Gestión de stock en farmacias

Identificación de los productos: Código de barras

13 dígitos EAN13, código nacional se incluye 84 indica código es 7000 indica productos de venta en farmacia. Código nacional compuesto por 7 Nº ejem 6 nº=un . y la última cifra se solicita por parte de los laboratorios al fabricante: CGCOF=PARAFARMACIA, AEMPS=MEDICAMENTOS AUTORIZADOS Y REGISTRADOS, DGFPS=PRODUC DIETOTERAPICOS ACCESORIOS Parafarmacia no financiada de 150000 a 39999 Efectos y acceso financiado de 40 51 Medicamentos veterinarios de 510001 a 59 Envase clínico de 600 a 64 Medicamentos de uso humano en envases normales de 65 a 999 medicamentos empiezan por el 6,7,8,9 y productos farmacéuticos 1,2,3,4,5 Código interno hace referencia a los productos que no tienen CN y se debe dar alta en el programa o asignar el código interno del proveedor se debe llevar un sistema de verificación y autenticidad de medicamentos todo para garantizar el producto se previene la falsificación.

Medicamentos falsificados

Se lleva a cabo a través de laboratorio autorizado añade dispositivos de seguimiento identificador único código bidimensional identifica y verifica o cierre tamper-evident las farmacias y farmacias hospitalarias deben comprobar autenticidad.

Criterios de ordenación

1º Orden alfabético: se coloca por orden alfabético del nombre comercial. Ventaja: localización-comprensible. Inconveniente: no se aprovecha espacio por los tamaños y formas. 2º Forfar: se divide espacio por subzonas, dentro clasifica por orden alfabético. Ventaja: aprovecha espacio los acondicionamientos secundarios. Inconveniente: es saber todas las prestaciones o fórmulas que solicite. 3º Actividad farmacológica: se coloca los medicamentos para una misma patología y dentro se clasifica por orden alfabético. Ventajas: facilita dispensa e indicación. Inconveniente: requiere mucho conocimiento farmacológico no se aprovecha espacio por los tamaños. 4º Ordenación por proveedor: colocamos en un mismo expositor productos de la misma marca. Ventaja: se encuentra fácilmente. Inconveniente: recordar las marcas y lo que tiene.

Normas generales

Fecha de caducidad, volumen de ventas, compras de volumen=rotación, productos de venta diaria=cajoneras y almacén, productos voluminosos y pesados=fácil acceso y obstaculización, tener en cuenta las condiciones de almacenaje de productos, zona de artículos inmovilizados=caducados retirados por servicios sanitarios, los productos veterinarios colocar en otra zona. Una vez se realice el criterio de ordenación se utiliza por orden alfabético.

Condiciones especiales de almacenaje en:

Medicamentos termolábiles, fotosensibles, estupefacientes, para magistrales envases para fórmula magistral. Características esenciales: contenido de sustancia activa, características para terapéutica, características organolépticas, actividad terapéutica, estado toxicológico y microbiológico.

Medicamentos termolábiles

Frigo 2-8°C llevan acondicionamiento secundario (*) cerca a la zona de dispensa y acceso personal, tener termómetro interior se debe registrar para entregar a inspección de sanidad, revisar con frecuencia cada 24 horas insulina, vacunas, antibióticos, colirios, coagulación.

Medicamentos fotosensibles

Afectados por acción de la luz estructura química o queden inactivos=lejos de la luz y acondicionamiento opaco cristal topacio=vitaminas, hormonas y clorhidrato de morfina.

Estupefacientes

Estricto control de entradas y salidas, registro libro de estupefacientes, enviar información periódica, vales de petición de estupefacientes para pedido y devolución debe estar bajo llave con acceso restringido un mínimo de existencias.

Materias primas para fórmula magistral

Almacenar según normativa separados del resto cerrados fácil acceso dentro de estas materias hay: productos tóxicos, irritantes y peligro sensibles a la luz y proteger de radiaciones humedad a 70-80% se alteran si baja y sube pictograma de peligro rombo rojo fondo blanco símbolo negro=peligro físico, salud humana, medio ambiente toda esta información la encontramos en la etiqueta.

