Entrevista Preliminar con el Cliente (Prospectivo)

La entrevista preliminar es realizada por el socio de la firma de auditoría y el gerente general de la empresa. Durante esta, el gerente evalúa el nivel de conocimiento y la capacidad del auditor, mientras que el auditor recopila información sobre la empresa. Esta entrevista sirve como base para que ambas partes decidan si desean o no proceder con el trabajo de auditoría.

Esta entrevista es el punto de partida para la planeación del trabajo de auditoría que, según la NIA 300 (Planeación de Auditoría de Estados Financieros), implica identificar las áreas importantes de la auditoría y los problemas potenciales. Además, permite organizar el trabajo, asignar responsabilidades de manera efectiva y facilita la dirección y supervisión de la auditoría.

Aspectos Clave de la Entrevista Preliminar

1. Autoridad para Contratar la Auditoría

Es fundamental constatar que la persona que contrata la auditoría tenga la autoridad para comprometer a la empresa. Esta autoridad puede recaer en la junta directiva, los accionistas, el comité de auditoría, el gerente general o el presidente.

2. Objetivo de la Auditoría

Se debe identificar claramente el objetivo de la auditoría. Este puede ser un examen general de la entidad, la solicitud de un crédito, la aclaración de un fraude o el cumplimiento de obligaciones legales, entre otros. El objetivo influye en la naturaleza, la oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría.

3. Periodo a Auditar

Se debe determinar el periodo a auditar, es decir, los ejercicios económicos a evaluar. Además, el auditor indagará sobre la fecha de la última auditoría para determinar si existen periodos sin auditar que afecten el alcance del examen. Estos datos permiten estimar la duración y los honorarios del trabajo.

4. Uso de Confirmaciones

Es necesario aclarar a la empresa que será necesario el uso de confirmaciones. Se debe conocer si serán admitidas por el cliente o si habrá que planificar pruebas alternativas.

5. Conocimiento del Sistema de Contabilidad

Se debe obtener conocimiento del sistema de contabilidad, incluyendo el tipo de programa contable empleado por la empresa. También se debe indagar sobre el flujo de información en los ciclos operativos de mayor importancia, como compras, cuentas por pagar, pagos, rentas, cuentas a cobrar y nómina, entre otros.

6. Lugar de la Auditoría

Se debe aclarar el lugar donde se efectuará la auditoría, es decir, el espacio físico dentro de las oficinas de la empresa donde se pueda ubicar el auditor con comodidad y privacidad.

7. Fecha de Inicio y Culminación

Se debe determinar la fecha de inicio y culminación del trabajo de auditoría. Para iniciar la auditoría, la empresa debe tener listos una serie de documentos. La fecha de finalización debe permitir a la entidad cumplir con sus compromisos con terceros.

8. Necesidad de Especialistas

Se debe planificar la necesidad de especialistas, como expertos que evalúen inventarios, contingencias, problemas legales, entre otros asuntos. Los especialistas pueden ser contratados por la firma de auditoría o por el cliente.

Documentos Requeridos al Inicio de la Auditoría

Algunos de los documentos que la empresa debe tener listos al inicio son:

  • Estados financieros
  • Libros contables
  • Conciliación bancaria
  • Análisis de antigüedad de cuentas a cobrar
  • Listado de precio de inventarios
  • Relación de seguros
  • Detalle de depreciación
  • Análisis de cuenta de gasto e ingreso
  • Cédulas preparadas por el cliente, tales como: movimiento de propiedad, planta y equipo, detalle mensual de ventas, entre otras.

9. Número de Auditores

Se debe especificar el número de auditores que practicarán el trabajo. La cantidad y la categoría de los auditores que participarán en el trabajo serán decididas por el socio en función del tamaño del cliente, la rapidez con la que se debe entregar el informe y el nivel de colaboración por parte del cliente. El número de auditores puede variar a lo largo del trabajo. Los auditores asignados serán informados al cliente para que permita el acceso a las instalaciones e informaciones.

10. Visita a la Planta y Oficina

Se debe efectuar una visita a la planta y oficina de la entidad. El socio visualizará la distribución de las instalaciones de la empresa, observará el proceso productivo y los productos fabricados, y conocerá al personal clave de la entidad. Esto facilita la evaluación preliminar del control interno y la planificación de la toma física del inventario.

11. Revisión de Documentos Legales

Se deben revisar los documentos legales que permiten medir los compromisos legales de la empresa y su impacto en los estados financieros.

Los documentos que el auditor pide y revisa son:

  • Documento constitutivo y estado de la empresa
  • Contratos de compra y venta
  • Actas recientes de la asamblea de accionistas y asamblea de junta directiva

Evaluación de Antecedentes de la Entidad

Se debe evaluar los antecedentes de la entidad, obteniendo información sobre la empresa y la industria que facilitará la gerencia y será corroborada en fuentes externas. Estos datos son vitales para decidir si se acepta o no a un cliente.

Datos que el Auditor Investiga de la Empresa

  • Historia de la entidad
  • Ubicación geográfica
  • Línea de producto fabricado o comercializado
  • Posición en el mercado
  • Posición en el capital de trabajo
  • Reputación de los accionistas y directores
  • Existencia de partes relacionadas
  • Políticas de financiamiento
  • Cambios en la tecnología de información y procesos de negocio
  • Cambios recientes en la administración, fusiones y/o inversiones recientes

Aspectos a Evaluar de las Industrias

  • Condiciones económicas
  • Disposiciones gubernamentales
  • Cambios en tecnología
  • Prácticas o políticas contables más comunes
  • Condiciones de competencia
  • Tendencias y razones financieras
  • Cambios recientes en regulaciones, entre otros

Esta información será confirmada en fuentes externas tales como Internet, artículos de periódicos y revistas, publicaciones especializadas, entre otros. Cuanto más sólida sea la empresa y la industria, y cuanto mejor sea la reputación de la administración, menor será el riesgo de auditoría y, por lo tanto, menores serán las posibilidades de demandas legales contra el auditor.

Contacto con Auditores Anteriores

Debido a que la información que se recopila durante la auditoría es privada y confidencial, esta comunicación debe ser autorizada por el cliente. Si el cliente avala la entrevista, el auditor sucesor preguntará al predecesor las razones por las cuales se terminó la relación laboral con el cliente, su opinión sobre la integridad de la gerencia, la existencia de desacuerdos con la gerencia, recomendaciones sobre las partidas que contienen generalmente errores, su opinión sobre el grado de fortaleza del control interno, etc.

Si el auditor predecesor informa sobre desacuerdos o problemas graves con la gerencia, el auditor sucesor debe ser precavido con la aceptación del cliente. Asimismo, si el cliente se niega a aprobar la comunicación con el auditor predecesor, el auditor sucesor debe ser cauteloso en la aceptación del cliente.

Estudio del Control Interno

Se debe realizar una evaluación preliminar del control interno.

Discusión de Honorarios Profesionales

Se debe discutir el monto estimado de los honorarios profesionales, el cual podrá modificarse si se presentan circunstancias especiales.