Administración de Recursos Humanos: Guía completa

Aspectos Clave de la Gestión de RRHH

Planificación de Recursos Humanos

Para alcanzar objetivos organizacionales, se necesita personal adecuado y suficiente. La planificación de RRHH es crucial para asegurar que cada puesto tenga el personal calificado.

Una planificación eficaz permite a la empresa proveer el personal justo y necesario. Es un proceso de anticipación y prevención del movimiento de personal (interno, externo).

El objetivo es usar los recursos humanos con la máxima eficacia, donde y cuando se necesite, para lograr las metas organizacionales. La planificación de RRHH y la planificación estratégica deben ir de la mano.

Una planificación exitosa de RRHH aumenta la capacidad organizacional para adaptarse y cambiar, buscando una ventaja competitiva sostenible.

Análisis y Diseño de Puestos

El análisis del trabajo es una herramienta útil que conecta otras funciones de la administración de RRHH, como reclutamiento, selección, evaluación del desempeño, capacitación, desarrollo y administración de sueldos y salarios.

El análisis de puestos consiste en obtener información sobre los puestos para definir sus deberes, tareas y actividades. El resultado es una descripción de las actividades de cada puesto, usada por los gerentes de RRHH para desarrollar descripciones y especificaciones del puesto.

Reclutamiento y Selección

El reclutamiento y la selección de personal son fundamentales en la gestión de RRHH. Su objetivo es encontrar personal idóneo y calificado para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

El reclutamiento busca personal calificado y lo orienta a trabajar en la empresa. Informa a los candidatos sobre las aptitudes necesarias para el puesto y las oportunidades profesionales que ofrece la organización. El proceso comienza con la búsqueda y termina con la recepción de solicitudes.

El reclutamiento puede ser interno (promoción de empleados) o externo, dependiendo de la disponibilidad de personal, las políticas de la empresa y las habilidades requeridas para cubrir la vacante.

Evaluación y Revisión del Desempeño

La evaluación del desempeño es crucial en la gestión de RRHH para evaluar diversos factores:

Mejora del desempeño mediante retroalimentación.
Políticas de compensación: Determinar quién merece aumentos.
Decisiones de ubicación: Promociones, transferencias y despidos basados en el desempeño.
Necesidades de capacitación y desarrollo: Identificar áreas de mejora o potencial desaprovechado.
Imprecisión de la información: Detectar errores en el análisis de puestos, planes de RRHH o cualquier otro aspecto del sistema de información del departamento de personal.

Administración de Sueldos y Salarios

La administración de sueldos y salarios es muy importante en la gestión de RRHH, ya que representa una recompensa tangible por los servicios prestados, un reconocimiento y un impacto en la calidad de vida.

Los empleados buscan sistemas de compensación justos y proporcionales a sus habilidades y expectativas. Una correcta administración de sueldos y salarios motiva el desempeño del trabajador.

Políticas de Recursos Humanos

Ejes de una Buena Política de RRHH

Las políticas de RRHH deben orientarse al logro de objetivos y al desempeño de las funciones de personal. Actúan como reglas para asegurar que las funciones se desempeñen según lo deseado.

Responden a preguntas de los empleados, evitando que deban consultar a sus supervisores. Para ser efectivas, las políticas deben ser:

Estables, evitando cambios bruscos.
Consistentes en su aplicación.
Flexibles, permitiendo excepciones justificadas.
Susceptibles de corrección y mejora.
Claras y aplicables a todos los departamentos y empleados.

Técnicas de Administración de RRHH

Técnicas en el Ambiente Externo

Investigación de mercado laboral
Reclutamiento y selección
Relaciones con sindicatos
Investigación de salarios y beneficios
Relaciones con instituciones de formación profesional
Legislación laboral

Técnicas en el Ambiente Interno

Análisis y descripción de cargos
Evaluación de cargos
Capacitación
Evaluación del desempeño
Plan de carrera
Plan de beneficios sociales
Política salarial

Incentivos y Contribuciones

La interacción entre personas y organizaciones se basa en el intercambio de incentivos (pagos de la organización a los trabajadores) y contribuciones (pagos de los trabajadores a la organización).

El equilibrio entre incentivos y contribuciones es clave para la estabilidad organizacional. Los trabajadores seguirán en la organización si los incentivos son iguales o mayores a sus contribuciones. La organización será solvente si las contribuciones son suficientes para proporcionar incentivos.