Envase para fórmula magistral

Cristal o plástico distintas formas y tamaños la compra a través de una ficha=proveedor, fecha de compra, caducidad, número de lote y descripción almacenamiento bien señalado diferencia del resto.

Control adicional en almacén

Temperatura del local inferior a 30°C mínimo 2 años, temperatura 15-30°C lugar fresco 18-15°C refrigerado 2-8°C congelado -10°C -20°C el descenso puede dar lugar a cristalización, rotura de emulsión, aumento de fusión, evaporación, desecación.

Controlar caducidad

Fecha, mes, año suele tener 5 años si fuera -vendra con su correspondiente símbolo de 2 triángulos la revisión se realiza mensualmente, a principio de mes se saca los listados de productos caducados, devolución al almacén o laboratorio estupefacientes con los vales. Productos inmovilizados son los que no se permiten su venta se devuelve al almacén siguiendo las normas.

Normas de seguridad e higiene

Indumentaria y EPI es importante para prevención primaria localizada alrededor del riesgo, contenedores, instrumental. Secundaria hábitos higiénicos personal, vacunación, programas para la salud, indumentaria EPI=bata, guantes, gafas, mascarilla. Terciaria localizadas alrededor de zona de trabajo evitando riesgos, como salir sin bata etc.

Riesgos generales

En el trabajo no suele ser directa puede ocurrir en cualquier otro lado. Riesgo específico propios de la oficina de trabajo instalaciones se previenen. Recomendación: mantener ordenado, conocer riesgos y normas, limpieza y descontaminación, lavarse las manos, no comer ni beber, maquillarse ni tocarse ojos.

Riesgos físicos

Incendios, radiaciones, heridas.

Riesgos químicos

Son debidos a la manipulación de sustancias penetra vía respiratoria, dérmica, digestiva consultar las fichas del producto.

Riesgos biológicos

Grupo 1 poco probable provoque enfermedad riesgo enfermedad o población escasa o nula. Grupo 2 puede provocar enfermedad raramente entre personas hay profilaxis, riesgo individual moderado población bajo. Grupo 3 provoca enfermedad grave, transmite se puede hay profilaxis población bajo. Grupo 4 enfermedad grave transmite fácilmente no hay profilaxis población elevados ebola.

Ergonomía

Conjunto de conocimientos sobre el hombre y su puesto de trabajo es una disciplina preventiva para salud. Riesgos ergonomía puesto de trabajo, Almacenamiento, Gestión de residuos. Puede provocar fatiga, desmotivación, pérdida de concentración, rendimiento, satisfacción laboral. Causas: estar de pie, sentada usando el ordenador, manipulación manual de carga. Riesgos relacionados con el almacenamiento se elabora según el riesgo que se expone.

Los objetivos de la gestión de stock son:

• Minimizar el precio del inventario.
• Optimizar los recursos.
• Mantener el stock.
• Evitar rupturas de stock.
• Planificar las compras de forma eficaz.

