Estado de Flujos de Efectivo

Es un documento contable que informa sobre los cobros (entradas de dinero) y los pagos (salidas de dinero) en efectivo realizados durante el ejercicio. El efectivo comprende tanto el dinero en caja como los depósitos bancarios disponibles. Permite conocer la capacidad de la empresa para generar liquidez. Solo es obligatorio para las empresas que hacen un balance normal, por lo que tiene en cuenta cualquier movimiento económico de liquidez.

Memoria

Es un documento contable que completa la información contenida en las otras cuentas anuales (balance, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo, cuenta de pérdidas y ganancias…) para mejorar la comprensión de los distintos epígrafes. Su contenido es muy variado; en él encontramos: actividad de la empresa, bases de presentación de las cuentas anuales, aplicación de los resultados (distribución del beneficio), normas de registro y valoración, explicaciones del inmovilizado material e intangible, entre otros.

Normas Contables

El Código de Comercio es de suma importancia, ya que el empresario debe llevar una contabilidad ordenada y adecuada sobre la actividad de la empresa que permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Debe llevar los libros obligatorios, los cuales deben ser presentados por personas previamente autorizadas. Los libros y las cuentas anuales deberán estar presentados y legalizados en el Registro Mercantil, y se revisarán y verificarán por auditores en los casos obligatorios. El incumplimiento de las obligaciones y normas contables puede originar responsabilidad penal.

Libros Contables

Los libros contables esenciales incluyen:

  • Libro diario: registra diariamente las operaciones económicas y financieras de la empresa.
  • Libro de inventarios: recoge la relación detallada de los bienes, derechos y obligaciones.
  • Cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, entre otros.
  • Libro de actas: recoge acuerdos y decisiones de las juntas generales de accionistas (JGA) de la empresa.
  • Libro de registro de socios y de acciones: nominativas de las Sociedades Anónimas (SA).
  • Libro de visitas: de la inspección de trabajo.
  • Libro de matrícula: no es obligatorio.

Representación, Aprobación y Depósito de las Cuentas Anuales

Las cuentas anuales elaboradas por las empresas constituyen un bien público. Para que la información contable sea útil, debe ser accesible a todos los usuarios. Por ello, todas las empresas con figura societaria (SA, SRL, SCA, SGR…) están obligadas a depositar los siguientes documentos en el Registro Mercantil del domicilio social de la empresa:

  • Ejemplares de cada cuenta anual (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria…).
  • Informe de auditoría (en su caso).
  • Informe de gestión (en su caso).
  • Certificado de los acuerdos de la Junta General.
  • Certificado de aprobación de las cuentas anuales.
  • Certificado de aprobación del resultado.

En caso de no cumplir con dicha obligación, la ley determina que podrán imponerse multas. La obligatoriedad de presentar y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil recae sobre los administradores de las empresas. Los plazos de presentación y aprobación de las cuentas anuales se resumen de la siguiente manera:

  • Los administradores están obligados, en el plazo máximo de 3 meses desde el cierre del ejercicio, a presentar en la JGA las cuentas anuales y el informe de gestión, que deberán estar firmados por todos los administradores.
  • Se aprobarán por la JGA ordinaria en los 6 primeros meses del ejercicio siguiente.
  • Dentro del mes siguiente a la aprobación, se presentarán para el depósito en el Registro Mercantil del domicilio social.
  • Finalmente, sin límite de fecha, los documentos se publicarán en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME).

Verificación de las Cuentas Anuales

Las cuentas anuales deben ser revisadas por auditores, excepto si presentan un balance abreviado (pymes y microempresas). El objeto de la auditoría es comprobar si las cuentas anuales ofrecen una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, así como la concordancia del informe de gestión con las cuentas anuales del ejercicio. Los auditores redactarán un informe detallado sobre el resultado de su actuación. Los auditores son personas cualificadas e independientes que serán nombrados por:

  1. JGA, que los deberá contratar por un plazo mínimo de 3 años y un máximo de 9, o anualmente.
  2. El Registro Mercantil (RM), si la JGA no lo hace o si lo solicita el 5% de los accionistas.
  3. El juez de primera instancia del domicilio social.

Los administradores podrán revocar a unos auditores y nombrar a otros.