Gestión de Pedidos

Tipos de Pedidos

Pedido Firme: El comprador y el vendedor acuerdan las condiciones de la operación, generalmente mediante un contrato de compraventa.

Pedido Condicional: El comprador presenta una propuesta de pedido con sus condiciones, que el vendedor puede aceptar o rechazar.

Formalización de Pedidos

Por Carta, Fax o Correo Electrónico: Método habitual que proporciona constancia escrita de la operación.

Nota de Pedido: Documento que detalla los productos solicitados y las condiciones de la operación.

Teléfono: Requiere confirmación escrita posterior.

Agente Comercial: El agente o representante del vendedor completa el pedido y el cliente lo firma.

Nota de Pedido y Carta: Impreso que especifica los productos solicitados, las condiciones de venta, la identificación del cliente, el número de pedido, la fecha, la cantidad, el precio, las condiciones de entrega, la forma de pago y los descuentos. Requiere la firma del solicitante.

Carta de Confirmación de Pedido: Emitida por el proveedor para confirmar las condiciones solicitadas por el cliente y aclarar cualquier aspecto.

Carta de Denegación de Pedido: Comunica al cliente la imposibilidad de atender su pedido, generalmente por incumplimiento de las condiciones solicitadas o falta de solvencia.

Incidencias

Comunicación entre el proveedor y el cliente para gestionar anulaciones o modificaciones de pedidos.

Transporte de Mercancías

El transporte de mercancías puede realizarse por medios propios, a través de una empresa de transporte o utilizando una empresa de mensajería.

Personas que Intervienen

Remitente: Persona que contrata el transporte y entrega la mercancía.

Transportista: Persona que realiza el transporte de la mercancía.

Destinatario: Persona que recibe la mercancía.

Modalidades de Pago del Transporte

Portes Pagados: El pago lo realiza el remitente.

Portes Debidos: El pago lo realiza el destinatario en un plazo de 24 horas después de recibir la mercancía.

Contrareembolso: El destinatario paga la mercancía y los portes en el momento de la recepción.

El Albarán o Nota de Entrega

Documento emitido por el vendedor que acompaña a la mercancía y anota su salida del almacén y su entrega al comprador.

Tipos de Albaranes

Valorado: Incluye el precio de las mercancías.

Sin Valorar: No refleja la valoración de las mercancías.

La Factura

Documento que emite el vendedor a cargo del comprador y que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Tipos de Facturas

Factura Completa: Incluye número, serie, fecha de expedición, nombre y apellidos o razón social, DNI o NIF, descripción de las operaciones, tipo impositivo y cuota tributaria.

Factura Recapitulativa: Se utiliza cuando se realizan varias operaciones durante un período determinado con el mismo cliente.

Factura Simplificada: Se puede utilizar cuando el importe no excede de 400 euros o cuando se cumplen ciertas condiciones específicas.

Expedición o Entrega de Facturas

Las facturas se pueden expedir por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que garantice su autenticidad y origen.

Plazos de Conservación de Facturas

Facturas: 4 años

Facturas de Bienes Inmuebles: 14 años

Facturas de Bienes Muebles: 9 años

Facturas Rectificativas

Documento que se emite para corregir una factura original, cuando no cumple con el contenido mínimo o cuando las cuotas repercutidas se han determinado incorrectamente.

Factura de Autónomo Profesional

Debe aplicar las retenciones IRPF en todas las facturas emitidas a una empresa o a otro autónomo, pero no a un particular.