Decisiones al Seleccionar Proveedores

Las decisiones importantes que se deben tomar al seleccionar las fuentes de abastecimiento son:

  1. Proximidad geográfica del proveedor.
  2. Si el proveedor es el fabricante o un mero suministrador.
  3. Elegir trabajar con una empresa pequeña o grande.
  4. Trabajar con varios proveedores o uno solo.
  5. Las relaciones comerciales recíprocas (proveedor y a la vez cliente).

Tipos de Descuento

Los tipos de descuento más comunes son:

  • Pronto pago: Por ejemplo, en multas de tráfico.
  • Comerciales: Cuando se trata de productos fuera de temporada.
  • Volumen de compra: Por comprar una gran cantidad.

Ventajas de los Niveles de Autorización de Pedidos

Las ventajas de tener un sistema de niveles de autorización de pedidos son:

  • Ventajas económicas: Se evitan compras innecesarias.
  • Ventajas de gestión: Se agiliza el proceso de compras.

Informe de Ofertas Valoradas

Para cumplimentar el informe de ofertas valoradas, a cada factor se le asigna una ponderación, la cual se multiplicará por los valores correspondientes a cada proveedor. El proveedor que en la suma total obtenga mayor puntuación será el elegido.

Ventajas de los Pedidos Abiertos

Las ventajas de los pedidos abiertos se resumen en tres puntos:

  1. Reducir los precios finales.
  2. Simplificar el proceso de compra con una importante reducción de los costes administrativos y de gestión.
  3. Garantizar la entrega de suministros por el proveedor.

Argumentos para Negociar la Cláusula de Retorno de Desperdicios y Sobrantes

  • La empresa puede presionar a sus proveedores para que acepten comprar los desperdicios y sobrantes vendidos por ellos mismos.
  • Es una condición importante al decidir el proveedor final de la empresa.
  • Las compras presentes y futuras son de grandes volúmenes.
  • Precio de reventa muy atractivo.
  • La situación del mercado, favoreciendo la oferta frente a la demanda, beneficia este tipo de operaciones.

Pasos del Proceso de Compra

  1. Una necesidad de material no cubierta con las existencias del almacén.
  2. Elaboración de la solicitud de compra correspondiente y envío de la misma al departamento de compras.
  3. Recepción de la solicitud por el personal de compras, verificando los datos y la autorización.
  4. Estudio de los proveedores potenciales, mediante el archivo de proveedores.
  5. Emisión de las ofertas de pedido y su envío a los proveedores seleccionados.
  6. Recepción de las ofertas provenientes de los proveedores y su estudio de valoración.

Factores de Cotización de Compra

  • Calidad
  • Plazo de entrega
  • Condiciones de pago

Relación Comercial con Proveedores

  1. Búsqueda de proveedores posibles.
  2. Evaluación de los proveedores.
  3. Selección del proveedor.

Análisis Financiero del Proveedor

Se realiza un análisis financiero de los proveedores, incluyendo:

  1. Documento de situación patrimonial.
  2. Evolución de la empresa (un año).

Después se realizan cálculos.

¿Qué es una Negociación?

Es una transacción entre comprador y vendedor. Dos partes poniéndose de acuerdo para una compra.

Objetivos de la Evaluación de Proveedores

  • La calidad: Se puede considerar desde tres perspectivas:
    • La calidad de las características de un producto específico, que sirve para diferenciar las marcas entre sí.
    • La calidad según el grado de aceptación y rechazo de los productos.
    • La calidad respecto al servicio que brinda el proveedor, a fin de fomentar las buenas relaciones con su cliente.
  • Las condiciones de la entrega: El comprador favorece una entrega pronta de los productos.
  • El precio: Requiere el estudio de la calidad y la entrega con anterioridad, pues no puede determinarse si el costo es adecuado hasta que no se conozca el producto ofrecido.

Fuentes de Abastecimiento

  • Proximidad geográfica.
  • Conveniencia.
  • Elegir empresa pequeña.
  • Seguridad de trabajar con varios proveedores.
  • Relaciones recíprocas.

Archivo de Proveedores

Es un fichero que maneja el departamento de compras, contiene datos de los proveedores reales actuales y pasados, es la principal fuente de información para elegir un proveedor.

Trabajar con un Proveedor

  • Resulta caro cambiar de proveedor.
  • Te conviertes en un importante cliente.

