Introducción a la Estructura Organizacional y el Análisis de Cargos

Las siguientes son las funciones a ejecutar en el ámbito del comercio exterior, desde una perspectiva tanto privada como pública, aplicando conocimientos en inglés y cumpliendo con las normativas vigentes:

  • Ejecutar las operaciones de comercio exterior desde la perspectiva del sector privado y público, aplicando conocimientos en inglés, de acuerdo a los requerimientos y normativas vigentes.
  • Ejecutar las operaciones de comercio exterior desde la perspectiva de las empresas intermediarias, de acuerdo a los requerimientos de los clientes y normativas vigentes.
  • Ejecutar procesos administrativos en una organización, a través de la preparación de estados financieros, elaboración de presupuestos y la contabilización de costos y bienes y/o servicios.
  • Administrar las operaciones de distribución física internacional en el comercio exterior, aplicando conocimientos en logística, negociando con proveedores, de acuerdo a los requerimientos y normativas vigentes.

Estructura Organizacional

La Estructura Organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados.

Tipos de Departamentos

Los departamentos pueden organizarse:

  • Por función
  • Por producto
  • Con forma de matriz

Tipos de Estructuras Organizacionales

  • Lineal: Se fundamenta en la autoridad y cada subordinado responde a una jefatura.
  • Funcional: Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza específicamente por departamentos o secciones.
  • Línea y Asesoría: Si bien los trabajadores responden a una autoridad, hay un asesor en paralelo.

Organigramas

En una organización se desarrollan diversas actividades. Las actividades se interrelacionan en función de una estrategia, y para ejecutar se dan origen a los Cargos, los que se muestran resumidamente mediante un organigrama.

Tipos de Organigramas

  • Vertical: Destacan Jerarquías de mando.
  • Horizontal: Destacan importancia de las funciones.
  • Mixto: Combina las anteriores.
  • Circular: Grafica los grados de responsabilidad.
  • Escalar: Organiza la injerencia de los cargos.
  • Tabular: Muestra la misma información que el escalar.

Definición de Cargo y Responsabilidad

Cargo: El cargo se compone de todas las actividades desempeñadas por una persona, las cuales pueden incluirse en un todo unificado que ocupa una posición formal en el organigrama.

Responsabilidad: Es la capacidad de toda persona de conocer y aceptar las consecuencias de un acto suyo.

Requisitos del Cargo

Los requisitos del cargo se dividen en:

Requisitos Intelectuales

  • Estudios
  • Experiencia
  • Aptitudes
  • Iniciativa

Requisitos Físicos

  • Esfuerzo y complexión física
  • Concentración visual
  • Habilidades

Responsabilidades Adquiridas

  • Sobre personal
  • Dinero
  • Equipos
  • Información

Condiciones de Trabajo

  • Ambiente de trabajo
  • Riesgos laborales

Estructura Organizacional (Definición Ampliada)

Estructura organizacional: Es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

Procesos Organizacionales

Procesos organizacionales: Conjunto de tareas y actividades que deben llevar a cabo los miembros de una organización para lograr las metas, objetivos establecidos por la misma. Los procesos más representativos son: Motivación, Comunicación, Liderazgo y Trabajo en equipo.

Análisis de Cargos

Análisis de cargo: Planeación, preparación, ejecución, contratación (posterior al análisis).

Planeación del Análisis de Cargos

  • Determinación de los cargos que deben describirse.
  • Elaboración del organigrama.
  • Elaboración del cronograma de trabajo.
  • Elección de los métodos de análisis que van a aplicarse.

Preparación del Análisis de Cargos

  • Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos.
  • Preparación del material de trabajo.
  • Disposición del ambiente.
  • Recolección previa de datos.

Ejecución del Análisis de Cargos

  • Recolección de datos.
  • Selección de los datos obtenidos.
  • Redacción provisional del análisis, hecha por el analista de cargos.
  • Presentación del informe al superior inmediato para su ratificación o rectificación.

Métodos de Análisis de Cargos

  • Observación Directa
  • Mediante cuestionario
  • Entrevista Directa
  • Métodos Mixtos
  • Informes sucesivos

Competencias

Competencias: Es la capacidad de vincular las destrezas prácticas (hacer) y los conocimientos teóricos (saber) en un saber hacer.

Tipos de Competencias

  • Competencias Organizacionales: Las requeridas por la organización, como trabajar en equipo, técnica de reuniones, comunicación.
  • Competencias Funcionales: Se refieren a los atributos necesarios para desarrollar una tarea o función específica en el puesto de trabajo, de una manera superior al promedio.
  • Competencias Individuales: Son los conjuntos de características personales y conocimientos que confieren a las personas la capacidad para desempeñar las funciones correspondientes a su ocupación.
  • Competencias Actitudinales: Son las que se caracterizan por no estar ligadas a una ocupación en particular, ni a ningún sector, cargo o tipo de actividad productiva.
  • Competencias Instrumentales: Especialidades técnicas, manejar un sistema informático, una máquina, etc.

Objetivos del Análisis de Cargos

  • Analizar y describir la estructura de la empresa.
  • Mejorar la estructura organizativa de la empresa.
  • Ayudar al proceso de reclutamiento y selección.
  • Valoración de cargos.
  • Servir de base para la política salarial.

Descripción de Cargo

Descripción de cargo: Es el documento que recoge información obtenida por medio del análisis, quedando reflejado el contenido del puesto, así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

Perfil Profesional

Perfil profesional: Es la consecuencia del análisis y de la descripción de cargos, puede entenderse como un conjunto de características que identifican la adecuación de una persona para asumir, en condiciones óptimas, las responsabilidades y tareas de un puesto de trabajo.

Evaluación del Desempeño

Evaluación del desempeño: Es el proceso continuo y sistemático que realiza una organización para medir el valor que un trabajador aporta a la misma.

Objetivos de la Evaluación del Desempeño

Los objetivos son mantener niveles de eficiencia y productividad en las diferentes áreas funcionales, establecer estrategias de mejoramiento continuo, aprovechar los resultados como insumos y dar oportunidades de desarrollo.

Elementos de la Evaluación del Desempeño

Los elementos son retroalimentación, uniformidad, estándares y comparar.