Surtido y Stock: Optimización para la Eficiencia Empresarial

Definiciones Clave

Surtido: Productos de diferentes marcas, modelos, formatos, etc., que la empresa pone a disposición de sus clientes.

Stock: Cantidad almacenada de cada uno de los productos, es decir, número de artículos disponibles para la venta.

Algunos establecimientos ofrecen un surtido amplio (gran variedad de marcas, modelos), pero cuentan con un stock reducido. Otros tienen un surtido escaso pero con un stock elevado.

Funciones del Stock

La necesidad de tener stocks en el almacén viene determinada por la utilidad que le reportan a la empresa:

  • Permiten dar continuidad a los procesos de fabricación y procesos de venta, sin que estos se vean afectados por retrasos en la entrega.
  • Regulan los ritmos de entrada y salida cuando el ritmo al que los proveedores entregan las mercancías difiere del ritmo de producción y venta.
  • Contribuyen a conseguir economías de escala. En este caso, será interesante acumular stock si los descuentos obtenidos en la compra de grandes cantidades (rappels), la reducción de costes de transporte o la disminución de costes como consecuencia de la fabricación a gran escala es superior a los costes de almacenamiento en los que se incurre.
  • Evitan los costes de pedido cuando estos son muy elevados.

Reguladora: Regula los ritmos de entrada y salida cuando el ritmo de entregas por parte de los proveedores difiere del ritmo de demandas de clientes o procesos de producción. Facilita hacer frente a imprevistos, cambios del mercado reduciendo así el riesgo.

Comercial: Mejora el servicio al cliente entregando la mercancía deseada en plazo y sin errores.

Económica: Adquirir grandes volúmenes reporta precios de adquisición más bajos (mayor poder de negociación de precios, rappels, ahorro costes transporte). Economías de escala.

Aprovisionamiento de Stock

Aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los productos que necesita para realizar las actividades de fabricación o comercialización.

© Planificación y gestión de las compras.

© Almacenaje de los productos.

© Técnicas para mantener existencias mínimas de cada referencia.

Aspectos Clave en el Proceso de Aprovisionamiento

En este proceso existen aspectos a tener en cuenta:

  • Cuando el aprovisionamiento del almacén es frecuente se puede tener un stock reducido.
  • Si se hacen pocos pedidos ›- se solicitan mayores cantidades ›- stock genera costes de almacenaje.
  • Cuando se adquieren grandes cantidades:
    • Ventajas en los precios de compra.
    • Riesgo de cantidad sobrante que generará costes de almacenaje innecesarios.

Es recomendable tener stock en el almacén que permita cubrir las variaciones inesperadas de la demanda y retrasos en la entrega por parte de proveedores.

Se considera que tener stock almacenado puede ser un signo de ineficiencia que produce importantes costes.

Sin embargo, la necesidad de disponer de stock viene dada por la dificultad que tienen las empresas para ajustar en el tiempo sus niveles de producción y ventas.

La gestión de stocks tiene como objetivo fijar un nivel de stock adecuado (óptimo) que minimice los costes provocados por el aprovisionamiento y mantenimiento de los mismos en el almacén.

Los métodos de gestión de stocks tratan de minimizar los niveles de stock sin poner en riesgo el nivel de servicio al cliente.

Los objetivos suelen ser contradictorios: almacenar la menor cantidad de stock posible y evitar roturas de stocks.

Si se almacenan pequeñas cantidades de stock existe:

  • Riesgo de ofrecer un nivel de servicio bajo. Si se almacena más de lo necesario, el coste de almacenamiento aumentará, pero la capacidad de respuesta a la demanda será alta.

Objetivos del Aprovisionamiento (Desde el Punto de Vista Contable)

  • Mercaderías: Almacenadas hasta entrega sin que haya transformación. Son los que tienen las empresas comerciales.
  • Materias primas: Adquiere la empresa industrial para la elaboración de productos.
  • Otros aprovisionamientos:
    • Elementos y conjuntos incorporables: Fabricados fuera de la empresa y adquiridos por esta para incorporarlos a sus productos sin que haya transformación.
    • Combustibles: Materias energéticas que se pueden almacenar.
    • Repuestos: Piezas de recambio para equipos que facilitan el proceso de fabricación.
    • Envases y Embalajes: Envases contienen, protegen producto. Sirven de unidad de venta. Vendedores silenciosos del producto. Embalajes facilitan transporte.
  • Productos en curso.
  • Productos semiterminados.
  • Productos terminados.
  • Subproductos, Residuos y Materiales Recuperados.
  • Subproductos, de carácter secundario o accesorio de la fabricación principal.

Evolución del Stock

El stock evoluciona entre un:

  • Máximo: Dado por capacidad del almacén, capital invertido (capacidad de financiación) y costes de gestión de stocks. El nivel máximo se produce cuando llega a la empresa el pedido realizado a los proveedores.
  • Mínimo: Se establece teniendo en cuenta la probabilidad de roturas de stock.

Tipos de Stock

  • Stock de seguridad: Volumen de existencias, por encima de las necesarias para atender a la demanda normal de clientes (stock de ciclo), que sirve para hacer frente a las:
    • Demoras en plazo entrega proveedores. Complementario del stock activo. Se crea para evitar roturas de stock.
    • Demandas imprevistas de clientes.
  • Stock de presentación: Son los productos que se encuentran en los lineales. Forman parte de la venta directa.
  • Stock óptimo: Permite cubrir las previsiones de ventas incurriendo en los mínimos costes de gestión de stocks. (Mayor rentabilidad/capital invertido).
  • Stock cero: Técnica JIT (Just in Time). Aprovisionar solamente cuando se necesita y justo en la cantidad necesaria. No existen stocks en el almacén.

Rapidez suministro y encarecimiento del precio de adquisición.

  • Stock estacional o de temporada: Se crea para hacer frente al aumento esperado de las ventas por cambio de estación o temporada. También se puede crear con motivo de criterios comerciales (semana del running, día de la madre etc.). Artículos que no presentan ventas continuas a lo largo del año.
  • Stock de especulación: Se originan con antelación para hacer frente a una variación esperada de la demanda, suministro o precio. La situación se prevé de antemano. Si la previsión es acertada los productos se venderán y este tipo de stock desaparecerá del almacén.
  • Stock en tránsito: Se encuentra en las diferentes fases de aprovisionamiento, fabricación, distribución. De camino en almacenes de tránsito entre comprador y vendedor. Su función es actuar como reserva a fin de mantener el flujo continuo de materiales.
  • Stock de recuperación: Artículos en desuso, pero susceptibles de una nueva utilización.
  • Stock muerto: Artículos viejos que ya no sirven para cubrir las necesidades para las que fueron comprados. Generalmente se encuentran en la zona del almacén destinada a materiales obsoletos. Venta como chatarra.

Stock Medio

El stock de los distintos tipos de existencias no es algo constante, sino que varía a medida que se producen los aprovisionamientos, ventas, consumos, etc.

El stock de las empresas aumenta o disminuye a lo largo del tiempo a medida que se producen entradas y salidas de mercancías.

  • Entradas de mercancía: Aumentan el nivel de stock de la empresa. Compras o devoluciones de clientes.
  • Salidas de mercancías: Disminuyen el stock de la empresa. Ventas, devoluciones a proveedores, roturas, robos y mermas.

Comportamiento del Stock a lo Largo del Tiempo

Stock ideal. En la vida empresarial la demanda no se comporta de forma constante ni los pedidos se reciben con la misma periodicidad.