Indicadores de Gestión

Sistema de Control

Tiene como objetivo brindar información permanente e integral sobre el desempeño a los administradores (responsables de la planeación y control) para que puedan autoevaluar y tomar correctivos.

Paradigmas Acerca de la Medición

  1. La medición precede al castigo: Muchos líderes utilizan las mediciones como mecanismos de presión y justificación para sancionar al personal.
  2. No hay tiempo para medir: Tomar conciencia de que el control, y por lo tanto la medición (herramienta de apoyo), son indispensables para el desarrollo exitoso de la gestión.
  3. Medir es difícil: Medir es tan difícil como nosotros queramos que sea (se pueden usar formas fáciles: gráficos, relaciones, sumas, regla de 3, y no solo estadísticas complejas).
  4. Hay cosas imposibles de medir: Si bien es cierto que la medición de algunos factores, procesos, variables o situaciones pueden ser complejas, lo recomendable es medir o dimensionar por sus efectos o incidencia que causa en otros factores.
  5. Es más costoso medir que hacer: Se debe tener en cuenta que solamente se debe medir la variable más representativa o la que mejor tipifique el o los aspectos vitales del fenómeno, situación o proceso que estemos controlando.

Aspectos Generales Acerca de los Indicadores de Gestión

  • Indicador: Relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas con el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstos e influencias esperadas.
  • Pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas, etc.
  • Son factores para establecer el logro y cumplimiento de la misión, objetivo y metas de un proceso determinado.
  • Los indicadores son ante todo, información, es decir, agregan valor, no son solo datos. Permiten que esta información que se genera sirva para evaluar el desempeño.
  • Es una señal, un aviso que nos entrega información y se relaciona directamente y siempre con un objetivo.
  • Por ámbitos: Indicadores de impacto/efectividad (fin), de resultados/eficacia (propósitos), de producto/eficiencia (componente) y proceso (ver qué sucede con las actividades).

¿Cómo Construir un Indicador?

  1. Analizar el objetivo cuyo avance se desea medir.
  2. Seleccionar aspectos relevantes a medir.
  3. Definir el nombre y su fórmula de cálculo.
  4. Validarlo.
  5. Fijar medios de verificación.
  6. Establecer frecuencia de cálculo, línea base y metas. Rangos de desviaciones.
  • Un indicador no financiero puede tener peso subjetivo para cada persona y el objetivo que se persigue puede tener más de un indicador de acuerdo al fin que persigue en cada objetivo (ej: competitividad/productividad/calidad/experiencia: pueden tener diferentes significados y cada uno requiere un indicador específico).
  • Determinar indicador no financiero: Crearlo, ver qué queremos conseguir finalmente, qué necesito para conceptualizar la medición y hallar los indicadores adecuados (KPI).

Ejemplos de Indicadores No Financieros:

  1. Comerciales: Número de clientes, cuota de mercado, clientes perdidos.
  2. De operaciones: Tiempo de espera de producción, proveedores, tiempo entre pedido y entrega, entregas a tiempo.
  3. Internos de RRHH: Número de empleados, rotación, tiempo de formación.
  4. De I+D: Horas, gastos invertidos.

Cuatro Tipos de Indicadores:

  1. KRIs: “Cómo usted ha hecho las cosas” → Clave de resultados y ver si van en dirección correcta.
  2. RIs: “Qué hemos hecho”.
  3. PIs: “Qué debemos hacer” → Indicador de desempeño.
  4. KPIs: “Qué debemos hacer para incrementar el rendimiento en forma rápida” → Indicador clave de desempeño dirigidos a la administración.

Objetivos Relevantes

  • Entregar información de la situación de una empresa y sus resultados.
  • Apoyar a la toma de decisiones.
  • Conocer el estado real de la organización.
  • Realimentar a la dirección.
  • Simular comportamiento ante posibles decisiones.
  • Proceso de gestión basado en resultados.
  • Transformar el mar de datos en información útil.

