Elementos del Concepto de Organización

La organización es un componente crucial en la administración de cualquier grupo social. A continuación, se detallan sus elementos clave:

  • Estructura: Implica establecer el marco operativo del grupo social, definiendo la disposición y relación de funciones, jerarquías y actividades para alcanzar los objetivos.
  • Sistematización: Requiere la coordinación racional de todas las actividades y recursos de la empresa para optimizar el trabajo y la eficiencia.
  • Agrupación y Asignación de Actividades y Responsabilidades: Conlleva la agrupación, división y asignación de funciones para fomentar la especialización.
  • Jerarquía: Establece niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
  • Simplificación de Funciones: Busca establecer métodos sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Principios Fundamentales de la Organización

Estos principios son esenciales para una estructura organizacional efectiva:

  • Del Objetivo: Todas las actividades deben estar alineadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Un puesto solo se justifica si contribuye a estos objetivos.
  • Especialización: Limitar el trabajo de una persona a una sola actividad, incrementando así su eficiencia y destreza.
  • Jerarquía: Establecer centros de autoridad claros, desde donde fluye la comunicación, la autoridad y la responsabilidad, desde el ejecutivo más alto hasta el nivel más bajo.
  • Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad debe corresponder un grado de autoridad equivalente.
  • Unidad de Mando: Cada función debe tener un solo jefe, y los subordinados deben reportar a un único superior.
  • Difusión: Las obligaciones de cada puesto con autoridad y responsabilidad deben estar documentadas y disponibles para todos los miembros relacionados.
  • Amplitud o Tramo de Control: Existe un límite en el número de subordinados que un ejecutivo puede supervisar eficientemente.
  • Coordinación: Todas las unidades de la organización (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos) deben mantenerse en equilibrio.
  • Continuidad: La estructura organizacional debe mantenerse, mejorarse y adaptarse continuamente a las condiciones cambiantes.

Sistemas de Organización: Formal e Informal

Organización Formal

Se basa en una división del trabajo racional, diferenciando e integrando a los participantes según criterios establecidos por la dirección. Es la organización planificada, documentada y comunicada a través de manuales, descripciones de cargos, organigramas, reglas y procedimientos. Está oficialmente formalizada.

Organización Informal

Emerge espontáneamente entre las personas que interactúan dentro de la organización formal. Se basa en relaciones de amistad, antagonismo o grupos informales que no están reflejados en la documentación formal.

Proceso de Organización

El proceso de organización se compone de varias etapas interconectadas:

  1. División del Trabajo: Separación y delimitación de actividades para realizar funciones con mayor precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo.
  2. Jerarquización: Establecimiento de niveles de autoridad y responsabilidad.
  3. Departamentalización: Agrupación de actividades similares en unidades organizativas.
  4. Descripción de Funciones: Detalle de las tareas y responsabilidades de cada puesto.
  5. Coordinación: Integración y sincronización de las diferentes partes de la organización.

Tipos de Organización

Existen diferentes modelos de estructuras organizacionales que se pueden implementar según las características de la empresa (giro, tamaño, recursos, objetivos, producción, etc.).

Organización Lineal o Militar

Se caracteriza por la concentración de la actividad decisional en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad del mando. El jefe superior asigna el trabajo a los subordinados, quienes reportan a un único jefe.