Cultura Organizacional

Importancia de la Cultura Organizacional

La cultura organizacional (también llamada cultura institucional, administrativa, corporativa o empresarial) es el conjunto de valores, creencias y actitudes de una organización.

Una cultura fuerte implica un convencimiento compartido de los valores organizacionales. Una cultura débil presenta poca convicción y un control basado en procedimientos exhaustivos.

Una cultura organizacional bien definida facilita la integración del personal nuevo, la atracción de talento y la alineación con los objetivos del negocio.

Se manifiesta en:

Cómo la organización realiza sus actividades y trata a empleados, clientes y comunidad.
El grado de autonomía y libertad en la toma de decisiones.
El ejercicio del poder y el flujo de información.
El compromiso de los empleados con los objetivos colectivos.

Características de la Cultura Organizacional

Tolerancia al riesgo
Control
Identidad e integración
Sistema de incentivos
Tolerancia al conflicto
Modelo de comunicación

Diversos Estrados de la Cultura Organizacional

Artefactos (1): Tecnología, locales, productos y servicios.
Patrones de comportamiento (2): Procesos de trabajo, normas y reglamentos.
Valores y creencias (3): Lo que las personas dicen o hacen cotidianamente, filosofía, estrategias, objetivos, prejuicios básicos, creencias inconsistentes, percepciones y sentimientos, concepción de la naturaleza humana, prejuicios predominantes.

Clima Organizacional

Clima Organizacional vs. Cultura Organizacional

El clima organizacional son las percepciones de los trabajadores sobre las estructuras y procesos laborales. Influye en el desarrollo de las actividades de la organización. La cultura precede al clima y actúa como su base; la cultura es más constante, mientras que el clima es más variable.

Características del Clima Organizacional

Litwin y Stinger proponen nueve dimensiones:

Estructura
Responsabilidad (empowerment)
Recompensas
Desafío
Relaciones
Cooperación
Estándares de rendimiento
Conflictos
Identidad

Efectos del Clima Organizacional

El clima organizacional afecta positivamente o negativamente las interacciones entre los miembros de una organización. Influye en el grado de seguridad o inseguridad para expresar sentimientos, el respeto en la comunicación, la productividad, la satisfacción, la rotación, el nivel de tensión, etc.

El análisis del clima organizacional considera:

Ambiente físico
Características estructurales
Ambiente social
Características personales

Evaluación del Desempeño

Principios de la Evaluación del Desempeño

Unida al desarrollo de las personas.
Estándares basados en información relevante del puesto.
Objetivos claramente definidos.
Compromiso y participación activa de todos los trabajadores.
El supervisor como consejero para mejoras.

Indicadores Estratégicos vs. Indicadores de Gestión

Los indicadores estratégicos miden el cumplimiento de objetivos y políticas empresariales, impactando directamente en las estrategias de la organización. Los indicadores de gestión miden el logro de procesos y actividades.

Ventajas de la Evaluación del Desempeño

Mejora del desempeño mediante retroalimentación.
Información para políticas de compensación.
Información para decisiones de ubicación (promociones, transferencias, despidos).
Identificación de necesidades de capacitación y desarrollo.
Detección de imprecisiones en la información sobre el análisis de puestos, planes de RRHH, etc.
Detección de errores en el diseño de puestos.
Identificación de desafíos externos que afectan el desempeño.

Elementos Comunes a Todos los Enfoques de Evaluación del Desempeño

Estándares de desempeño
Mediciones del desempeño

Las mediciones subjetivas pueden conducir a distorsiones (prejuicios personales, efecto de acontecimientos recientes, tendencia a la medición central, efecto de halo, interferencia de razones subconscientes).

Métodos de Evaluación Basados en el Desempeño Futuro

Autoevaluaciones
Administración por objetivos
Evaluaciones psicológicas

Métodos de los Centros de Evaluación

Evaluación por parte de los superiores
Autoevaluación
Evaluación por parte de los iguales
Evaluación por parte de los subordinados
Evaluación por parte de los clientes
Evaluación 360°
Seguimiento informático

Recomendaciones para la Evaluación del Desempeño

Preparación de la entrevista: preguntas específicas, lugar neutral.
Introducción de la entrevista: romper el hielo, objetivos claros, tiempo definido.
Desarrollo de la entrevista: diálogo sobre el desempeño, factores clave (calidad y cantidad de trabajo, conocimiento del puesto, iniciativa, planificación, relaciones interpersonales).

