Departamentalización

La departamentalización es la forma en que se agrupan las actividades y funciones dentro de una empresa. Existen diversas formas de departamentalización, cada una con sus ventajas y desventajas. A continuación, se describen las más comunes:

  • Por funciones: Se agrupan las actividades según las especializaciones. Por ejemplo, departamento comercial, departamento técnico, departamento administrativo, departamento financiero. Esta forma es la más utilizada en las empresas, donde todos los cargos están bajo la dependencia del gerente general.
  • Por productos: Se agrupan los cargos por productos o servicios.Imagen
  • Por territorio: Las actividades y funciones se agrupan en torno a zonas geográficas. Por ejemplo, el sistema de salud pública en Chile está organizado de esta forma.Imagen
  • Por clientes: Se ordenan las actividades de acuerdo al segmento de mercado al que van dirigidos. Por ejemplo, la sección de ropa de las grandes tiendas.

Jerarquía

La jerarquía es la distribución de la autoridad y la responsabilidad dentro de una organización. Designa la cadena de mando que comienza con la alta dirección y continúa hasta las bases de la estructura, pasando por todos los niveles organizacionales. A través de la jerarquía se establecen las relaciones de autoridad formal entre superiores y subordinados.

Las empresas son organizaciones jerárquicas. Por ejemplo, el dueño ocupa el lugar más alto de la jerarquía, donde nadie toma decisiones sin su consentimiento. Debajo se ubican los gerentes, los jefes de divisiones y finalmente los empleados sin personal a cargo.

Coordinación

La coordinación es el proceso que busca integrar las actividades de departamentos independientes para conseguir los objetivos de la empresa de forma eficiente.

La falta de coordinación puede llevar a que las personas pierdan de vista sus roles dentro de la organización y persigan los intereses de su departamento, en detrimento de las metas globales.

El grado de coordinación necesario depende de la naturaleza de las tareas y del grado de interdependencia entre las personas de las diversas unidades:

  • Cuando las tareas requieren comunicación entre unidades, se recomienda un mayor grado de coordinación.
  • Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia y menos interacción entre unidades.
  • Un mayor grado de coordinación beneficia el trabajo no rutinario ni predecible, donde los factores del entorno cambian y existe mucha interdependencia.
  • Las organizaciones con objetivos ambiciosos requieren un mayor nivel de coordinación.

Organización Formal e Informal

Organización Formal: Se refiere a las funciones, tareas y las relaciones de comunicación, autoridad y funcionalidad que se dan entre ellas. Se representa a través del organigrama, y su propósito es la consecución de un objetivo común.

Organización Informal: Surge espontáneamente de las relaciones sociales entre el personal. Constituye un grupo social con sus propios líderes informales, subordinados, integrados, aislados, aceptados y rechazados. Cada individuo ocupa una posición derivada de sus interacciones con los demás miembros del grupo.

En la organización informal se desarrolla una cultura, con ideas, valores y costumbres compartidas. Existe una comunicación informal, que puede ser más fluida que la formal, pero también puede dar lugar a rumores. Lo ideal es que la estructura formal e informal coincidan y que los jefes formales sean también líderes informales. De no ser así, la dirección debe reconocer la estructura informal y evitar conflictos, buscando que esta apoye los objetivos generales de la empresa.

En resumen, la organización informal alberga intereses personales que no se manifiestan en la estructura oficial, pero que deben ser conocidos y gestionados por la dirección para que contribuyan al éxito de la empresa.