El Balanced Scorecard

  • Apunta a 4 temas centrales para la gestión:
  1. Aclarar y traducir la visión y la estrategia de una empresa.
  2. Comunicar y difundir los objetivos e indicadores estratégicos.
  3. Planificar y establecer los objetivos, alineando las iniciativas estratégicas.
  4. Aumentar el feedback y formación de la empresa.
Es una herramienta de comunicación → Sistema de medición → Sistema de administración estratégica. Incursiona incorporando métricas relacionadas con factores explicativos, predictivos o causantes de resultados, y asociados a los clientes, proveedores, el personal, la tecnología e innovación. En su forma inicial consiste en esencia en un conjunto equilibrado y reducido de indicadores claves: entre objetivos de corto y largo plazo, entre métricas financieras y no financieras, entre perspectivas de actuación interna y externa.
  • El BSC se entiende como un conjunto de definiciones que apoyan en el diseño y la comunicación de la estrategia a todo el personal involucrado. Luego apoya en el control de avance en la implantación de la estrategia a partir de la evaluación de los resultados usando las definiciones de diseño.
  • Se realiza a través de un trabajo en las distintas dimensiones o perspectivas de la empresa: financiero, clientes, aprendizaje y conocimiento, procesos de negocio interno.

“El BSC permite expresar la estrategia del negocio en objetivos e indicadores organizados en cuatro perspectivas básicas”

  1. Perspectiva financiera: Forma de aumentar el valor de la empresa para sus dueños.
  2. Perspectiva de los clientes: Propuesta de valor a los clientes, posicionamiento en los segmentos escogidos.
  3. Perspectiva de los procesos de negocio internos: Medios que la empresa empleará para cumplir con la propuesta de valor a los clientes.
  4. Perspectiva del aprendizaje o de la formación y el crecimiento: Competencias estratégicas, tecnología, y aspectos de cultura corporativa requeridos.

Atributos de la Información

  1. Ser exacta.
  2. Puede ser presentada de distintas formas (cuantitativa o cualitativa, numérica o gráfica, impresa o visual) según la situación, necesidades y habilidades de quien las recibe y procesa.
  3. Frecuencia, extensión, origen (dentro o fuera de la empresa), temporalidad (si es pasada, actual o de sucesos futuros), relevante para una situación particular, integridad, oportunidad (estar disponible y actualizada cuando se le necesita).

¿Por qué se Requiere Información?

Hoy en día son muchos los factores que afectan el desempeño de la empresa, de las áreas que la componen y de las personas de esas áreas, por ende, para reducir la incertidumbre a niveles razonables se requiere tener información administrable.

Composición de un Indicador:

  • Nombre: Definir su objetivo y utilidad.
  • Forma de cálculo.
  • Unidades: La manera como se expresa el valor del indicador, depende de los factores.
  • Glosario: Manual en el que se especifican todos los aspectos atinentes a los indicadores que maneja la organización.

Naturaleza

  • Se refiere a que los indicadores se clasifican según los factores claves de éxito, y reflejan el comportamiento de los factores clave.
  • Indicadores de efectividad, de eficacia (calidad, satisfacción del cliente, resultados), de eficiencia (tiempo de procesos, costos operativos, desperdicios) y de productividad.
  • Contar con un conjunto de indicadores que abarquen los factores clave descritos es garantizar la integridad de la función de apoyo para la toma de decisiones.

Vigencia

  • Temporales: Se asocian al logro de un objetivo.
  • Permanentes: Se asocian regular a procesos.

La manera de ver si un indicador genera valor agregado está relacionado con la calidad y oportunidad de las decisiones que se puedan tomar a partir de la información que este brinda.

Ventajas del Uso de Indicadores de Gestión

La ventaja fundamental que trae el uso de indicadores de gestión se resume en la reducción drástica de la incertidumbre, de la angustia y subjetividad, con el consecuente incremento de la efectividad de la organización y bienestar de los trabajadores:

  • Estimula y promueve el trabajo en equipo, los mantiene motivados para alcanzar metas retadoras, contribuye al desarrollo y crecimiento personal y de equipo.
  • Impulsa la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades de cada negocio.
  • Determinar qué tan bien se están logrando los objetivos y metas propuestas.
  • Identificar oportunidades de mejoramiento.
  • Reorientar políticas y estrategias.

