CONCEPTO DE AUDITORÍA:

 La auditoría es un examen crítico, sistemático e imparcial, realizada por un experto ya sea interno o externo a la organización, para evaluar el área o empresa sometida a la auditoría y emitir una opinión acerca de su estado actual, con indicación de las observaciones que surjan e indicando las recomendaciones para introducir mejoras. Es un examen crítico de lo ya realizado, es sistemática por cuanto sigue un procedimiento ordenado y es imparcial u objetivo e independiente. La Auditoría de Recursos Humanos por su naturaleza cae en el ámbito de la auditoría de gestión y normalmente requiere de la conformación de un equipo de profesionales multidisciplinario.

LA AUDITORÍA DE RR.HH. ES EL ANÁLISIS DE LAS POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE PERSONAL DE UNA EMPRESA Y LA EVALUACIÓN DE SU FUNCIONAMIENTO ACTUAL, SEGUIDA DE SUGERENCIAS PARA MEJORAR.

BENEFICIOS QUE APORTA LA AUDITORÍA DE RR. HH. :

1.-Se identifican las contribuciones que hace el depto. de personal de la organización.
2.-Se mejora la imagen profesional del depto de personal al ser auditado por un ente independiente.
3.-Se alienta al administrador de personal a asumir mayor responsabilidad y a actuar en un nivel más alto de profesionalismo.
4.-Se establecen las responsabilidades y deberes del personal
5.-Se facilita la uniformidad de las prácticas y las políticas.
6.-Se detectan problemas latentes (conflictos)
7.-Se garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales
8.-Optimización del costo de personal
9.-Promueve los cambios necesarios.

La auditoría de recursos humanos, trasciende los límites del depto. de personal, por cuanto cruza a todas las unidades de la empresa. No obstante los aspectos relevantes a considerar son:

ØIdentificar a la persona responsable de cada actividad
ØDeterminar los objetivos postulados por cada actividad
ØVerificar las políticas y procedimientos que se utilizan para el logro de estos objetivos.
ØEfectuar muestreos de los registros del sistema de información sobre personal para determinar si se están aplicando adecuadamente las políticas y procedimientos
ØDetectar deficiencias
ØDesarrollar planes de acción como propuestas para introducir mejoras
ØEfectuar seguimiento.

CONTROL INTERNO DE RECURSOS HUMANOS:

El sistema de control interno del recurso humano está conformado por el sistema de organización de esta área de la empresa, todos los métodos y procedimientos empleados para lograr los siguientes objetivos:

ØAdecuada protección de los recursos conformados por el personal, considerado como un activo intangible valioso (capital humano).

ØObtención de información confiable y actualizada, de los sistemas de información y bases de datos del recurso humano.

ØEficiencia del recurso humano en la organización, a través de indicadores.

ØAdhesión a políticas, normas e instrucciones emanadas de la alta dirección en materia de recursos humanos.

Controles internos específicos del área de rr.hh.

1.- existencia y claridad de la misión, objetivos y políticas para la unidad de recursos humanos, a través de declaraciones escritas adecuadamente difundidas e internalizadas por el personal.

2.- existencia de organigrama maestro y complementario de la unidad de recursos humanos.

3.- métodos y procedimientos para el manejo y administración del recurso humano en la organización.Ø4. Existencia de criterios claros y escritos con relación a la contratación del rr.hh., la fijación de las remuneraciones, confección de liquidaciones y su pago, teniendo que estar todo ello debidamente autorizado. La segregación de funciones en esta área debe estar claramente establecida.

5.- se deben mantener expedientes de personal, con estrictas medidas de confidencialidad, debiendo contener para cada trabajador datos de carácter general (nombre, dirección, lugar de residencia, fecha nacimiento, estado civil, afiliación AFP, número de cargas familiares, Isapre, etc), así como datos de su perfil profesional(título, experiencia, referencias), personal (tipo de categoría profesional, sueldo inicial, cambios y movilidad dentro de la entidad) y académicos (expediente académico, certificados, perfeccionamiento, idiomas) relevantes.
esta tarea de adecuado registro del personal de la organización debe estar asignada a alguna persona con jerarquía superior en el departamento de rr.hh.

6.- Establecimiento de procedimientos para la revisión, con periodicidad (calendario) sobre aspectos de orden interno como :remuneraciones, vacaciones, ascensos y promociones, fechas y formas de pago (cumplimiento), horas extras, viáticos, capacitación y formación del personal, bonos e incentivos de producción, etc.

