Clases de Pedidos

En el ámbito comercial, existen principalmente dos tipos de pedidos:

  • Pedido en firme: En este tipo de pedido, las condiciones de la operación son conocidas y acordadas previamente por el comprador y el vendedor. Puede existir un contrato de compraventa, también conocido como nota de pedido, donde se especifiquen dichas condiciones.
  • Pedido condicional: En este caso, el comprador elabora un documento, denominado propuesta de pedido, en el que establece sus condiciones al vendedor. Si el vendedor acepta estas condiciones, el pedido se convierte en un pedido en firme.

Los pedidos pueden realizarse a través de diversos medios, como:

  • Carta, fax o email
  • Nota de pedido
  • Teléfono
  • Agente comercial

Documentación Relacionada con los Pedidos

  • Carta de confirmación de pedido: Este documento es emitido por el proveedor para confirmar las condiciones solicitadas por el cliente y aclarar cualquier aspecto que no haya quedado claro en el pedido. Se utiliza especialmente cuando el cliente ha emitido un pedido condicional.
  • Carta de denegación de pedido: A través de esta carta, el proveedor comunica al cliente que no es posible atender su pedido debido a diversas causas, como la falta de existencias o la falta de solvencia del cliente.
  • Incidencias: Son comunicaciones entre el cliente y el proveedor para informar sobre modificaciones en el pedido (antes de su envío) o anulaciones del mismo, ya sea por causas atribuibles al cliente o al proveedor.

Transporte de Mercancías

El transporte de mercancías puede realizarse mediante medios propios o a través de empresas de transporte o mensajería. En este proceso intervienen:

  • Remitente: Quien envía la mercancía.
  • Transportista: Quien realiza el transporte.
  • Destinatario: Quien recibe la mercancía.

En la carta de portes se especifica la modalidad de pago del transporte:

  • Portes pagados: El remitente paga el transporte.
  • Portes debidos: El destinatario paga el transporte en un plazo de 24 horas tras recibir la mercancía.
  • Contra reembolso: El destinatario paga la mercancía y los portes en el momento de la recepción.

Albarán

El albarán es un documento emitido por el vendedor que acompaña a la mercancía. Acredita la salida de la mercancía del almacén y su entrega al destinatario. El encargado de la recepción debe comprobar que las mercancías coinciden con las que figuran en el albarán. Aunque no es obligatorio, es un documento muy útil. Existen dos tipos:

  • Albarán valorado: Incluye el precio de las mercancías.
  • Albarán sin valorar: No refleja el valor de las mercancías. Se emite una copia para el vendedor y dos para el cliente, quien debe devolver una firmada como confirmación. En caso de disconformidad, se devuelve la mercancía o se realizan reclamaciones.

Factura

La factura es un documento emitido por el vendedor que acredita legalmente la entrega de bienes o la prestación de servicios. Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad, así como a conservar una copia de las mismas.

  • Factura recapitulativa: Se utiliza cuando se realizan varias operaciones con el mismo cliente durante un período determinado.

Factura Electrónica

La factura electrónica debe cumplir los mismos requisitos que la factura convencional, pero además debe garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Para ello, se utiliza la firma electrónica o digital, que es una información añadida a la factura que garantiza la identidad del emisor. El certificado digital, otorgado por una autoridad de certificación, asocia una persona física o jurídica con una firma digital, permitiendo a la empresa firmar digitalmente sus facturas.

Facturas Rectificativas

Las facturas rectificativas se emiten para corregir una factura original. Su uso es obligatorio cuando:

  • La factura original no cumple con el contenido mínimo establecido en el Reglamento de Facturación.
  • Las cuotas repercutidas se han determinado incorrectamente.
  • Se produce alguna circunstancia que da lugar a la modificación de la base imponible.

Medios de Pago

Transferencia Bancaria

Las transferencias bancarias conllevan comisiones que normalmente paga el ordenante. Las transferencias nacionales suelen completarse en un plazo no superior a 48 horas. Pueden realizarse a través de oficinas bancarias, cajeros automáticos o banca electrónica (con comisiones bajas o nulas).

