Introducción a la Gestión de Existencias

Todas las empresas adquieren materiales para llevar a cabo su actividad. Las existencias son los bienes propiedad de la empresa destinados a la venta o a su transformación e incorporación al proceso productivo. Su característica principal es la movilidad o rotación a lo largo del ciclo económico de la empresa.

Clasificación de Existencias según Diferentes Criterios

Según el Plan General Contable (PGC)

Distinguimos entre:

  • Materias primas: Elementos que se incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final.
  • Elementos y conjuntos incorporables: Se incorporan al proceso productivo, pero no son la base del producto. Se añaden a la materia prima en una fase posterior, normalmente se fabrican dentro de la empresa y no son sometidos a transformación.
  • Materiales para consumo y reposición: Destinados a la reparación y prevención de roturas o desgastes de los equipos.
  • Productos en curso: Aquellos que al finalizar el ejercicio económico se encuentran en proceso de producción.
  • Productos semiterminados: Productos que al finalizar el ejercicio económico están todavía sin terminar, pendientes de pasar por algún departamento para su finalización.
  • Productos terminados: Productos finales del proceso productivo.
  • Mercaderías: Existencias de las empresas comerciales, compradas para su posterior venta sin transformación.

Según la Imputación de Costes del Producto

  • Materiales directos: Forman parte directamente del producto final.
  • Materiales indirectos: Utilizados para la fabricación de diferentes productos, no se identifican directamente con un producto específico y su imputación al coste se realiza mediante criterios de reparto.

Según su Capacidad de Almacenamiento

  • Materiales almacenables: Aquellos en los que transcurre un tiempo desde su recepción hasta su utilización en el proceso productivo.
  • Materiales no almacenables: Aquellos que no pueden almacenarse físicamente (luz, gas, suministros, etc.).

Funciones del Departamento de Compras Respecto a las Existencias

El control de los materiales abarca desde el pedido hasta su incorporación al proceso productivo, incluyendo las fases de compra, recepción y almacén.

El departamento de compras proporciona los elementos necesarios para el proceso productivo, que deben adquirirse en el exterior, en la cantidad necesaria y al mínimo coste. Realiza funciones de compra, recepción (aprovisionamiento) y almacén.

Funciones Propias de Compra

  • Contacto con proveedores, buscando las opciones más beneficiosas.
  • Establecimiento del volumen óptimo de pedido.
  • Negociación del precio de compra.
  • Realización de la orden de compra.
  • Planteamiento de la estrategia de proveedores.

Funciones de Aprovisionamiento

  • Recepción e inspección de artículos (calidad y cantidad).
  • Preparación de informes en caso de incumplimiento de condiciones.
  • Establecimiento de una guía de recepción.
  • Emisión de un informe de recepción (proveedor, número de orden, fecha, cantidad, artículos, etc.).
  • Estimación de las necesidades de materiales.
  • Tramitación de pedidos.
  • Control de calidad de los materiales.

La función de aprovisionamiento realiza las actividades necesarias para la gestión de stocks y asegura la calidad de las compras.

Funciones de Almacén

Consiste en almacenar y custodiar los materiales, clasificarlos e incorporarlos al proceso productivo. Los inventarios o stocks evitan retrasos en las entregas y garantizan la continuidad del proceso.

El volumen de stocks depende de:

  • La demanda.
  • El plazo de entrega de los proveedores.

Se debe mantener un stock que evite la rotura del proceso productivo. La estacionalidad también influye en la necesidad de mantener un stock mínimo.

Codificación de los Materiales

La codificación ayuda a describir y localizar los productos dentro de la empresa. Tiene un doble objetivo: identificación geográfica del producto e identificación del material.

Tipos de Codificación

Puede ser numérica, alfabética o alfanumérica. Las más utilizadas en plantas industriales son la numérica y la alfanumérica.

Pasos para la Estructura de una Codificación

  1. Elegir un sistema según las necesidades.
  2. Determinar el número de dígitos y letras.
  3. Determinar en qué almacenes se aplicará.
  4. Crear un libro maestro con divisiones en familias y subfamilias.

El Código de Barras

A nivel internacional, para el control de existencias y facilitar el tratamiento informático, se creó la Asociación Europea de Normalización (EAN), con delegación en España a través de la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC). El código EAN-13 (para artículos de consumo) consta de 13 dígitos:

  • 2 primeros: país de origen (84 para España).
  • 5 siguientes: empresa fabricante (asignado por AECOC en España).
  • 5 siguientes: asignados por la empresa fabricante.
  • 1 último: dígito de control.

Cálculo del dígito de control: Suma del triple de las cifras en lugar par más la suma de las cifras impares. La diferencia entre el resultado y la decena siguiente es el dígito de control.

Ejemplo: 841470001101 3

3x(4+4+0+0+1+1)+(8+1+7+0+1+0)=47

50-47=3 = dígito de control

Control de los Materiales: Análisis ABC

  1. Ordenar los artículos de mayor a menor según su importe económico.
  2. Calcular el porcentaje de cada artículo.
  3. Calcular los porcentajes acumulados.
  4. Aplicar los porcentajes del ABC (comúnmente 70% para A, 20% para B, 10% para C).

Coste de los Materiales

Diferenciamos entre materiales destinados a la venta sin transformación y aquellos que se incorporan al proceso productivo.

Coste de Adquisición

Precio de compra más gastos derivados del aprovisionamiento (transportes, seguros, etc.) menos descuentos y devoluciones.

Coste de Almacenamiento

Derivado de la conservación de existencias (alquileres, amortización, gastos de conservación, seguros, etc.). Incluye gastos de recepción, inspección, almacenamiento y manejo físico.

Clasificación de los Costes

En Función de los Elementos y su Asignación al Producto

  • Costes directos: Productos consumidos en el proceso productivo y asignados directamente al producto (materias primas, mano de obra directa).
  • Costes indirectos: Consumos de factores afectos a la explotación que no se asignan directamente, sino mediante claves de distribución (mano de obra indirecta, amortización, etc.).

En Función de la Variación del Nivel de Actividad

  • Costes fijos: Permanecen invariables durante el proceso productivo y un período determinado. No dependen del volumen de operaciones (alquileres, seguros, etc.).
  • Costes variables: Varían en función de la actividad de la empresa.

Costes del Producto Terminado

Para calcular el coste final, se consideran las distintas fases de la actividad, separando los componentes de coste por márgenes, usando datos de la contabilidad general y analítica.

Punto Muerto o Umbral de Rentabilidad

PvP * n = CF + (Cv * n) + Bº

Métodos de Valoración de Existencias

  • FIFO (First In, First Out): Primera entrada, primera salida.
  • LIFO (Last In, First Out): Última entrada, primera salida.
  • PMP (Precio Medio Ponderado).