Control de Compras y Contratación

5.1. Objeto de la Gestión de Materiales y Equipos del Proyecto

La gestión de materiales y equipos es una serie de operaciones conjuntas y relacionadas de tal forma que se hacen necesarias para adquirir los equipos para llevar a cabo la ejecución de una obra proyectada y suministrar en cualquier momento el material necesario para dicha obra.

Estos materiales y equipos corresponden a las exigencias y especificaciones técnicas que establece la ingeniería correspondiente, y tendrán que conseguirse con el mínimo coste, con la calidad fijada y en el plazo más adecuado dentro de la programación general del proyecto.

La influencia de la gestión de compras en el coste del proyecto es muy grande, así como el plazo establecido, ya que ambas variables están ligadas entre sí.

Si la empresa es de gran plantilla, suele estar organizada por grupos de servicio, departamentos, secciones o divisiones, con personal especializado, incluso dentro de un mismo grupo, para gestionar compras.

La organización para la gestión de compras podría ser:

  • Compra a suministradores
  • Seguimiento de fechas
  • Inspección de recepción
  • Salida de materiales

La función de compras influye, en una palabra, desde que se selecciona el material hasta que se utiliza e incluso se devuelve el sobrante.

5.2. Petición de Oferta

El conjunto formado por la documentación para la petición de la oferta es lo que llamamos requisición de oferta.

Esta requisición incluye una especificación técnica completa del elemento que se ha de comprar.

El contenido de la requisición variará, pero siempre contendrá la documentación técnica necesaria para precisar cada compra.

Asimismo, se requiere la documentación necesaria que acredite el cumplimiento de la normativa legal vigente.

Con anterioridad a la preparación de las peticiones de oferta, se procederá a establecer la relación de proveedores a los que vamos a solicitar precios.

Estos archivos contendrán un historial que sea lo más completo posible de cada proveedor con su grado de cumplimiento y colaboración en los casos anteriores.

Para completar la información es necesaria la visita de algún técnico de compras, que realice un informe completo de las capacidades de cada suministrador.

En base a toda esta información, el departamento o grupo de compras prepara una lista.

Pero la lista definitiva procederá de la anterior. Esta lista definitiva es la que se utiliza al remitir las peticiones de oferta.

La oferta, a petición del departamento de compras, debe contemplar una serie de condiciones de carácter económico, comercial y de suministro, que servirán posteriormente para comparar ofertas.

Las condiciones más normales serán:

  • Precios por elementos o por partidas
  • Plazo de validez de la oferta
  • Fórmula de revisión de precios
  • Condiciones de suministro: forma, lugar, fecha, etc.
  • Fechas de aceptación y plazos de reclamación y devolución.
  • Garantía de los objetos o de los materiales
  • Existencia de repuestos y plazo de vigencia de estos
  • Penalizaciones, responsabilidades y tribunales a que hubiera de someterse en caso de necesidad.

No todas las condiciones serían en la misma dirección, también el ofertante hará constar sus condiciones.

Es práctica habitual no hacer nunca menos de tres solicitudes de oferta, con el fin de poder comparar.

Se suele disponer de un registro de ofertas con datos referentes a:

  • Proveedores a consultar
  • Fechas de solicitud de oferta
  • Fechas de contestación a la solicitud de oferta
  • Recepción de materiales y bienes de equipo
  • Cumplimiento y comportamiento de proveedores.

5.3. Análisis y Comparación de Ofertas: La Decisión de Compra

El análisis de las ofertas recibidas hay que realizarlo desde un doble punto de vista: técnico y económico.

Las solicitudes se suelen realizar por triplicado, con el fin de facilitar una copia al ingeniero de proyecto, otra al departamento técnico de ingeniería y la tercera al personal del departamento o grupo de compras.

El problema constante del equilibrio entre los costes iniciales y los costes de operación es necesario resolverlo al efectuar esta comparación técnica.

En la mayor parte de los casos son necesarias consultas con algunos de los ofertantes a fin de dejar claro algún punto y así concretar las ofertas en todos sus aspectos.

La decisión suele estar en manos del Director de Compras, aunque en algunos casos se sitúan bajo la responsabilidad del Director de Proyecto.

Todas las ofertas técnicamente aceptables pueden ser objeto de un estudio económico, lo que resulta definitivo a la hora de la elección.

5.4. La Orden de Compra

Se informa al proveedor de que le ha sido adjudicado el pedido.

Se suelen realizar varias copias del impreso.

Una vez realizada la compra, o al menos encargada, se plantean las acciones que a continuación se describen:

Requisición (orden) de compra

Se llevan todos los anexos que se consideren necesarios para la mayor aclaración de lo comprado.

Las garantías suelen establecerse por un periodo de tiempo determinado.

Para garantizar los plazos de entrega suelen establecerse penalizaciones por retrasos, por deterioros en la entrega, con importes que suelen oscilar entre un 5% y 10% del importe fijado para la compra.

Cambios de Órdenes de Compra

Durante el transcurso de la fabricación de los equipos es frecuente que surjan modificaciones a realizar en los diseños o en las condiciones de venta.

Todas las modificaciones de orden técnico se materializan en un cambio de requisición.

Registro de Órdenes de Compras

Será necesario llevar un registro de pedido.

Cualquier modificación del pedido será también recogida de modo que se tenga una verdadera información real.

5.5. Contratación de la Construcción y Montaje del Proyecto

No siempre la ingeniería contrata la mano de obra.

No obstante, si la empresa de ingeniería realizara esta contratación, podemos resumir los casos de contratación en:

  • Contratación de obras civiles
  • Contratación de montajes o instalaciones
  • Contratación de materiales y montajes como paquete conjunto.