad.
  14. La autotutela y los apoderamientos preventivos.
  15. Las declaraciones de ausencia y fallecimiento.
  16. La defunción.

El Registro Civil se articula mediante derechos y deberes de la población. Como derechos, tenemos el derecho de inscripción con nombre y apellidos, filiación y todos aquellos actos que son inscribibles y, como deberes, en simultáneo estamos obligados a practicar las inscripciones correspondientes obligatorias.

Para inscribir un acto, recurriremos a actas, certificados, testimonios o cualquier otro documento válido para el acto inscribible, como puede ser un certificado matrimonial extranjero o un certificado médico de nacimiento.

La Fe Pública y la Eficacia: el Principal Activo del Registro Civil

El Registro Civil aporta la garantía, seguridad o refuerzo jurídico que una situación adquiere al ser inscrita. Así se convierte en verdad oficial, salvo prueba en contra, de exactitud registral. La inscripción registral es la prueba legal y única admisible de los datos que “da fe” el Registro Civil.

La publicidad se realiza:
  • Por manifestación y examen de los libros, previa autorización de su encargado.
  • Por certificación de los asientos.

Esto se traduce básicamente en que yo soy “Juan Español, nacido el 01/01/1960 y casado con Manola Española” porque existe un Registro Civil que así consta y que me dota de la identidad civil y de la fuerza jurídica necesaria para mi existencia, mi edad o mis relaciones conyugales de pleno derecho frente a terceros.

Destacar en simultáneo que el Registro Civil tiene el monopolio de la prueba, entendiendo este monopolio como la única institución que certifica la veracidad de los datos inscritos en el derecho de la persona y familia. A partir del Registro Civil, pivotan el resto de Registros Oficiales como son los padrones municipales, Seguridad Social, Hacienda e incluso el DNI.

4. Registro de Bienes Muebles

El Registro de los Bienes Muebles es un registro en el que se inscriben bienes muebles y determinados hechos, actos, contratos o resoluciones judiciales o administrativas relativas a los mismos. En él se inscriben la propiedad y los gravámenes sobre bienes muebles.

Se presentarán todos los documentos cuyo objeto esté comprendido dentro de las secciones en la que está dividido dicho Registro por la naturaleza del bien, y que son:

1.- Sección de Buques y Aeronaves. En cuanto a esta sección cabe destacar que es el único Registro competente para la inscripción de éstos.

2.- Sección de Automóviles y otros Vehículos de Motor. Es la sección donde se inscriben las ventas a plazos, leasing, renting y cualesquiera contratos, anotaciones de embargo y demás gravámenes sobre automóviles y vehículos de motor. La competencia registral, como regla general, estará determinada por el domicilio del comprador, arrendatario, deudor, etc.

3.- Sección de Maquinaria industrial, establecimientos mercantiles y bienes de equipo. Aquí se inscribirán las hipotecas mobiliarias sobre maquinaria industrial o establecimientos mercantiles, así como las anotaciones de embargo y demás gravámenes. A efectos de competencia registral, serán objeto de inscripción en este Registro los establecimientos mercantiles y maquinaria industrial, cuando el inmueble en que estén instaladas sea de Madrid y su provincia. (Art. 69 – 1º Ley de Hipoteca Mobiliaria y Prenda sin Desplazamiento).

4.- Sección de garantías reales. En ella se inscriben las hipotecas mobiliarias sobre derechos de propiedad industrial e intelectual. Al igual que en la sección primera (1), cabe destacar que este Registro Provincial de Bienes Muebles de Madrid, es el único Registro competente, previa inmatriculación en su Registro especial, para la inscripción de hipotecas mobiliarias sobre derechos de propiedad industrial (comprende las invenciones, patentes, marcas, dibujos y modelos industriales), y sobre derechos de propiedad intelectual (tales como los derechos de producción de películas, obras musicales, fotografía, etc.).

5.- Sección de otros bienes muebles registrables. Serán susceptibles de prenda sin desplazamiento las colecciones de valor artístico e histórico (cuadros, esculturas, libros); los derechos de crédito, incluso los créditos futuros y demás derechos que correspondan a los titulares de contratos, licencias, concesiones o subvenciones de carácter administrativo susceptibles de transmisión. La competencia registral, como regla general, estará determinada por el domicilio del pignorante, que en este caso deberá ser de Madrid o su provincia. (Art. 70 – 4º Ley de Hipoteca Mobiliaria y Prenda sin Desplazamiento).

6.- Sección del Registro de Condiciones Generales. En ella se depositan las condiciones generales y se inscriben las sentencias judiciales sobre determinadas cláusulas declaradas nulas, anotaciones preventivas, etc., siendo competente este Registro cuando el domicilio social o profesional del predisponente, o en su defecto al del establecimiento principal desde donde se dirija, sea de Madrid y su provincia.

5. Registro de la Propiedad Industrial: Oficina Española de Patentes y Marcas

La propiedad industrial está formada por:

  • Diseños industriales. Hacen referencia a la apariencia externa de los productos.
  • Marcas y nombres comerciales. Se les conoce como signos distintivos, ya que consiguen diferenciar dentro del mercado unos productos o servicios de otros.
  • Patentes de invención y modelos de utilidad. Son procedimientos para la producción con fines industriales.
  • Topografías de semiconductores. Son los distintos elementos que componen un circuito.

Para que los dueños de cualquiera de los elementos que componen la propiedad industrial tengan reconocidos sus derechos se procede a registrarlos en la Oficina Española de Patentes y Marcas.