Etapas para la Automatización de Procesos

1. Establecimiento de la Dirección y Equipo Directivo

1. Contratar a un asesor externo:

Adecuado si no hay experiencia en automatización de procesos o si ningún bibliotecario tiene suficientes conocimientos. Puede ser muy caro, y existe el riesgo de que no conozcan el sistema bibliotecario o que el sistema no se ajuste a nuestras necesidades.

2. Constitución de un comité directivo:

Formado por directivos responsables, bibliotecarios con experiencia y formación, un informático y un consultor externo. Se comparte el trabajo y se implican todas las partes del proyecto. Requiere mucha dedicación y puede repercutir en las tareas cotidianas.

3. Designación de un responsable de biblioteca:

Apropiado para pequeñas bibliotecas. Debe estar bien formado en planificación de sistemas bibliotecarios, tener conocimientos informáticos, ser sistemático y decisivo. Tiene que llevar a cabo todas las funciones necesarias. Si bien conoce bien la biblioteca, debe ser capaz de elaborar el proyecto.

2. Estudio de Viabilidad

1. Análisis de la situación actual:

Determinar qué equipo se necesita, organizar las tareas, métodos y normas de trabajo. Se debe considerar la redistribución de los recursos humanos, la formación del personal y la estimación de costos. Se conoce la situación actual y se identifican los fallos para determinar la viabilidad de la automatización.

2. Objetivos generales de la automatización:

Creación de un registro bibliográfico único, agilización del proceso de catalogación, mejora en la recuperación de información y supresión de tareas rutinarias.

3. Estimación de recursos físicos y lógicos:

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4. Plan de acciones, cronograma y presupuesto estimado:

Definir el objetivo, las acciones concretas, los responsables, el tiempo y los recursos económicos necesarios.

3. Definición de Especificaciones

1. Especificaciones técnicas o funcionales:

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2. Especificaciones informáticas:

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4. Elección de una Alternativa

Tomar una decisión sobre el equipo físico y el sistema operativo. Se debe considerar la adquisición de un programa comercial, el desarrollo de un sistema propio o la conexión a una red de bibliotecas. Todo dependerá de la situación de la biblioteca (tipo, tamaño, coste, recursos informáticos, presupuesto…).

5. Implantación de la Solución Elegida

1. Implantación de programa comercial:

Instalación inmediata, fácil adaptación, mayor control del equipo, pero muy costoso e inflexible a las necesidades de la biblioteca. Se precisa la elaboración de un pliego de condiciones y la definición de criterios generales de evaluación.

2. Desarrollo de un sistema propio:

Requiere una infraestructura eficaz para aplicaciones informáticas, considerar el tiempo de dedicación y valorar los costes. Es adecuada para innovaciones y se adapta a los requisitos de la biblioteca, permitiendo controlar el sistema. Sin embargo, es muy caro (material, personal, costes indirectos) y puede haber problemas con la disponibilidad de personal bibliotecario para el desarrollo.

3. Conexión a una red de bibliotecas:

La biblioteca decide qué red le interesa (bases de datos, servicios…). Debe evaluar las condiciones bibliográficas, biblioteconómicas e informáticas, y conocer el coste del proyecto cooperativo. La inversión inicial no es tan cara, se requieren conocimientos mínimos de informática, es rápido y se puede participar en proyectos cooperativos. Sin embargo, existen altos costes en la utilización del sistema, se debe adaptar a otras bibliotecas y seguir normas que pueden no ajustarse completamente a las necesidades de la biblioteca.

Sistemas Integrados de Gestión de Bibliotecas (SIGB)

1. Módulo de Selección y Adquisición:

Funciones principales: peticiones de los usuarios, fichero de proveedores, gestión de pedidos y recepciones, control presupuestario. Permitirá mantener online ficheros de proveedores y partidas presupuestarias y sus conexiones pertinentes. Incluirá la generación de pedidos a proveedores, la recepción de albaranes, facturación y reclamación. Se podrán generar automáticamente diferentes modelos de impresos y cartas.

2. Módulo de Catalogación:

Permite gestionar el catálogo y utiliza las ISBD, formato MARC y Z39.50. Cataloga todo tipo de material. Lleva instalado el formato IBERMARC. Tiene conexión directa con los procesos de recuperación y asegura la calidad y coherencia de los registros. Permite la ayuda en normas de catalogación, consulta en tablas de validación e índices. Incluye funciones de edición y permite establecer niveles de control de acceso.

3. Módulo de Control de Autoridades:

Permite validar y normalizar los puntos de acceso del catálogo. Ayuda en el proceso de descripción bibliográfica y al usuario a la hora de recuperar información desde el OPAC.

4. Módulo de Recuperación de la Información:

Permite recuperar información bibliográfica y ofrece información no bibliográfica. Contiene el portal OPAC (permite acceso online, soporta hipertexto y recupera recursos digitales). Deberá constituir un módulo diferenciado que permita efectuar consultas en lenguaje natural. Debe ser posible la inclusión de técnicas de hipertexto. Permitirá el acceso a un solo material bibliográfico o a la suma de todos. La búsqueda podrá hacerse (fichero de autoridades, directamente sobre el registro bibliográfico, a través de índices preestablecidos). La búsqueda sobre el registro bibliográfico debe evitar búsquedas excesivamente grandes o mal estructuradas. Se podrán utilizar delimitadores (fecha, editorial, lugar de publicación, etc.). Se podrán consultar índices de autores y materias, y navegar desde ellos para encontrar registros relacionados, sean éstos también de autoridades o bibliográficos.

