1. Función Contable

Consiste en recoger y presentar fielmente la información económico-financiera relevante de la empresa.

Requisitos de la información contable:

  • Relevante: La información recogida por la contabilidad debe ser realmente importante para la toma de decisiones de los agentes implicados.
  • Fiable: Dicha información contable ha de estar libre de errores.
  • Íntegra: La información contable no debe omitir ningún dato importante.
  • Comparable: Se debe poder comparar la información contable de la empresa con la de otras empresas, así como con la de ejercicios pasados y futuros de la misma empresa.
  • Comprensible y clara: La información contable debe ser lo más clara y comprensible posible tanto para los usuarios internos de la empresa como para los agentes externos.

La información contable de las empresas le interesa a:

  • Accionistas: El valor de sus acciones y los dividendos de estas dependerán de los beneficios de la empresa.
  • Sector público: Las empresas pagan impuestos sobre sus beneficios, de ahí el interés del estado en conocer la información contable.
  • Trabajadores: La viabilidad de la empresa es fundamental tanto para conservar sus puestos de trabajo como para negociar subidas salariales.
  • Inversores: Las decisiones de inversión se basan en la rentabilidad del proyecto.
  • Proveedores: La información contable les interesa en la medida en que de ello depende la solvencia de la empresa para pagar.

La información Contable se recoge en Cuentas Anuales:

  • Balance de situación: Situación económico-financiera de la empresa en un momento concreto.
  • Memoria: Amplía la información del resto de cuentas anuales.
  • Estado de cambios en el Patrimonio Neto: Variaciones en el Patrimonio Neto de la empresa de un ejercicio a otro.
  • Cuenta de Pérdidas y ganancias: Muestra el resultado del ejercicio, así como el origen de este.

Plan general de Contabilidad de pymes: Las pymes y microempresas pueden optar por presentar los modelos abreviados de Cuentas Anuales.

Balance Social: Instrumento que utilizan las empresas para cuantificar y valorar su política social.

2. Balance de Situación

  • Activo: No corriente o Corriente.
  • Patrimonio Neto y Pasivo: Patrimonio neto, corriente y no corriente.

2.1 Activo

  • Activo no corriente: Se encuentran los inmovilizados permanentes, aquellos que van a permanecer en la empresa durante más de un ejercicio económico.
  • Inmovilizado intangible: Bienes intangibles de la empresa que es posible valorar económicamente.
  • Inmovilizado material: Bienes tangibles de la empresa que se utilizan en su ciclo de producción.
  • Inversiones inmobiliarias: Inmuebles que son propiedad de la empresa pero que no se utilizan en su proceso productivo.
  • Inversiones financieras a largo plazo: Activos financieros mantenidos por la empresa durante más de un ejercicio económico.
  • Amortización acumulada del inmovilizado: Corrige la pérdida de valor del inmovilizado.
  • Activo Corriente: Figuran los activos de la empresa vinculados a su ciclo de explotación.
  • Existencias: Materias primas… para venderlos o usarlos durante el ciclo de explotación.
  • Realizable: Derechos de cobro que la empresa podrá transformar en dinero a corto plazo, como los clientes.
  • Disponible: Activos totalmente líquidos de la empresa como banco.

Patrimonio Neto

  • Fondos propios de la empresa.
  • Capital: Está formado por las aportaciones de los socios a la empresa.
  • Reservas: Constituidas por los beneficios empresariales no distribuidos.
  • Resultado del ejercicio: Este figurará en el balance cuando se decida su destino.

Pasivo

  • Deudas a las que la empresa tiene que hacer frente.
  • Pasivo no corriente: Lo integran aquellos préstamos que la empresa debe devolver en un mayor plazo de tiempo.
  • Pasivo corriente: Aquellas deudas a corto plazo de la empresa debe hacer frente en el corto plazo.

2.2 Cuenta de pérdidas y ganancias

Nos informa sobre los beneficios o pérdidas de la empresa durante un ejercicio económico, así como su origen.

3. Documentos de cobro y pago

3.1 Transferencia

Es una operación a través de la cual se transfiere, se envía o se mueve, una cantidad de dinero de una cuenta bancaria a otra.

  • Transferencia internacional: El importador emite instrucciones de pago al exportador. Es de los más usados por su sencillez y bajo coste.
Comisiones en transferencias nacionales:
  • En transferencias ordinarias: Son más elevadas las comisiones para las transferencias ordenadas manualmente que para aquellas ordenadas mediante soporte magnético.
  • Transferencias urgentes: Comisiones son más elevadas que las ordinarias.
  • Traspasos internos: Si las dos cuentas son de la misma entidad, la comisión suele ser menor.
  • Entrega en efectivo: Comisiones más altas si el ordenante paga o si el beneficiario cobra en efectivo.
  • Por datos incompletos: Entidad bancaria puede cobrar comisión si el emisor no dispone de algunos datos importantes para su tramitación.
  • Por errores: Algunas entidades cobran una comisión de devolución.

3.2 Cheque

Es un documento utilizado como medio de pago, a través del cual el librador ordena al librado, que pague una suma de dinero al beneficiario o tenedor.

3.3 Tipos de Cheques

  • Al portador: Beneficiario es la persona que tiene el cheque.
  • Nominativo: Beneficiario es la persona o empresa cuyo nombre figura en el cheque.
  • Cheque Cruzado: Se cobra a través de una entidad bancaria que será la encargada de realizar el cobro.
  • Cheque para abonar en cuenta: No se puede cobrar en efectivo, se realiza a través de cuenta bancaria.
  • Cheque conformado: Entidad bancaria asegura que quien paga el cheque tiene fondos suficientes para hacerlo.
  • Cheque bancario: El librador es la entidad bancaria, que pagará el cheque (El librado).

3.4 Documentos negociables

Se trata de pagarés o recibos negociables que emiten los clientes de la empresa. La ventaja es poder optar por el descuento comercial.

3.5 Recibos emitidos por el acreedor

La ventaja es que la iniciativa reside en el acreedor y hay un ahorro de costes.

3.6 Tarjeta de Crédito

Cuya importancia a título personal es innegable, son cada vez más relevantes para las empresas. El impedimento son los costes que cobra el establecimiento.

4. El Archivo

  • Archivo central:
  • Grandes empresas: suele coincidir con archivo inactivo.
  • Pequeñas empresas: Suele incluir los tres tipos de archivos.
  • Archivo activo: Documentos actuales y de uso frecuente.
  • Archivo Semiactivo: Documentos de uso poco frecuentes, en tránsito hacia el archivo inactivo.
  • Archivo inactivo: Documentos que no se utilizan pero que la empresa debe conservar.
  • Archivo informático: Las empresas optan por este siempre que no sea obligatorio por la normativa el archivo físico de documentos originales.
  • Archivos descentralizados: Se ubican en cada departamento o unidad de la empresa.

4.1 Clasificación documental

  • Alfabética: Se ordenan por orden alfabético.
  • Cronológica: Se agrupa en función de fechas.
  • Geográfica: Se agrupa según su origen geográfico.
  • Decimal: Se agrupa en 10 categorías.
  • Temática: Se clasifican en función del tema al que se refieren.
  • Numérica: Se lleva a cabo utilizando números.