1. Dirección de la Empresa y sus Funciones

La Dirección

Coordina e integra los recursos materiales y humanos de una empresa, dándoles objetivos y valores comunes.

Niveles de Dirección

Una sola persona no se puede encargar de dirigir la empresa. La creación de puestos directivos intermedios que coordinan los niveles inferiores y son coordinados por los superiores ha especializado el trabajo directivo. La organización piramidal permite la creación de tareas dispersas y en ella distinguimos tres niveles directivos:

  • Alta dirección: Presidencia y dirección de más alto nivel. Pilota la empresa, fija objetivos y se asegura de que la empresa funcione. Sus decisiones son a largo plazo.
  • Dirección inmediata: Traduce y concreta las directrices fijadas por la alta dirección, coordinan y supervisan a la dirección operativa.
  • Dirección operativa o de primera línea: Directivos en contacto con los trabajadores y que asignan tareas, toman decisiones rutinarias, supervisan resultados y ponen en práctica planes desarrollados por la dirección de nivel superior.

Funciones de la Dirección: Planificación

Proyectar el futuro de la empresa, determinar lo que se quiere conseguir en un futuro, cómo y con qué con planes a largo plazo (3-5 años) y a corto plazo (1-2 años). Hay que distinguir:

  • Planes estratégicos: Consideran la empresa como todo y en los que se establecen los planes globales.
  • Planes tácticos: Desarrollan planes estratégicos y los concretan para las unidades de negocio o departamentos.

Pasos planes estratégicos:

  • Diagnóstico de la situación: DAFO
  • ¿Dónde queremos llegar?: Hay que establecer:
    • Misión (razón de ser) y visión de la empresa: Función en la sociedad, imagen que se quiere de su futuro, camino al que se dirige.
    • Objetivos y metas que concreten la misión: beneficios, I+D+I, compromisos.
  • ¿Por dónde queremos ir?: Elegir estrategia competitiva.
  • ¿Cómo llegar, cuándo y con qué recursos?: Planes parciales para las diferentes áreas de la empresa que incluyen objetivos operativos (resultados) y recursos que se destinan (presupuestos) y quienes ejecutan.

Función de Control

Permite regular o ajustar la actividad empresarial.

Fases:

  • Establecimiento de estándares: Fijar estándares de resultados que deben establecer metas evaluables en términos cuantitativos y deben recoger aspectos vitales de la empresa.
  • Medición de resultados reales: A partir de datos de distintas fuentes. La efectividad se reduce si la información llega tarde o no es posible compararla con los estándares fijados.
  • Comparación de resultados con estándares: Con cierta periodicidad para detectar las desviaciones según lo planificado.
  • Análisis de las diferencias: Determinar la causa de esas desviaciones.
  • Corrección de las desviaciones: No todas son negativas, si las diferencias son positivas comparadas con lo previsto, todo va bien. Cuando son negativas, deben tomar medidas oportunas.

Función de Organización

Pasos:

  • Identificación de actividades y tareas para conseguir objetivos.
  • División del trabajo.
  • Diseño de la estructura de la organización:
    • Quién realiza cada tarea y sus responsabilidades.
    • Directivos de cada grupo.
    • Relaciones de coordinación y comunicación.

Principios Organizativos

División del Trabajo y Especialización

Se descompone el trabajo global en distintas actividades y ésta a su vez en distintas tareas, mientras menos tareas más especializado estás en el trabajo. La división del trabajo también implica coordinar las distintas tareas.

Autoridad y Jerarquía

Autoridad es el poder de dirigir a un grupo de personas. En las empresas, deriva de los propietarios del capital y se ejerce a través de administradores. Consecuencia de esto es el principio de jerarquía formando una cadena jerárquica: Alta dirección, Dirección inmediata, Dirección operativa y empleados.

Unidad de Mando

Cada persona debe de depender de un único jefe evitando así órdenes cruzadas.

Delegación de Autoridad

Asignar una tarea a un subordinado con la libertad y autoridad para desempeñarla.

Centralización y Descentralización

Cuando el poder para decidir se concentra en un solo punto, la estructura es centralizada pero si se concentra a lo largo de la pirámide jerárquica es una estructura descentralizada. La descentralización dota a directivos inferiores de más autoridad y consigue que las decisiones se tomen en el nivel en el que deben ejecutarse.

Motivación y Participación

La participación de los trabajadores en las decisiones son factores que favorecen su motivación y compromiso.

2. Criterios de Departamentalización

  • Funcional: Es el más usado por las empresas, consiste en agrupar las actividades según las funciones básicas de la empresa.
  • Geográfica: Grandes empresas con actividades dispersas. Se suele usar cuando la empresa produce o vende en áreas geográficas distantes y hay que adaptarse a las peculiaridades del territorio.
  • Por productos o servicios: Empresas que elaboran líneas de productos diferentes. Se divide creando un departamento para cada línea de productos.
  • Por clientes y canales de distribución: Empresa con clientes distintos entre sí.
  • Por procesos: Las actividades se agrupan en torno a las diferentes etapas del proceso productivo de la empresa.