Lectura 6: Indicadores y Planeación Estratégica

PE: La metodología se plantea según 3 fases de la estrategia:

  1. La formulación: Toma en cuenta la cultura, la visión, misión, diagnóstico externo (oportunidades y amenazas) e interno (debilidades y fortalezas) para posteriormente fijar los objetivos.
  2. Ejecución: Los objetivos dan pie a la elección de las estrategias y su plan de acción.
  3. Evaluación: Despliegue y compromiso.
  • De manera que los indicadores están orientados a apoyarnos en la verificación del logro de objetivos y en el seguimiento del desarrollo de las estrategias definidas para alcanzar dichos objetivos.

Plan de Acción

  • Conjunto de actividades derivadas de los objetivos y sus correspondientes estrategias.
  • Especifica las metas, medios, los responsables, los controles (tipos y frecuencia) y los tiempos. Y en lo posible algunas alternativas de acción en caso de presentarse desviaciones.
  • Objetivo: Establece los logros o resultados que se persiguen, dan claridad del porqué y para qué.
  • Área: Identificación del área, departamento o división.
  1. Meta: Concreta el objetivo en resultados cuantificables y medibles según patrones expuestos.
  2. Estrategia: Fija los mecanismos de cómo se alcanzarán los objetivos.
  3. Acciones: Descripción del conjunto de actividades mediante el cual se desarrollará la estrategia.
  4. Indicadores: Con base en los factores críticos (actividades) de éxito para el logro de la meta propuesta, se establecen los indicadores que permiten hacer seguimiento al desarrollo de la estrategia y al logro de los objetivos propuestos.
  5. Responsables: Precisa las áreas y personas que tienen bajo su responsabilidad la ejecución de cada acción.
  6. Tiempo: Definir el lapso de ejecución de cada acción.
  7. Resultado esperado: Define concretamente los beneficios que se espera una vez ejecutada la acción.

Control de Gestión

  • Medio por el cual la dirección influye en la organización para asegurar la implantación de la estrategia y cumplimiento de los objetivos corporativos.
  • Capacidades y limitaciones de la organización: Flexibilidad, recursos, capital, capacidad de gestión, etc.
  • Busca influir en el comportamiento: Es el proceso por medio del cual la dirección se asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y eficientemente en el logro de los objetivos.

Lo Esencial en un Sistema de Control

  • Soportar un proceso estructurado de gestión basado en:
  1. Fijación de planes y metas objetivas y verificables (objetivos a todos los niveles de la organización).
  2. Capacidad para obtener, procesar y traspasar la información.
  3. Capacidad para evaluar la gestión y los resultados respecto a lo planificado.
  4. Capacidad para tomar acciones correctivas.
Integrar todos los procesos de conducción de la empresa. Utilizar indicadores claves y específicos.

Centros de Responsabilidad

Es la capacidad para responder por la gestión de una parte del negocio, lo que se asocia a un nivel de autonomía para tomar decisiones.

Centros:

  • De ingresos → Controla los ingresos: Responsabilidad exclusiva sobre la distribución y venta de productos cuyo volumen y mix constituye un dato. Pueden ser medidos en unidades monetarias.
  • De costes → Controla los costos operativos, comprometidos y distribuidos.
  • De beneficios → Controla los ingresos y costos respondiendo por margen: Autonomía para decidir sobre los productos a obtener (ingresos) y sobre los recursos a emplear (gastos). Se busca medir el margen o resultado generado.
  • De inversión → Como centro de beneficio más inversión a largo plazo: Autonomía máxima. Capacidad para decidir respecto de productos, recursos, y sobre el uso o destino de los activos disponibles. Interesa medir el desempeño en función del resultado y su relación con la inversión empleada.