7.- Existencia de listados-resumen de nóminas por mes y trabajador, lo que facilita el control y la comparación de saldos entre periodos, y entre los datos reales y las cifras que se hayan presupuestado por los órganos directivos, permitiendo un más rápido análisis de las desviaciones.

8.-fijación de métodos razonables para la adecuada distribución de todos los gastos relacionados con los recursos humanos entre costos directos, indirectos y generales.

9.-conciliaciones en forma periódica entre cuentas bancarias y los pagos de nóminas.

10.-conciliación entre los sistemas de control de tiempo, con las horas pagadas.

11.- análisis de las causas de bajas temporales (índice de ausentismo laboral) y de bajas definitivas.

12.-adecuado cumplimiento con las normas laborales, tributarias, previsionales, de riesgos laborales.

13.-existencia de apoyo a través de expertos internos o externos en materiales y supervisión laboral complejos.

Proceso de la Auditoría de RR.HH.

1.- PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Incluye áreas a cubrir, recursos disponibles, tiempo, técnicas a aplicar.
2.- CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE AUDITORÍA
Debe ser multidisciplinario con inclusión de experto en recursos humanos.
3.- CONOCIMIENTO GENERAL DE LA ENTIDAD
Aun cuando la auditoría sea específica al personal, debe comprender un conocimiento de la empresa como totalidad en sus aspectos internos y externos.
4.- CONOCIMIENTO ESPECÍFICO DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS.
Segmentación del área de recursos humanos
5.- REVISIÓN DE LA CONTROL INTERNO RELATIVO A RR.HH.
6.- APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS (técnicas y herramientas de auditoría de recursos humanos)
7.- ANÁLISIS DE LAS SITUACIONES CRÍTICAS (causa -efecto)
8.- BÚSQUEDA DE SOLUCIONES ALTERNATIVAS
9.- PREPARACIÓN DEL INFORME con las observaciones y recomendaciones para introducir mejoras.
10.-SEGUIMIENTO.

Áreas principales a cubrir en la auditoría de rr.hh.

1.- Sistema de información sobre administración de recursos humanos:
1.1. Planes de recursos humanos
ØEstimación de ofertas y demandas
ØInventario de personal
ØPlanes de sustitución y reemplazo
1.2. Análisis de puestos
ØNiveles y estándares de puestos
ØDescripción de puestos
ØEspecificaciones de puestos
1.3. Compensaciones
ØNiveles de remuneraciones
ØTipo de remuneración : fija y/o variables
ØServicios al personal
1.4. Igualdad de oportunidades
ØComunicación de oportunidades
ØPromoción justa
ØIgualdad de normas

2.-Integración de personal y desarrollo

2.1. Reclutamiento
Fuentes de reclutamiento
Disponibilidad de posibles candidatos
Solicitudes y bancos de solicitudes
2.2. Selección
Proceso de selección
Seguimiento
2.3.capacitación y orientación
Programa de orientación-entrenamiento (inducción)
Objetivos y procedimientos de capacitación
Tasas de efectividad de capacitación
2.4.desarrollo del personal
Programas de desarrollo
Planes de promoción
Movimientos de reubicación

3. Control y evaluación
3.1.evaluación del desempeño
Estándares y mediciones del desempeño
Técnicas de evaluación del desempeño
Entrevista de evaluación
3.2.administración de las relaciones laborales
Administración del contrato
Valuación económica de contratos
Procedimientos para la resolución de conflictos
3.3 control del recurso humano
Comunicación de y a los empleados
Procedimientos disciplinarios
Procedimientos de cambio y desarrollo
3.4. Calidad del entorno
Potencial de conflicto
Círculos de calidad o equivalentes
Tasa de rotación
Grado de satisfacción, motivación

Instrumentos para efectuar la auditoría
Recopilación de antecedentes relativos a personal
Entrevista
Encuestas de opinión
Información externa
Investigación de recursos humanos

Informe de auditoria
Introduccion
Metodologia aplicada
Observaciones y recomendaciones
Conclusiones


Conocimiento general-antededentes

Escrituras de constitucion de la empresa
Organigrama
Descripcion de funciones y procedimientos
Memorias anuales
Reglamento interno
Planes y programas de desarrollo de personal
Sistemas de calificaciones o evaluacion desempeño
Proceso de selección
Acceso a archivos de personal
Nomina del personal con descricion de
Sistema de remuneraciones
Nombre – cargo que ocupan -antigüedad- edad- estudios- capacitacion