Etapas del Proceso Administrativo

Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan entre sí para formar un proceso integral.

Fases del Proceso Administrativo

Fase dinámica

Manejar el hecho del organismo social (control, dirección e integración)

Fase mecánica

Es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que se debe hacer, es decir, se dirige siempre al futuro (previsión, planeación y organización).

  • PREVISIÓN: Es la determinación de lo que se desea lograr por medio de la empresa, así como la investigación y valoración de los medios, hasta determinar los diversos cursos de acciones posibles. (ETAPAS) Fijación de objetivos: se refiere a la definición de las metas o propósitos que se desean alcanzar. Investigación: consiste en el descubrimiento de los medios a los fines propuestos. Estudio de los cursos alternativos: acoplamiento de los medios a los fines propuestos. (PRINCIPIOS) Objetividad: deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin fundamento. Medición: serán confiables, si se aprecian de una manera cualitativa como cuantitativamente. Previsibilidad: ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible.
  • PLANEACIÓN: Es el estudio y selección de alternativas sobre pronósticos de operaciones futuras, por lo cual y para el caso de empresas constructoras constará de tres etapas básicas: la planeación de su inicio, la de su consolidación y la del desarrollo de la misma. ETAPAS Definición de políticas: definición de la razón de existir de la empresa, estimación de lo que se puede acontecer en el futuro. Establecimiento de objetivos y metas: establecimiento de planes y estrategias de acción, formulación de procedimientos. Propósitos: son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que se persiguen en forma permanente en un grupo social. Pronósticos: es prever las cosas que puedan suceder.
  • ORGANIZACIÓN: Se cree que sea la división lógica, óptima y ordenada de los trabajos y responsabilidades, para alcanzar los pronósticos definidos por la planeación. ETAPAS Jerarquización: consiste en fijar la autoridad de cada puesto. Definición de funciones: agrupación orgánica de las actividades. Definición de obligaciones: es la determinación de las responsabilidades correspondientes a cada unidad administrativa. PRINCIPIOS Especialización: el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible con los objetivos y propósitos de la empresa. Jerarquía: debe establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan. Unidad de mando: establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los funcionarios no deberán reportar a más de un superior. Equilibrio dirección-control: solamente debe dirigirse el número de personas que eficientemente pueda controlarse. Equilibrio autoridad-responsabilidad: solamente deberá otorgarse la autoridad necesaria para el ejercicio de la responsabilidad encomendada y viceversa.
  • INTEGRACIÓN: Adoptar a la empresa todos aquellos medios necesarios para su eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos y articulándolos en busca de su mejor desarrollo. ETAPAS Selección: sirve para encontrar y escoger el personal necesario. Introducción: señala la mejor forma para adaptar los nuevos elementos de la empresa. Desarrollo: busca el progreso y mejora del elemento humano dentro de la empresa. PRINCIPIOS Adecuación del hombre y funciones: el hombre adecuado para el puesto adecuado. Previsión de elementos administrativos: cada trabajador debe tener a su disposición todos los elementos administrativos necesarios para el desempeño de cada puesto. Introducción: la introducción de un trabajador a la empresa reviste importancia básica, a fin de obtener la productividad y el clima laboral esperado.
  • DIRECCIÓN: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro de la empresa con el fin de que el conjunto de todos ellos realice del modo más eficaz los planes señalados. ETAPAS Toma de decisiones: es la elección del curso de acción entre varias alternativas. Integración: con ella el administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Motivación: por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendientes a la obtención de objetivos. PRINCIPIOS Mando de autoridad: facultad de tomar decisiones, que produzcan efectos en el trabajo de los otros, misma que se puede ejercer o delegar. Coordinación: consiste en armonizar los esfuerzos de los colaboradores para el logro de los objetivos. Supervisión: consiste en verificar si las cosas se están haciendo como se había planeado.
  • CONTROL: Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. ETAPAS Establecimiento de estándares: representa el estado de ejecución deseado. Medición de los resultados: es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben establecerse de acuerdo a los estándares. Corrección: la utilidad concreta y tangible del control es la acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares. Retroalimentación: mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. PRINCIPIOS Equilibrio: debe haber un balance entre el control y la delegación. Objetivos: el control existe en función de los objetivos, el control no es un fin sino el medio para alcanzar los objetivos. Desviaciones: todas las desviaciones que se originen deben analizarse detalladamente para saber por qué surgieron. Función controlada: la función que realiza el control, no debe estar involucrada con la actividad de controlar. Costeabilidad: se deben justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en relación con las desventajas reales que este aporte.