Tipos de stocks

1. Stock mínimo: es la cantidad mínima de un producto que puede haber en el almacén sin correr el
riesgo de que se agote, para hacer frente a demandas inesperadas o retrasos imprevistos de entrega
de pedidos. Solemos tener un stock mínimo, cuando se va a recibir un pedido.
2. Stock máximo: es la cantidad máxima de un producto que puede haber en el almacén. Es el límite
superior de las existencias cuando entra un pedido. En este stock se diferencia entre si se trata de
productos de reposición diaria o de productos de reposición trimestral o anual.
3. Punto de pedido, stock de alerta o stock de seguridad: es el momento que obliga a realizar un
pedido para evitar que el producto se agote. Es el punto medio entre el stock mínimo y el stock
máximo, necesario para hacer frente a la demanda durante el periodo de reposición. Sería los que nos
indica el punto de pedido.Stock óptimo: es la media de stock de ese producto que en un período determinado nos permite
atender las necesidades de los clientes y obtener la máxima rentabilidad, con una mínima inversión.
COEFICIENTE DE ROTACIÓN
Para el control del stock, permiten evaluar los costes para poder proporcionar un servicio con mayor nivel. En relación a los indicadores,hay un concepto importante Entre estos indicadores, encontramos la rotación de stock, el índice de cobertura de stocks y la duración del stock.En la rotación de stock, hablaremos del coeficiente de rotación, que lo definimos como el número de veces
que se han vendido las existencias medias (stock medio) de un determinado producto en un determinado
periodo de tiempo.según este coeficiente de rotación en:
● PRODUCTOS DE BAJA ROTACIÓN: son los productos en los que el nivel de existencias es mayor que
el de ventas. Son productos poco rentables ya que está invertido en el almacén, pero no hay rotación
del producto. El stock es elevado.
○ ¿Qué pueden provocar y/o cuáles son los factores que afectan?
■ Caducidad: existe un aumento en las caducidades en el almacén, al haber escasas
ventas, el nivel de existencias es alto y aumenta la caducidad.
■ Espacio: como las existencias están inmovilizadas y la rotación es muy baja, no se
puede utilizar el espacio de almacén para otros productos.
■ Proveedor: si el proveedor tarda mucho en servir el pedido, se deberá pedir mayor
número de unidades. O si el proveedor condiciona la petición a un número mínimo de
unidades para poder servir el pedido.
● PRODUCTOS DE ALTA ROTACIÓN: son los productos en los que el nivel de ventas es mayor que el
de existencias. Son productos muy rentables. El stock es bajo.
○ ¿Qué podría ocurrir y/o cuáles son los factores que afectan?
■ Inversión: habrá una menor inversión en stocks y por tanto menores costes en el
almacén
■ Rapidez y caducidad: rapidez de ventas y por tanto no hay riesgo de caducidad del
producto.
■ Imagen: favorece la imagen de la farmacia, puesto que siempre dispone de los
artículos necesarios.
■ Rotura de stock: al haber tanta salida/rotación de producto, se corre el riesgo de sufrir
rotura de stock.Pérdida de clientes: al haber una falta de existencias, el cliente puede que se marche
a otra farmacia.
■ Descuentos: al hacer pedidos con frecuencia, se reduce la cantidad del pedido y no
se puede beneficiar de los descuentos por volumen de compra que los proveedores
ofrecen.
Se podría decir que un stock óptimo es el que rota entre 6 y 8 veces/año.
En cuanto a los otros indicadores, el indicador de cobertura de stock es el indicador inverso a la rotación de
stock. Nos indica para cuánto tiempo hay existencias del producto, dependiendo del consumo medio del
mismo. Y, la duración de stock es la proporción entre el stock final y el promedio mensual de ventas. Indica
cuántas veces dura el inventario que se tiene.

