La función de organización 

¿Qué es organizar una empresa?

Diseñar una estructura en la que quedendefinidas las áreas y las tareas que deberealizar cada persona dentro de ellas, suresponsabilidad y las relaciones que seestablecen entre ellas. 

Objetivo de la organización: ordenar elconjunto de relaciones entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa ylas tareas que en ellas se desarrollan, buscando la máxima eficiencia.

La organización concreta las siguientes tareas:

1. Dividir el conjunto de actividades de la empresa en grupos homogéneos: definir los departamentos, secciones, áreas…

2. Asignar a cada grupo de actividad un administrador responsable y dotarle de autoridad para supervisar el trabajo.

3. Coordinar toda la estructura de la empresa,tanto en sentido horizontal como vertical.

Etapas de la función de organización:

1. Determinar los niveles de organización (jerarquía): quien controla y ejecuta las tareas.

2. Definir claramente las funciones y objetivos destinados a cada nivel de mando y cada persona. 

3. Definir los canales de autoridad y de responsabilidad de forma que cada persona sepa ante quien tiene que responder.

4. Definir vías de comunicación en todas las direcciones: internas y externas, en horizontal y vertical. La comunicación interna e institucional, una función cada vez más importante … y un nicho de empleo. 

Organización del trabajo: conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todos los medios a disposición de la empresa para que, con los mínimos costes y el mínimo esfuerzo, se obtengan los objetivos previamente marcados.

Niveles de organización: 

alta dirección: PLANIFICA nivel directivo: PROGRAMA.

nivel de gestión: EJECUTA.ORGANIZACIÓN FORMAL / INFORMAL.Organizamos el trabajo para conseguir mayor productividad.

Productividad o índice de eficiencia:rendimiento de cada uno de los factores de producción en relación con la producción obtenida. productividad (P) al índice económico que relaciona la producción con los recursos empleados para obtener dicha producción, expresado matemáticamente como: P = producción/recursos.

¿Cómo funciona la organización informal?

La división del trabajo en la organización formal:

División por funciones. División por zonas geográficas. División por productos. División por procesos de producción. División en departamentos por clientes. 

Según las formas de relación y comunicación entre los elementos de la empresa: 

Modelo lineal o jerarquico: Es el más simple y se basa en el principio de mando.Válido para PYMES y estructuras grandes muy rígidas.Ventajas: simplicidad; autoridad y tareas bien definidas; rapidez en la toma de decisiones.Inconvenientes: falta de especialización de los directivos; falta de flexibilidad y de motivación.

Asesoramiento o staff: intenta solucionar los inconvenientes de los modelos jerárquico y funcional con una estructura central jerárquica y la ayuda de especialistas.Ventajas: es simple jerárquicamente y permite la intervención de especialistas. Inconvenientes: conflictos si las personas de asesoramiento se involucran en los departamentos. 

MODELOS CLASICOS:

FUNCIONAL: La mayor eficiencia se consigue agrupando personas expertas en las distintas funciones de la empresa. Aparecen departamentos o unidades organizativas como el Área Comercial y Marketing, Técnica y Producción; Investigación y Desarrollo, etc…Ventajas: la especialización es la que promueve las decisiones, no la jerarquía. Inconvenientes: conflictos de convivencia, los empleados pueden recibir órdenes demás de un jefe. 

ACTUALES:Años 50 Los modelos cambian por presiones 50. sindicales y por nuevos estudios socio-psicológicos. La importancia de la participación activa, la motivación personal y el trabajo en equipo. Trabajador: de elemento pasivo de la producción a elemento activo, que asume responsabilidades, que se realiza en su Trabajo, que se identifica con la empresa Años 70. La separación entre la propiedad y la gestión: los directivos ganar poder (El nuevo espíritu del capitalismo Boltanski y Chiapello). En la práctica, en empresas complejas, la estructura organizativa mezcla los modelos.No estamos ante modelos puros ,sino ante criterios que pueden tener diferente predominancia.Las decisiones de estructura mezclan los distintos criterios por niveles organizativos. Los nuevos modelos han de dar respuesta a Tendencias complejas: digitalización de los mensajes, protagonismo de las audiencias, las nuevas formas de comercialización, la diversificación de soportes y al imperio del diseño. La orientación total al cliente*El sistema de motivación al empleado. El ejemplo de las redacciones multimedia.