Organización Formal e Informal

Formal

Establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. Se define las actividades de las personas y las relaciones de coordinación y comunicación entre los miembros. Es oficial y conocida por todos. Todas las personas deben ajustarse, cumplir los objetivos, obedecer y cooperar. Con el paso del tiempo, las personas van desarrollando relaciones informales que toman forma en la organización informal.

Informal

Red de relaciones personales y sociales que se producen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. Las relaciones no tienen que coincidir con las establecidas en la organización formal. No depende de la dirección por ello, no es oficial. Se crean normas de grupo, asumen roles y crean canales de comunicación informales por los que circula información de todo tipo. A través de ellos surgen líderes informales que ejercen una autoridad. Cuando las redes informales surgen por los conflictos, puede generar problemas e interferencias en la organización formal y los directivos han de reconocer la existencia de la organización informal procurando armonizar sus objetivos y los de la empresa, anticipándose a los posibles conflictos y tratando de resolverlos.

4. Representación de la Organización: El Organigrama

Representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa, que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones. Las funciones son:

  • Informar a los miembros de la empresa de su posición y relaciones de dependencia.
  • Personas y entidades ajenas a la empresa conozcan a los interlocutores válidos para cada tema.

Requisitos:

  • Exactitud.
  • Actualización.
  • Claridad y sencillez.

Representación Gráfica

En el organigrama se representan, con figuras geométricas, unidades, departamentos o cargos y con líneas verticales y horizontales las relaciones de autoridad y coordinación.

Tipos de relaciones en la organización:

  • Relación lineal o jerárquica: Este tipo de relación se representa con una línea continua, que indica cuál es la relación de dependencia.
  • Relación de staff o de asesoramiento: Los asesores o adjuntos a la dirección están fuera de la línea jerárquica, por eso se representan con una línea discontinua. Su función es asesorar y apoyar a la dirección general o intermedia, pero no tienen poder de decisión o de mando.

Clasificación de Organigramas

Por su finalidad

  • Informativos: Visión general de la estructura. Solo presentan las grandes unidades.
  • Analíticos: Totalidad de la estructura, incluyendo las unidades de menor nivel y reflejando todas las relaciones existentes. Son más detallados y técnicos.

Por su extensión

  • Generales: Representan toda la organización y reflejan estructura global empresa.
  • Parciales o departamentales: Departamento o área de la empresa en concreto.

Por su contenido

  • Estructurales: Presentan sólo las grandes unidades que componen la empresa y sus relaciones mutuas.
  • Funcionales: Detallan las funciones y el cometido de cada unidad.
  • De personal: Expresan el nombre y posición de cada persona en la organización.

Por su forma

  • Verticales: La línea jerárquica se representa de arriba abajo.
  • Concéntricos o radiales: La línea jerárquica se representa situando las unidades de mayor jerarquía en el centro y las demás formando órbitas cada vez más alejadas.
  • Horizontales: La línea jerárquica se representa de izquierda a derecha, situando las unidades de mayor autoridad a la izquierda y, hacia la derecha, las subordinadas.

5. Tipos de Estructura Organizativa

Estructura lineal o jerárquica

Se basa en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Cada trabajador es responsable ante un solo jefe.

Ventajas: Claridad en la definición de áreas de autoridad y responsabilidad.

Inconvenientes: Cada directivo es responsable de una gran variedad de actividades en las que no es experto. Estructura rígida para adaptarse a los cambios, y lenta en las comunicaciones. Puede funcionar en pequeños negocios, pero no en gran empresa.

Estructura funcional

Los subordinados reciben órdenes y asesoramiento de varios jefes diferentes, especialista en una función concreta.

Ventaja: El asesoramiento del experto está a disposición de cada trabajador.

Inconveniente: Tiene más de un jefe lo que hace más compleja la coordinación.

Estructura lineal-funcional o línea y staff

Para superar los inconveniente de las dos estructuras anteriores, combinando las relaciones de autoridad directa (lineal).

Ventaja: Se mantiene la unidad de mando y permiten el uso de especialistas que asesoran a diversos departamentos.

Inconvenientes: Las consultas generan decisiones más lentas y que el personal staff incrementa los costes.

Estructura matricial

Combina la departamentalización por funciones y por proyectos adoptando una estructura de doble entrada o matriz, Cada miembro de un grupo recibe instrucciones del jefe del proyecto (autoridad horizontal) y del jefe de su departamento funcional (autoridad vertical).

Ventaja: Flexibilidad para afrontar proyectos que requieren la participación de los distintos departamentos.

Inconveniente: Posibles problemas de coordinación derivados de la doble autoridad.

Otros Modelos

Organización virtual o en red

Consecuencia de la generalización en el mundo empresarial de la cooperación mediante la subcontratación. La empresa mantiene las actividades que se consideran claves, y el resto se subcontrata con alianzas estratégicas con otras empresas, generando redes de relaciones interconectados por acuerdos entre las empresas.

El modelo en trébol

Variante similar del modelo en red, en el que en una de sus hojas se agrupa el núcleo estable y reducido de directivos y trabajadores, en otra las actividades que se subcontratan y en la última se incorporan aquellos trabajadores con contrato flexible. La última novedad incluye una cuarta hoja reservada a la parte del trabajo que hacen los propios clientes.