FACTORES QUE AFECTAN A LA GESTIÓN DE STOCK
A la gestión de stock, le afectan factores como son los proveedores, la previsión de ventas, la capacidad del
almacén y las condiciones económicas.
PROVEEDORES
Durante todo el temario hemos estado viendo que a la oficina de farmacia le proveen tanto los laboratorios
fabricantes como los almacenes mayoristas. Por tanto, para decidir a quién realizar el pedido, debemos valorar
los siguientes puntos:
👍 ENTREGAS: saber si las entregas se hacen rápidamente al hacer el pedido, ayuda a poder cubrir las
necesidades de los clientes.
👍 SUMINISTROS: que las entregas se hagan todos los días, incluso los días festivos; ya que hay oficinas
de farmacia que hacen todos los días del año y otras que hacen guardias.
👍 GESTIÓN DE PEDIDO: se debe evaluar si el proveedor permite realizar devoluciones, entrega los
pedidos en buen estado, el papeleo de pedido es entendible y cumple las condiciones que se habían
pactado, etc.
👍 OTROS SERVICIOS: saber si los proveedores ofrecen cursos de formación al personal de la oficina de
farmacia u otros servicios complementarios como gestión de las alertas sanitaria, etc.Ventajas Inconvenientes
Almacénmayorísta ventajas- Cercanía- Accesibilidad- Cubre amplia zona geográfica- Responde a pedidos urgentes- No existe mínimo de unidades por pedido Laboratorio fabricante ventajas Precios mas economico q el almacen inconvenientes  almacen – Preciomayores que el laboratorio- A veces debes hacerte socio inconvelab – Responde a pedidos no urgentes- Menos cercano- Existe un mínimo de unidades por pedido
PREVISIÓN DE VENTAS
Con la previsión de ventas lo que se pretende es realizar un estudio de mercado para predecir las ventas que
se pueden tener en la oficina de farmacia. Se debe recabar información, primeramente, en la legislación
vigente, a través de las oficinas de farmacia de la zona, el centro de salud de la zona, revistas especializadas
sobre el sector farmacéutico, y también a través del almacén mayorista, ya que éstos pueden asesorar sobre la
actividad farmacéutica.
Si se hablara sobre productos de parafarmacia, se deberían tener en cuenta, las características de la
población de la zona. Será diferente tener población joven o población de edad avanzada, el poder adquisitivo
también influirá y las infraestructuras cercanas a la oficina de farmacia.
La venta libre de los productos de parafarmacia, se debe potenciar, junto a una buena gestión de marketing y
selección de surtido óptimo; ya que se permiten campañas y promociones y se puede ofrecer consejo
profesional a los clientes, y así aumentar los ingresos.
Dentro de parafarmacia, se incluyen las siguientes categorías:
● Productos sanitarios
● Biocidas
● Cosméticos
● Productos de higiene personal
● Artículos de puericultura
● Alimentación CONDICIONES ECONÓMICASLos laboratorios y los almacenes mayoristas, marcan las condiciones de venta a las oficinas de farmacia. Para ello, se utilizan varios conceptos como el precio de venta, los impuestos y el margen comercial.Posteriormente, a estos precios, hay que añadirles los impuestos de los medicamentos y productos de
parafarmacia que son el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el recargo de equivalencia (RE). El RE es un
régimen especial de IVA, obligatorio para comerciantes autónomos que vendan al cliente final. Existen
diferentes tipos:super reducidoIVA 4  RE=0.5 medicamentos uso humanoreducido IVA 10 RE=1,4 animal profarmanormal IVA 21 RE=5,2sustancias medicina y pa humano y veterinario Para la gestión, los proveedores ofrecen facilidades a las oficinas de farmacia, como pueden ser: a) Bonificaciones: son la entrega de unidades de producto gratuitas según un determinado volumen de
compra. En la factura, las unidades gratuitas deben quedar reflejadas como precio cero.b) Rappel: se suele realizar para incentivar una compra de mayor número de unidades que no se hubiera llegado a comprar de otra forma.c) Descuentos: son descuentos en porcentaje del precio de venta del producto, como consecuencia de campañas de promoción, por pronto pago, por volumen de compra, por antigüedad de un determinado cliente,o por habilidad en la negociación d) Depósitos: el proveedor deja una mercancía para que la oficina de farmacia la mantenga en un lugar visible en el local. Después de un tiempo, el proveedor vuelve y solo cobra las unidades vendidas, las restantes, las retira sin coste alguno.