MODELO DIVISIONAL: El principal eje para la división de funciones es el de los productos y servicios que se ofrecen, cuando estos tienen características diferenciales relevantes: Divisiones por productos, Divisiones por territorios o zonas, Divisiones por clientes.Ventajas: atiende muy bien los elementos asociados a la producción, como tecnología, costes; la asignación de recursos y la medición de resultados es más clara y, por tanto, se mide fácilmente la evolución de los diferentes negocios. Inconvenientes: puede producirse duplicidad de esfuerzos y generarse confusión entre los clientes, cuando coinciden.

Modelo matricial: Combina funciones y proyectos. Existe una doble autoridad: del director/a del proyecto y del director/a de su departamento.Distribución limitada a la realización del proyecto.Ventajas: Flexibilidad Inconvenientes: se necesitan grandes esfuerzos de coordinación.

Otros modelos: Modelo de dirección colegiada. Suele utilizarse más para la organización de alguna parte de la producción que para el conjunto de la empresa.*El consejo de redacción.Modelo orgánico (o la falta de modelo organizativo estable)Para la organización de una parte de la producción. Los informativos de TVE.

El valor de las personas: Los incentivos económicos no son siempre el motivo que genera compromiso en el empleado.*Liderazgo de directivos: la gestión de las personas no es solo cosa del dpto. de RRHH. Transversalidad de las relaciones: la dirección de las personas y la dirección del negocio*Retención del talento: propuestas de valor para evitar que se marchen los mejores*Evaluación del desempeño y formación.

¿Que motiva a un empleado? Teoría de los factores de Herzber:-Motivadores -De higiene Teoría de Kenneth Blanchard:el liderazgo situacional: -Comportamiento directivo -Comportamiento de apoyo.

La función financiera en la gestión: 

La función financiera se ocupa de:

– La búsqueda de recursos financieros

– Las decisiones de inversión

¿Qué hace un director financiero? Su papel

– Está relacionada con la producción y marketing en la empresa de comunicación.

– Determina las fuentes de financiación (origen, cantidad y momento) y su aplicación a las mejores inversiones.

– Estructura económica / Estructura financiera.

Las inversiones y las fuentes de financiación: El tiempo es un factor determinante en las inversiones de la empresa:En su ciclo económico utiliza factores de capital circulante (Ciclo corto o inversiones en capital circulante) Se inicia cuando la empresa inmoviliza recursos financieros para adquirir factores de producción, materias primas, trabajo, suministros… para el ejercicio. Y factores de capital fijo (Ciclo largo) o el conjunto de bienes y derechos vinculados a la empresa durante varios ejercicios (inmuebles, maquinaria…) Se han de compaginar las inversiones cíclicas con las acíclicas y para ello es necesario el fondo de maniobra: inmovilizado en inversiones circulantes para que la empresa siga activa. Para cubrir sus inversiones de ciclo corto y ciclo largo, la empresa dispone de diferentes fuentes de financiación. Los recursos propios (que confieren autonomía): aportación de propietarios,venta de activos fijos. Ayudas públicas o subvenciones que no exigen devolución. Los recursos ajenos, aportados por terceros con carácter temporal que exigen devolución (garantías, intereses) con contraprestaciones: Proveedores, a través de descuentos por pago al contado. Bancos y cajas, mediante préstamos. Las entidades financieras se convierten en la principal fuente de financiación de las empresas de comunicación y a veces toman parte en su accionariado. Otros recursos: leasing, confirming, descuento comercial, factoring…

La planificación económico -financiera: los presupuestos. Los presupuestos: instrumentos económico financieros en los que se plasma la valoración económica de la actividad empresarial prevista y la previsión de asignación de recursos para conseguir los objetivos empresariales.Se elaboran teniendo en cuenta los diferentes tipos de inversión y de financiación: El presupuesto de capital: inversiones y financiación de ciclo largo. El presupuesto de explotación: previsión de ingresos y gastos derivados del ciclo corto o explotación anual.

La información económico-financiera y sus documentos.La cuenta de pérdidas y ganancias, arroja el resultado obtenido por la empresa en el desarrollo de su actividad en el ejercicio anterior. La memoria anual, se presenta al final del ejercicio junto con el resto de documentos. Explica y desarrolla la actividad de la empresa, las bases de presentación de sus cuentas, el destino de los beneficios o las pérdidas y la previsión de futuro. Estado de cambios en el patrimonio y flujos de tesorería, refleja la capacidad de la empresa para generar efectivo y los cambios que se producen en su patrimonio neto (capital suscrito y desembolsado + recursos generados por su actividad). Balance, instrumento que explica sus derechos y bienes y sus obligaciones o deudas. El activo: representa su conjunto de bienes y derechos (edificios, naves, derechos de autor, marca…). El pasivo: sus obligaciones y deudas (préstamos, créditos, impuestos, …). 