Tarjetas Bancarias

  • Tarjeta de débito: Asociada a una cuenta corriente o de ahorro, permite disponer de los fondos existentes en dicha cuenta. El límite de compra o retirada de dinero es el saldo disponible.
  • Tarjeta de crédito: Asociada a una cuenta corriente o de ahorro, permite realizar pagos u obtener dinero hasta un límite determinado, incluso sin tener fondos en la cuenta en ese momento. El cliente puede elegir entre pago al contado o aplazado.
  • Tarjetas comerciales: Emitidas por empresas comerciales, permiten a sus clientes pagar las compras realizadas en sus establecimientos.

Cheque

El cheque es un documento mediante el cual una persona (librador) ordena a una entidad bancaria (librado) que pague a otra persona (tomador o tenedor) una determinada cantidad de dinero. Otros intervinientes pueden ser el endosante (quien endosa el cheque), el endosatario (a quien se endosa el cheque) y el avalista (quien garantiza el pago).

Formas de Emisión del Cheque

  • Cheque al portador: Puede ser cobrado por cualquiera que lo presente.
  • Cheque nominativo: Se paga a la persona física o jurídica designada en el documento.
  • Cheque nominativo “no a la orden”: No puede endosarse.

Cheques Especiales

  • Cheque cruzado: Solo puede cobrarse mediante ingreso en cuenta bancaria.
  • Cheque cruzado general: Si incluye “Banco y cía” o nada entre las barras, puede ingresarse en cualquier cuenta de cualquier banco. Si es del mismo banco, se puede cobrar en efectivo.
  • Cheque cruzado especial: Si incluye el nombre de un banco específico entre las barras, solo se podrá cobrar en ese banco.
  • Cheque para abonar en cuenta: Solo se cobra mediante abono en cuenta bancaria. Lleva la indicación “Para abonar en cuenta”.
  • Cheque conformado: El banco librado garantiza la existencia de fondos suficientes en la cuenta para hacer frente al pago.
  • Cheque bancario: Emitido por la propia entidad bancaria, que responde de su pago. Se expide a petición del titular y se retira el importe de su cuenta para garantizar el pago.

Recibo

El recibo es un documento que sirve para justificar el pago de una determinada cantidad de dinero.

Letra de Cambio

La letra de cambio es un documento formal por el cual una persona (librador; vendedor) ordena a otra (librado; comprador) que pague una determinada cantidad de dinero (nominal) a la orden de un tercero (tomador o tenedor) en una fecha (vencimiento) y lugar determinados. Otros intervinientes son el avalista (garantiza el pago), el endosante (quien endosa la letra) y el endosatario (a quien se endosa la letra).

Cláusulas Facultativas en la Letra de Cambio

  • “Con gastos” o “Sin gastos”: Indica si el tenedor debe o no protestar la letra en caso de impago. Los gastos corren por cuenta del librador. Si no se especifica, se entenderá “Sin gastos”.
  • “No a la orden”: Impide el endoso de la letra.

Impago de la Letra de Cambio

  • Acción directa: El tenedor puede reclamar, en caso de impago, contra el librado aceptante o sus avalistas, reclamando el importe de la letra más intereses, sin necesidad de protesto.
  • Acción de regreso: El tenedor puede reclamar contra los endosantes, el librador y los demás obligados cambiarios si el aceptante no ha pagado o el librado no ha aceptado. Requiere protesto.

Protesto Notarial y Declaraciones Equivalentes

  • Protesto notarial: Por falta de pago, debe realizarse dentro de los 8 días hábiles siguientes al vencimiento.
  • Declaración equivalente: Si la letra está domiciliada en un banco, se puede sustituir el protesto por una declaración de la entidad al dorso de la letra.
  • Declaración del librado: Declaración escrita, fechada y firmada por el librado, en la que se niega la aceptación al pago.

Pagaré

El pagaré es un documento por el cual una persona física o jurídica (firmante) se obliga a pagar a otra (beneficiario) una determinada cantidad en una fecha determinada. Otros intervinientes son el tenedor (quien tiene derecho a exigir el pago), el endosante, el endosatario y el avalista.

Recibo Normalizado

El recibo normalizado se utiliza para realizar pagos periódicos por la prestación de un servicio continuado o para el pago de una compra en varios plazos acordados.