Concepto de Almacén

El almacén puede entenderse de tres maneras:

  1. Espacio físico: Donde un laboratorio o distribuidor guarda los medicamentos producidos.
  2. Lugar de almacenamiento: Donde las farmacias guardan productos adquiridos sin venta inmediata prevista.
  3. Conjunto de productos: La totalidad de productos e instrumentos de una farmacia.

En todos los casos, el almacén representa una reserva de productos.

Importancia de la Gestión de Almacén

La gestión de almacén, junto con la gestión de compras, es clave para mejorar la obtención de beneficios.

Movimientos en el almacén

  • Entradas: Aumentan el stock, ya sea por compras o devoluciones.
  • Salidas: Disminuyen el stock, por ventas o devoluciones (caducidad, producto inservible).

Tipos de Stock

  1. Stock (Existencias) de un producto: Número de unidades de un producto específico en el establecimiento.
  2. Stock total: Conjunto de todos los productos y sus respectivas unidades en el establecimiento.
  3. Stock vivo: Productos expuestos al público.
  4. Stock ciego: Productos almacenados fuera de la vista del público.
  5. Stock óptimo: Nivel de existencias que cubre la demanda con mínima inversión y almacenamiento.
  6. Coeficiente de rotación: Número de veces que se vende el stock en un periodo determinado. Se calcula dividiendo las ventas totales entre el valor medio de las existencias (a precio de venta al público).

La Ficha de Almacén

Documento que registra las existencias, movimientos y otros datos relevantes de un producto. Debe contener como mínimo:

  • Identificación del producto
  • Proveedores y plazo de entrega
  • Unidades de stock de seguridad
  • Fechas de pedido y entrega
  • Número de albarán, factura y lote
  • Número de unidades y precio unitario de compra
  • Existencias restantes

Nivel de Existencias: Consideraciones

Almacenar unidades implica:

  • Ocupar espacio que otro producto podría usar.
  • Posibles pérdidas económicas por caducidad.
  • Limitación de capital para comprar otros productos.
  • Pérdida de ventas si las existencias son insuficientes.

Elementos fundamentales a considerar:

  • Tiempo de entrega del proveedor.
  • Rapidez de las ventas.

Previsión Perfecta

Modelo de gestión que asume ventas constantes y tiempo de entrega del proveedor invariable.

Tipos de Inventario

El inventario implica registrar con orden y precisión lo que pertenece a alguien. Existen diferentes tipos:

  • Inventario tradicional: Recuento de todos los productos en un momento dado, repetido periódicamente.
  • Inventario rotativo: Se agrupan los productos según valor y rotación, con diferente periodicidad de inventario:
    • Grupo A: 10% de los productos, 75% del valor, seguimiento exhaustivo.
    • Grupo B: 30% de los productos, 20% del valor, seguimiento intermedio.
    • Grupo C: 60% de los productos, 5% del valor, seguimiento poco exhaustivo.
  • Inventario permanente: Revisión diaria de los productos con movimiento (entradas o salidas).
  • Inventario informatizado:
    • Ventajas: Inmediatez.
    • Inconvenientes: No registra fecha de caducidad, requiere introducir fechas manualmente.