Los ratios económico – financieros: Ratios económicos*Ventas por empleado.*Productividad de la mano de obra*Coste laboral unitario*Crecimiento de las ventas. Ratios financieros:*Liquidez, endeudamiento, apalancamiento…dan información a corto plazo sobre la disponibilidad de recursos por parte de la empresa y a largo plazo sobre el endeudamiento. Ratios de rentabilidad:*Económica, financiera, de ventas…Conclusiones: el necesario equilibrio económico – financiero: La empresa ha de mantener un equilibrio entre su activo (derechos y bienes) y su pasivo (obligaciones y deudas). Para ese equilibrio es necesario:*Su activo corriente (clientes, existencias, tesorería) ha de ser superior a su pasivo circulante (proveedores, deudas de créditos, etc)*Los activos no corrientes o fijos han de estar financiados por los recursos propios o patrimonio neto. Si alguna de estas condiciones no se cumple:- concurso de acreedores o suspensión de pagos (dificultades transitorias para hacer frente al pago)-quiebra, cuando ya no puede hacer frente a sus deudas ni siquiera con todos sus derechos y bienes, porque contablemente su pasivo es mayor que su activo.

Las inversiones y fuentes de financiación de las empresas informativas.Los medios de comunicación cuentan con dos tipos de ingresos fundamentales: 

a)venta del producto a los públicos destinatarios.

b)los que proceden de la venta de tiempos y espacios a los anunciantes Cómo se fija el precio del producto. Precios de venta al número, de suscripciones, extraordinarios, pay per view, tarifas por abono, por hilo, por contenidos, etc. Nunca de forma aleatoria. Hay que tener en cuenta: desde el proceso de creación; los costes materiales e intelectuales; la potencia económica de los consumidores; las medidas de captación, motivación y potenciación del consumo;Además hay que:

1.- establecer un valor de cambio adecuado al producto periodístico.

2.- ¿Qué beneficio deseo tener?

3.- ¿Qué precios tiene la competencia?

4.- analizar la situación del mercado, las previsiones sobre la demanda, etc. Siempre hay que estimar los ingresos y los costes. Sobre los cálculos finales se establece un provisional que puede ser revisado o no, según coincida con el plan inicial y las previsiones establecidas en el mismo.

LA PUBLICIDAD ES LA MAYOR FUENTE DE INGRESOS. Para algunos medios es la única. Hay que fijar las tarifas. Cómo se fijan. Según el espacio y/ o del tiempo; de las cifras de consumo (audiencias) y, también, de la calidad del producto (aunque a veces no se tenga demasiado en cuenta)¿Como influye la publicidad en los medios?En el numero de paginas, de trabajadores, de medios y recursos tecnológicos, de contenidos .La publicidad en exceso puede provocar saturación, falta o no de credibilidad (a menudo, la falta de publicidad también nos hace dudar)Valor de la publicidad: donde es mas barata. Como se mide la eficacia. Hay que diferenciar entre costes fijos y los variables. Ver cuadro CUENTA RESULTADOS.*Costes totales: suma de los fijos y los variables. Esta cifra crecerá cuanto mayor sea la producción. De ahí la importancia de conocer el valor máximo de dichos costes, que en el caso de la prensa, debiera ser cubierta con los ingresos de venta de ejemplares y facturación publicitaria.* Costes de producción o industriales: originados por el proceso de impresión y multiplicación de ejemplares. No se incorporan los de la redacción (creación del producto) y los de comercialización y distribución.*La distribución depende de todo: subida carburantes que afecta al transporte, porcentajes de la venta, descuentos de la suscripciones, acuerdos postales, rutas de reparto, salarios transportistas, promociones e invencidos, etc…Quiosco: 20% al 25%Distribuidoras: 7-8% Comercializacion: 20%Personal: ¿?.En el caso de la tele: gastos de establecimiento (constitución, puesta en marcha)*Comisiones (contratación de publicidad (hasta un 10-15%) agencias y centrales)*Bonificiaciones: dependiendo la forma de pago, descuentos de hasta un 5%*De personal: cada vez se externaliza más.