Organización de Recursos Humanos

Ubicación del Área de Recursos Humanos

La estructura funcional de la empresa se relaciona con los mercados con los que interactúa. Un organigrama básico incluye cinco funciones: comercial, financiera, producción/técnica, aprovisionamiento y recursos humanos.

Cada departamento tiene funciones específicas y se relaciona con diferentes mercados. El departamento de RRHH se relaciona con el mercado laboral.

El Departamento de Recursos Humanos

El departamento de RRHH ha evolucionado significativamente. Su trabajo se basa en la negociación y relación con la parte laboral. Esto lo convierte en un área con alta remuneración y rotación, debido a la gran presión.

Las funciones principales son:

Conocimiento de la normativa laboral.
Flexibilidad y firmeza en las relaciones con la empresa y los trabajadores.

Composición del Departamento de Recursos Humanos

Reclutamiento de Personal
Selección
Diseño, Descripción y análisis de cargos
Evaluación del desempeño humano
Compensación
Beneficios Sociales
Higiene y seguridad en el trabajo
Entrenamiento y desarrollo del personal
Relaciones Laborales
Desarrollo Organizacional
Base de datos y Sistemas de información
Auditoría de RH

Organización de Recursos Humanos: Metodología

La organización de RRHH debe definirse en función de los ciclos de operación (o equipos de trabajo) y los segmentos de negocios. Esto permite establecer roles y responsabilidades para la ejecución de las actividades.

Para cada puesto se debe detallar:

Función, área o departamento.
Actividades.
Tareas.
Responsabilidades.
Nivel de conocimientos técnicos.
Importancia de las actividades.

Finalmente, se cuantifica el número de trabajadores necesarios y la estructura de la plantilla.

Estrategia y Estructura de la Organización

Diseño de las Organizaciones

El diseño organizacional implica elegir una estructura que ayude a la empresa a alcanzar sus objetivos de forma efectiva.

Organización Burocrática

Las empresas con estrategia defensiva suelen adoptar una estructura burocrática (piramidal, jerárquica, con muchos niveles de dirección, control de arriba hacia abajo).

Organización Plana

Las empresas con estrategia exploradora suelen adoptar una estructura plana (pocos niveles de dirección, descentralizada, alta participación de los empleados en las decisiones).

Estructura Matricial

Asigna especialistas de departamentos funcionales a proyectos, dirigidos por un administrador de proyectos. Los empleados tienen al menos dos jefes.

Estructura de Redes

Organización centralizada pequeña que depende de otras organizaciones para la producción, distribución, marketing, etc., sobre bases contractuales. Alta flexibilidad, pero menor control sobre las operaciones.

Estructuras de Equipo de Trabajo

Estructura temporal para actividades específicas y complejas, con personal de diversas unidades. Se disuelve al alcanzar los objetivos.

Organizaciones sin Fronteras

Crea relaciones con consumidores, proveedores y competidores, compartiendo recursos para obtener beneficios mutuos o fomentar la cooperación. Alta flexibilidad y apertura al cambio.

Fidelización y Retención del Talento Humano

Elementos Básicos para Motivar a los Empleados

Seguridad
Variedad
Importancia o reconocimiento
Sentimiento de pertenencia
Crecimiento personal y profesional
Contribución

Recomendaciones para Retener al Personal

Ofrecer espacio para crecer
Brindar nuevas herramientas (cursos, eventos)
Mantener una buena comunicación
Expresar reconocimiento (económico y no económico)
Ser flexibles

Normas para Administrar los Recursos Humanos

Igualdad de Oportunidades y Entorno Legal

El cumplimiento de la legislación es fundamental. La Ley N° 28983 de igualdad de oportunidades laborales establece el marco para garantizar la igualdad entre hombres y mujeres, impidiendo la discriminación en todas las esferas de la vida.

Conocer las Limitaciones de los Departamentos de Recursos Humanos

El departamento de RRHH tiene importantes responsabilidades, pero no siempre puede resolver problemas causados por malas decisiones de los directivos. Por ejemplo, no puede deshacer un despido injusto.

Casos

Despedir a un trabajador requiere argumentos sólidos y ajustarse a la normativa.
Dar información sobre el antecedente de un trabajador requiere autorización y cuidado para evitar la violación de la privacidad.

Ascensos

Los ascensos justos y acertados son importantes para la motivación, pero pueden causar problemas (resentimientos, discriminación). Un sistema de ascensos por concurso-oposición es una opción más justa.