CLASIFICAR PRODUCTOS EXISTENTES
Se clasifican los productos existentes en la técnica ABCD, que es la herramienta empleada para clasificar todos
los productos del stock, según el importe de sus ventas anuales.
Su objetivo es identificar al pequeño número de productos que representan la mayor parte de las ventas y que
son los más importantes para el control eficiente del inventario, puesto que son los que aportan los mayores
beneficios. La clasificación nos ayuda a saber cuáles son los artículos que debemos controlar, pero no cómo
debemos hacerlo.
Con esta técnica los productos se clasifican en 4 grupos:
1) GRUPO A: son los que más se venden. Al menos se vende una unidad al día. Son los que se debe hacer
frecuentemente un control de existencias y una vigilancia de aprovisionamiento a menudo. Representan un
75% del importe de las ventas.
2) GRUPO B: tienen una venta intermedia. Al menos uno cada 15 días. La revisión es menos frecuente.
Representan un 20% del importe de las ventas.
3) GRUPO C: poca venta. Venta entre una y 15 al año o cada 6 meses. El control no debe ser muy frecuente,
pero realizar revisión para garantizar que esté disponible el producto. Representa un 5% de las ventas.
4) GRUPO D: venta menos de una unidad al año. Son productos inmovilizados y no debería haber ninguno,
mejor sería vender bajo pedido.
CONTROL DE EXISTENCIAS DE PRODUCTOS Este punto está relacionado con el control de las existencias y la hora de hacer pedidos. Por tanto, se deben saber varios conceptos:
● STOCK ACTIVO: Cantidad de artículos que hay en el almacén.
● STOCK MÁXIMO: Cantidad de artículos a la llegada del pedido.
● STOCK MÍNIMO: Cantidad de artículos para realizar pedido. Se fija dependiendo de la demanda, del
plazo de entrega de los proveedores, del riesgo de encontrarnos sin existencias.
● PUNTO DE PEDIDO: es el nivel de stock necesario para abastecer la demanda durante el plazo de
aprovisionamiento. Es el nivel de stock al que debe lanzarse un pedido nuevo.
● ROTURA DE STOCK: se produce cuando la demanda es superior a la prevista y no se dispone de
existencias suficientes para poder dispensar los artículos en las condiciones de tiempo y precio que los
clientes especifican.Así pues, para cada grupo:GRUPO A: mínimo, es el doble de unidades que el tiempo en días que el proveedor tarda en entregar el pedido. Máximo, depende de las condiciones de compra.GRUPO B: mínimo, una unidad más que el tiempo en días que el proveedor tarda en entregar el pedido.Máximo, el doble del mínimo.GRUPO C: mínimo, 0 y máximo, 1. GRUPO D: mínimo 0, bajo demanda.PROGRAMAS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN DE STOCKS En las oficinas de farmacia existen los programas informáticos que facilitan la gestión de stock y el control de almacén como son Pharmaplus, BitFarma, Farmatic… y éstos incluyen: Gestión de pedidos: generan y recepcionan pedidos. Gestión de artículos: crean fichas de artículos con máximos, mínimos y punto de pedido, fecha de caducidad, última venta, listado ABC… Realizan devoluciones. Histórico de ventas. Gestión de encargos. Gestión de caducidades. Valoración de existencias.Inventario.VALORACIÓN DE EXISTENCIASExisten varios criterios/modelos de gestión de stock para valorar las existencias y son los denominados:Método FIFO: “First In First Out”, es el más utilizado. Se basa en que lo primero que entra en el almacén es lo primero que sale. Busca evitar que los productos alcancen su fecha de caducidad en nuestras instalaciones y de esta manera se reduzcan nuestras pérdidas por este motivo.Método LIFO: “last in, first out”, es lo contrario a FIFO, lo último que entra es lo primero que sale.
Método PMP: “precio medio ponderado”. Intenta equilibrar los efectos de las fluctuaciones de precios.Es la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios.Método PARETO (ABC): Los productos almacenados se clasifican en A, B, C. o Los artículos de la clase A son aquellos que se utilizan más y se guardan en los lugares más próximos y de fácil acceso. oLos de clase B son los que tienen un consumo intermedio. o Los de clase C son los productos que se consumen menos, se almacenan en la parte menos accesible del almacén. La sustitución o rotación es más lenta que los clasificados en la clase A y B

.Para realizar el inventario, se llevan a cabo 2 sistemas:
1) Recuento físico periódico o INVENTARIO PERIÓDICO: consiste en el recuento físico de las
existencias del almacén, que suele realizarse anualmente.
a. VENTAJAS: tiene menor coste de control.
b. DESVENTAJAS: plantea trastornos en la farmacia (cierre durante 1-2 días), falta de
información del valor de existencias en periodos que no se realice.
c. 1vez/año, finales de diciembre. (por lo menos)
2) Control administrativo o INVENTARIO PERMANENTE: control de entradas y salidas, de unidades
físicas y valor a través de registros informáticos.
a. Permite control de rotura de stocks a partir del propio inventario.
b. Se registra y actualiza en cada operación.
c. Proporciona fiabilidad y eficiente gestión