Estructura organizativa

Distribución organizada de las partes que componen una empresa, atendiendo al reparto de responsabilidades y distribución de autoridad.

Partes:

  • Núcleo de operaciones: Personas que realizan el producto o servicio.
  • Mandos intermedios: Persona con responsabilidad inmediata sobre el personal, realiza funciones de coordinación y supervisión del ámbito.
  • Tecnoestructura: Especialistas en las distintas actividades que diseñan el funcionamiento, planifican la actividad, forman a los trabajadores, prevén resultados y normalizan las pautas de calidad.
  • Estructura de apoyo: Prestan apoyo a los responsables de la organización mediante informes u opiniones para decidir con más conocimiento.
  • Ápice estratégico: Director general, sus equipos de apoyo, consejo de administración.

Organigrama

Descripción gráfica de la estructura de una empresa.

Las estructuras se representan con diferentes tipos de organigramas. El tipo condiciona el poder y liderazgo, niveles jerárquicos y retributivos, comunicaciones entre los puestos de trabajo y el grado de conflictividad.

Modelos básicos:

  • Estructura lineal
  • Funcional
  • De línea y staff
  • Divisional
  • Matricial
  • De red
  • Plana

Presupuesto

Expresión en números del resultado del plan de actuación. Instrumento básico para la ejecución práctica de los planes. Implica examinar gastos revisando adversidades, justificando si son necesarios, eliminar actividades innecesarias, evaluar actividades alternativas que permitan mejorar resultados económicos.

El de base cero se confecciona anualmente desde 0 para evitar despilfarro y rutina.

Plan de tesorería

Anota las salidas y entradas de dinero previstas para un periodo de tiempo. Es importante para atender compromisos de pago, evitar suspensión de pagos, invertir dinero sobrante.

Flujos de tesorería

Los flujos de tesorería se deben a actividades ordinarias (cobros clientes, impuestos…), adquisición o venta inmovilizado, actividades de financiación (socios…), actividades esporádicas (siniestros, indemnizaciones…).

Puestos de trabajo

Se definen mediante manual de puestos de trabajo (relación detallada mediante fichas de atribuciones, tareas del puesto del trabajador, métodos para ejecutar tareas y objetivos del puesto) y profesiograma (representación gráfica que expresa cuantitativamente y cualitativamente los requisitos de un puesto de trabajo, indica el prototipo para una vacante).

Requerimientos del profesiograma:

  • Tareas principales y específicas
  • Posición en el organigrama
  • Nivel de autoridad
  • Formación y experiencia
  • Actitud aconsejable
  • Personas dependientes
  • Estilo de liderazgo
  • Trabajar en equipo
  • Recursos técnicos
  • Oportunidades de promoción
  • Horario
  • Remuneración

Libros contables

El código de comercio establece que las empresas deben llevar obligatoriamente:

  • Libro de masas: Voluntario, recoge individualizadamente los movimientos de cada uno de los elementos patrimoniales.
  • Libro diario: Registra día a día las actividades de la empresa. Es mensual.
  • Libro de actos: Recoge los acuerdos tomados.
  • Libro de inventario y cuentas anuales: Recoge balances, inventario y cuentas.

Control

Función encargada de velar que las operaciones no se alejen del objetivo.

Funciones del control:

  • Estandarizar la activación mediante normas
  • Proteger activos de la organización
  • Mantener la calidad
  • Medir y dirigir la actuación

Fases del proceso de control:

  1. Determinar zonas de control
  2. Establecer normas y estándares de comportamiento
  3. Medida de realizaciones
  4. Corrección de desviaciones

Tipos de sistemas de control:

  • A priori: Aseguran los requisitos mirando el futuro.
  • Consecuentes: Aplican medidas mientras se realiza una actividad.
  • A posteriori: Una vez finalizada la actividad sirven para mejorar el siguiente periodo.

Tipos de control según quién y cómo establece normas y sistemas de verificación:

  • Control simple: Empresas pequeñas donde el director vigila a los trabajadores.
  • Jerárquico: Vigilan supervisores que informan al director.
  • Técnico: Un especialista vigila.
  • Burocrático: Se controla mediante normas.
  • De mercado: A través de la contabilidad, son costes y precios.

Contabilidad y patrimonio

Ley 16/2007 de 4 de julio, introdujo el Nuevo Plan General de Contabilidad.

Patrimonio:

Conjunto de bienes (edificios, terrenos…), derechos (lo que le deben) y obligaciones (deudas) que pertenecen y corresponden a una persona en un determinado momento.

Contabilidad:

Técnicas y procedimientos para revisar las operaciones económicas realizadas por una empresa para ofrecer la imagen fiel de su patrimonio, situación financiera y resultado, y proporcionar información útil para tomar decisiones.

La información contable es imprescindible porque es obligatorio registrar las operaciones, por la complejidad de las relaciones económicas, para la toma de decisiones.

Tipos de contabilidad:

  • Externa: Fin de elaboración de costes anuales.
  • Interna: Objetivo de ofrecer información útil para la empresa.

Equipo de trabajo

Grupo de trabajadores con responsabilidad en común, esfuerzo coordinado y compromiso de trabajo colectivo obteniendo un resultado mayor que las contribuciones individualizadas.

Tienen un director que no forma parte del equipo pero controla su funcionamiento, marca objetivos, resuelve dificultades, aconseja, anima e involucra a los miembros por las metas.

Funciona bien cuando hay: lealtad, ayudas, buena comunicación, alta autoestima.

Características de una reunión

  • Convocatoria: Asistentes están convocados, lugar, fecha y hora adecuada, orden del día dado, duración y tema realizable, circulación previa de documentación a preparar.
  • Asistentes: Actitud adecuada, documentación estudiada, trabajo previo, aportaciones positivas.
  • Moderador: Dirige, no manipula, hace intervenir a todos, evita desviaciones, resume y clarifica, controla el tiempo, no ofende pero corta lo inoportuno.
  • Proceso: Seguir objetivos, conclusiones claras, plan de acción, compromisos claros, tratar y cerrar todos los temas.

Fases de la planificación:

FASE 3: Análisis interno y externo. Objetivo de conocer mejor las condiciones actuales de la organización y su entorno.

  • FASE 4: Establecer premisas. Suposiciones y comportamientos que se harán en el mercado en la planificación (volumen de ventas, tendencias…).
  • FASE 5: Formular planes viables. Diseña líneas de acción más convenientes según los objetivos marcados.
  • FASE 6: Seleccionar planes viables. Considerando la adecuación de los planes a los objetivos, situación actual y premisas formuladas.
  • FASE 7: Se ejecuta el plan.
  • FASE 8: Control y planes de contingencia. Se revisan resultados y se contemplan alternativas.