Transferencias

Las transferencias tienen varios propósitos: adquirir experiencia, ocupar puestos vacantes, mantener abiertos los canales de ascenso, mantener a las personas interesadas.

Mentoring

El mentoring es una relación a largo plazo donde un mentor comparte su experiencia y conocimiento con un mentorado para contribuir a su desarrollo profesional. Beneficia al mentor, al mentorado y a la organización.

Counseling

El counseling empresarial ayuda a los gerentes a identificar, afrontar y resolver problemas de desempeño originados en situaciones personales o familiares. Promueve ambientes de trabajo productivos donde la vida privada y laboral no interfieren negativamente.

Coaching

El coaching ejecutivo acompaña a ejecutivos y gerentes para desarrollar sus potencialidades y conocimientos, logrando un cambio sostenido en su comportamiento y mejorando su calidad de vida personal y profesional. Contribuye a la gestión del cambio y al desarrollo de equipos de alto rendimiento.

Reclutamiento de Personal

Investigación Interna de las Necesidades

Identifica las necesidades de la organización en recursos humanos a corto, mediano y largo plazo, a nivel integral.

Planeación de Personal

Proceso de decisión sobre los recursos humanos necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales en un tiempo determinado. Puede involucrar diversos modelos (demanda estimada de producto o servicio, segmento de puestos, gráfica de reemplazo, flujo de personal, modelo de planeación integrada).

Investigación Externa del Mercado

Investiga el mercado de RRHH para segmentarlo y facilitar su análisis. Identifica la fuente de reclutamiento (ej: ejecutivos, supervisores, mano de obra especializada, etc.) y las fuentes de reclutamiento (empresa, otras empresas, escuelas, universidades, etc.).

Medios de Reclutamiento

Los medios de reclutamiento deben dirigirse a las fuentes de recursos humanos identificadas. Ejemplos: archivos de candidatos, recomendaciones de empleados, anuncios, contactos con sindicatos, universidades, ferias de empleo, convenios con otras empresas, reclutamiento online.

Reclutamiento Interno

Llena vacantes mediante el reacomodo de empleados (promociones, transferencias con promoción). Puede implicar transferencias de personal, promociones, transferencias con promoción, programas de desarrollo personal y planes de carrera.

Reclutamiento Externo

Llena vacantes con candidatos externos mediante diversas técnicas de reclutamiento.

Selección de Personal

Concepto de Selección de Personal

La selección busca entre los candidatos reclutados a los más adecuados para los puestos vacantes, con el objetivo de mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño personal y la eficacia de la organización.

Selección como un Proceso de Comparación

Compara los requisitos del puesto vacante con el perfil de los candidatos. La primera variable se obtiene de la descripción y análisis del puesto; la segunda, de las técnicas de selección.

Selección como un Proceso de Decisión

El departamento de RRHH proporciona información a la unidad solicitante, que toma la decisión final sobre el candidato.

Etapas de la Entrevista de Selección

Preparación de la entrevista
Ambiente físico y psicológico
Desarrollo de la entrevista
Cierre de la entrevista
Evaluación del candidato

Pruebas de Exámenes de Conocimientos o de Habilidades

Instrumentos para evaluar objetivamente los conocimientos y habilidades adquiridos.

Tests Psicológicos

Pruebas para valorar el desarrollo mental, aptitudes, habilidades y conocimientos de las personas. Ofrecen una medida objetiva y estandarizada de los modelos de conducta.

Cuestiones Claves Relativas a la Formación

Mantener el Ritmo de Formación con el Ritmo de Cambio

Los empleados necesitan formación dirigida por los directivos para adaptarse a los cambios en equipos y tecnología. Las opciones informatizadas son un medio eficaz.

Formación en Clase vs. Formación en el Lugar de Trabajo

La formación en el lugar de trabajo puede ser más eficaz, pero puede obstaculizar los procesos y reducir la producción.

Formación a Escala Mundial

La consistencia en la calidad de productos o servicios es esencial para la supervivencia en mercados competitivos.

Formación Motivadora

La formación debe ser motivadora para que los empleados aprendan. Formatos entretenidos y competitivos pueden ser más eficaces.

Formación vs. Desarrollo

La formación se centra en habilidades concretas o en corregir deficiencias de rendimiento. El desarrollo se centra en las habilidades que la organización necesitará en el futuro.

Obstáculos a la Formación

¿La formación es la solución?
¿Son los objetivos claros y realistas?