Elección de Proveedor

1. Proveedor

Un proveedor es una persona o empresa que suministra productos o servicios. Es importante distinguir entre los diferentes tipos de empresas que requieren proveedores:

  • Empresa industrial: Necesita un proveedor de materia prima.
  • Empresa comercial: Requiere un proveedor de productos terminados.

2. Situaciones que originan la necesidad de buscar proveedores:

  • Cuando una empresa inicia su actividad.
  • La empresa no está satisfecha con sus proveedores actuales.
  • La empresa quiere mejorar su gestión comercial.
  • La empresa desea ampliar la gama de productos que ofrece a sus clientes.

3. Departamento encargado de elegir proveedores:

El departamento de Compras o Comercial suele ser el responsable de la elección de proveedores.

4. Importancia de elegir buenos proveedores:

Una empresa que quiera tener éxito en sus ventas, antes debe comprar bien. La elección de buenos proveedores es crucial para garantizar la calidad de los productos, la competitividad de los precios y la eficiencia en la gestión de compras.

5. Proceso en la búsqueda de proveedores:

  1. Búsqueda:
    • Internet
    • Revistas especializadas
    • Anuncios publicitarios
    • Páginas amarillas
    • Ferias y exposiciones
    • Cámaras de comercio
  2. Solicitar información:
    • Carta solicitándola
    • Solicitar que el representante comercial nos visite
    • Visita del jefe de compras al proveedor
  3. Recepción de ofertas:
    • Rellenar la ficha de proveedor
    • Ficha de producto
    • Cuadro comparativo
  4. Elección de proveedor:
    • Criterios económicos
    • De calidad
    • Mixtos
  5. Emisión del pedido:
    • Confección de la nota de pedido

6. Cálculos

  • Importe bruto
  • Descuento comercial
  • Importe líquido
  • Coste total

El Pedido

1. Concepto

Un pedido es un documento en el que se relacionan los artículos que el comprador solicita al vendedor. Es el documento que inicia toda relación de compraventa.

2. Departamento encargado

El departamento encargado de formular el pedido es el de Compras o Comercial. Sin embargo, el departamento de Almacén también juega un papel importante, ya que debe detectar la necesidad de aprovisionarse de un determinado artículo y pasar la orden a Compras.

3. Documentos para hacer un pedido

  • Orden de compra
  • Ficha de producto
  • Ficha de proveedor
  • Cuadro comparativo

4. Formas de realizar un pedido

  • Por carta
  • Por teléfono
  • Fax o correo electrónico
  • Impreso del comprador
  • Agente comercial o representante
  • Con una nota de pedido

5. Datos que contiene un pedido

  • Datos identificativos del comprador
  • Datos identificativos del vendedor
  • Número de pedido y fecha
  • Condiciones de venta
  • Artículos solicitados
  • Firma

6. Número de ejemplares que se hacen

Lo normal es hacer 3 copias del pedido:

  • Una para el departamento de Compras (justificante de compraventa).
  • Otra para el almacén del comprador (para comparar al recibir la mercancía).
  • La última se envía al departamento de Ventas del vendedor.

7. Control de los pedidos

Control de los pedidos realizados a los proveedores:

  • Se anotan en el libro de registro de pedidos emitidos.
  • Se establece un sistema para controlar el estado de tramitación de los pedidos.
  • Se busca evitar desabastecimientos que provoquen paradas en el proceso productivo.
  • Se verifica que los pedidos se entreguen en el plazo establecido y que la mercancía llegue en buenas condiciones.

Control de los pedidos realizados por los clientes:

  • Se controlan los pedidos recibidos de los clientes para conocer si se tienen las existencias suficientes.
  • Se verifica el estado del pedido: si ha salido, el transporte, si ha sido recibido y si ha habido alguna incidencia.

8. Recepción del pedido por el vendedor

  1. El pedido llega al departamento de Ventas.
  2. Si es un cliente nuevo, se abre una ficha.
  3. Se verifica el pedido.
  4. Se consulta la ficha de existencias.
  5. Si se puede servir, Ventas avisa a Almacén para que prepare el envío.
  6. Si no se puede servir, se envía una carta de devolución del pedido.

9. Clases de pedidos

Pedido en firme:

El documento utilizado para realizar pedidos en firme es el pedido o nota de pedido.

Pedido condicional:

El documento que se utiliza para realizar este tipo de pedidos es la propuesta de pedido.

La nota de pedido:

Es un impreso en el que se detallan los artículos solicitados, así como las principales condiciones de la operación, salvo que ya estuviesen pactadas en un contrato de compraventa o de suministro.

Realización de pedidos mediante cartas comerciales:

En este caso, se especifican la mercancía, el precio, el descuento comercial, el medio de transporte, el lugar y la fecha de entrega, y la forma de pago.

10. Incidencias

a) Modificaciones y anulaciones:

  • Las modificaciones de los pedidos se notificarán a los proveedores con la máxima urgencia.
  • Las anulaciones pueden deberse a múltiples causas, atribuidas al proveedor o al comprador.

b) Denegación de los pedidos:

  • Carecer de existencias y que resulte imposible conseguirlas para la fecha indicada por el cliente.
  • No poder cumplir las condiciones exigidas por el comprador.
  • Tener conocimientos de informes poco favorables sobre el comprador.