Tipos de Mercado

  • Monopolio: Presenta un solo proveedor. La posibilidad del comprador para negociar el precio es prácticamente nula.
  • Oligopolio diferenciado: Lo forman muy pocos proveedores. El comprador puede ejercer una presión sobre el precio muy reducida.
  • Oligopolio no diferenciado: Está formado por pocas empresas vendedoras. El comprador tiene un importante poder para negociar un precio favorable.
  • Competencia perfecta: Presenta gran cantidad de vendedores. En este caso, el comprador no afecta, de forma substancial, el precio ofrecido por el proveedor.

Pedidos

Clasificación de los Pedidos

La forma más utilizada de clasificar los pedidos es por su forma, existiendo tres tipos de pedidos:

  • Normales
  • Programados
  • Abiertos

Pedido/Orden de Compra

Un pedido es la petición formal y firme de un suministro; es decir, es la solicitud al proveedor de una entrega. Es un documento físico que justifica una relación entre la empresa compradora y el suministrador.

Pedidos Abiertos

Los pedidos abiertos permiten:

  • Reducir los precios finales.
  • Simplificar el proceso de la compra, con una importante reducción de los costes administrativos y de gestión.
  • Garantizar la entrega de suministros por el proveedor.
  • Simplificar el proceso de la compra, con la correspondiente reducción de los costes.

Los pedidos abiertos garantizan calidad, cantidad, tiempo y precio, siempre y cuando, en la fase de negociación, se gestionen de forma adecuada por el encargado de aprovisionamiento.

Autorización de Pedidos

Las ventajas de la autorización de pedidos son:

  • Ventajas económicas: Se evitan compras innecesarias.
  • Ventajas de gestión: Se agiliza el proceso de compra.

Copia de Pedido

La copia del pedido se envía a:

  • Al departamento demandante del material.
  • Al almacén donde se entregará la mercancía.
  • Al archivo de pedidos de compras.
  • Al proveedor.

Informe de Entrega

Es un informe que confecciona el departamento de control de calidad y se realiza para el proveedor. Enumera las entregas que se han producido en ese tiempo, el resultado de las pruebas de calidad y el número de artículos satisfactorios. El objetivo del documento es notificar al proveedor la valoración y el desempeño.

Documentos de Control de Calidad de Compras

  • Informe de actividades de inspección: Resume las actividades que se realizarán en el proceso de inspección, de una entrega concreta. Contiene la información más exhaustiva posible de las pruebas, los tiempos, el lugar, el personal, etc.
  • Informe resumen de control de calidad: Es un documento, confeccionado tras las pruebas de calidad, que resume los resultados de las mismas, tanto positivos como negativos.
  • Historial de inspecciones: Es un documento que se actualiza con cada inspección, y resume, para un producto dado, los resultados de calidad.
  • Resumen de actividades de reacondicionamiento: Este documento refleja las acciones que se llevarán a cabo en un producto, a fin de hacerlo apto para su uso en la empresa.
  • Informe de entregas: Es un impreso que se envía a cada proveedor, donde se resume el resultado de las inspecciones realizadas a sus productos, en un periodo determinado.

Realización del Control de Calidad

Se realiza en el muelle de recepción del almacén.

Comunicar la Llegada de Productos

El encargado de comunicar a compras la llegada efectiva de materiales.

Documento de Control de Calidad

El documento principal es el informe-resumen de control de calidad. Este informe incluye toda la información de una inspección: pruebas realizadas, tiempos reales, resultado de cada prueba, conclusiones del examen, observaciones importantes, desviaciones de las actividades planificadas, etc.

Control de Calidad de Compras

El control de calidad de compras se refiere a las actividades de garantía de calidad de los materiales objeto de compra por parte de una empresa. Su finalidad es asegurar que los artículos que entran en la empresa verifiquen un determinado nivel de calidad.

Funciones del Control de Calidad

  • Determinación de las necesidades de inspección; es decir, definir las pruebas que se realizan, las características que cada examen debe probar, las técnicas que se utilizarán, los plazos de tiempo, los recursos de personal necesarios, etc.
  • Realización del proceso de inspección de los materiales, documentando los resultados obtenidos.
  • Emisión de un informe de defectos en caso de producirse. Dicho informe debe incluir una serie de recomendaciones, a fin de decidir qué hacer.

Posibles Decisiones ante Defectos

  • Aceptación
  • Devolución
  • Reacondicionamiento
  • Desecho

Información Definida en la Inspección

  • Nivel de entregas que se revisarán.
  • La muestra que se revisará.
  • Quién y dónde se ha realizado la prueba.
  • Tiempo que ha conllevado.
  • Prioridad de inspección.