5. Módulo de Circulación:

Mantenimiento de lectores, control de préstamos, reservas, lectura óptica, préstamo interbibliotecario, gestión de fondos.

6. Módulo de Publicaciones Periódicas:

Permite el control y adquisición de las publicaciones periódicas. Módulo complejo y de enorme importancia, requiere una atención cuidadosa. Son extremadamente dinámicas, especialmente las electrónicas que además no se adquieren físicamente sino que se compran licencias de uso, dificultando su control.

7. Módulo de Estadísticas:

Ayudan a la gestión y a la toma de decisiones, y permiten conocer el número de operaciones realizadas en periodos de tiempo concretos y las llevadas a cabo desde la implantación del programa.

8. Módulo de Administración y Gestión:

Organización y gestión de tareas como las gestiones de RRHH, técnicas, económicas, mantenimiento, etc. Mantenimiento de la estructura de información y del acceso a la misma, de tablas de validación, de parámetros de instalación, de ayudas y ventanas de ayuda, de usuarios.

Automatización de Archivos

Necesidades:

Gestión de documentos administrativos, descripción archivística, recuperación de información, cuadros de transferencia documental, retención de documentos, documentos electrónicos, digitalización de imágenes.

Factores a Considerar

1. Factores organizacionales:

Se deben analizar la cultura corporativa, los recursos económicos, la resistencia al cambio, la capacitación, el objetivo del proyecto y la misión de la organización, entre otros.

2. Factores tecnológicos:

Deben evaluarse la plataforma tecnológica actual que posee la organización y su nivel de desarrollo tecnológico, los requerimientos de infraestructura, los problemas de incompatibilidad (sistemas operacionales, plataforma tecnológica, red de datos, etc.).

3. Factores externos o del entorno:

Se incluyen el estado de desarrollo de la tecnología, las condiciones del mercado de software, el mercado de ofertas de servicios, el soporte técnico y la capacitación.

Niveles de Desarrollo de Archivos

1. Nivel mínimo:

El desarrollo de bases de datos independientes, sin estar integradas con otras aplicaciones.

2. Nivel intermedio:

Desarrollo de bases de datos integradas (gestión de documentos administrativos, transferencia de documentos, descripción documental y recuperación de la información).

3. Nivel avanzado:

Es el nivel intermedio con proyectos de documentos electrónicos y digitalización de imágenes.

4. Nivel avanzado integrado:

Es el nivel avanzado, pero permite también la integración del sistema de automatización del archivo con otros sistemas corporativos de la organización y el uso de internet.

SIGA: Recoger, Conservar, Organizar y Servir

Módulos y Funciones: Sistemas Integrados de Archivos (ARCHIDOC, FLORA, ARGES, CLARA, ANSER)

Gestión del sistema de clasificación:

Define el cuadro de clasificación, define el calendario de conservación/eliminación, permite nombrar secciones, series y subseries. Permite introducir: código de clasificación; normativa de cada agrupación documental; y nivel jerárquico. Define el organigrama de la entidad.

Gestión de los documentos:

Módulo de descripción: de expedientes y de ítems; módulo de consulta; módulo de visualización; módulo de impresión.

Gestión archivística:

Control de transferencias, control de los cambios de soporte documental, control de la eliminación total o parcial de documentos.

Gestión de espacio:

Evita los espacios vacíos, define y codifica el espacio de los depósitos del archivo.

Elaboración de estadísticas:

Elaboración de estadísticas de: préstamos/consultas; crecimiento/decrecimiento de expedientes; y ocupación del espacio.

Gestión de usuarios y préstamo:

Control de usuarios: externos/internos; control de los temas investigados; gestión de la reprografía (opcional).

DOMUS: Sistema Integrado de Documentación y Gestión Museográfica

Funciones:

  • Gestionar el proceso de ingreso de bienes culturales en las colecciones del museo.
  • Registrar, inventariar y catalogar fondos museográficos y documentales.
  • Asociar imágenes digitales en varios formatos al inventario/catálogo de bienes culturales.
  • Registrar informes de conservación y describir análisis y tratamientos de restauración de las colecciones, asociados a imágenes digitales de dichos procesos.
  • Describir la documentación gráfica relacionada con los fondos museográficos y documentales.
  • Gestionar el servicio de esta documentación gráfica a peticionarios externos.
  • Gestionar el movimiento de fondos tanto dentro como fuera del museo (préstamos a exposiciones, depósitos en otras instituciones…).
  • Registrar y gestionar las entradas temporales de bienes culturales ajenos en el museo.
  • Registrar, inventariar y catalogar la documentación del archivo administrativo.
  • Gestionar diversos registros necesarios para la administración del museo: personal, correspondencia, material, directorio de personas e instituciones…
  • Gestionar la taquilla.
  • Gestionar la tienda.

Módulos: Área de fondos, administración y sistema

Módulo de Catalogación:

Descripción y clasificación de fondos museográficos y fondos documentales.

Módulo de Procesos:

Preingreso e ingreso, entradas temporales, movimientos (internos y externos), documentación gráfica y conservación.

Módulo de Información relacionada:

Pequeños ficheros necesarios para consignar datos que suelen tener un uso muy repetido en catalogación y procesos de gestión.

Módulo de consulta:

Permite acceder a la base de datos documental y la visualización/impresión/archivo de los datos en “modo texto”.