Gestión de la Información en la Industria de la Construcción

La industria de la construcción se basa en el conocimiento y la información. La información oportuna y completa es esencial para la gestión de los proyectos. Los diferentes stakeholders requieren distintos tipos de información para tomar decisiones.

Ventajas de la Documentación Detallada en Proyectos (Fisk y Reynolds, 2009)

  • Mostrar la comunicación entre las partes involucradas, con un registro detallado de los eventos, evitando malos entendidos a lo largo del proyecto.
  • Apoyar el control del desempeño de los recursos, midiendo el progreso de forma que pueda ser comparado con los niveles estimados, analizando las causas de las desviaciones y tomando medidas para enfrentarlas.
  • Resumir la historia del proyecto, permitiendo el desarrollo de lecciones aprendidas.
  • Justificar decisiones tomadas sobre problemas que pueden aparecer en los proyectos.

En la actualidad, cada vez más profesionales de la construcción utilizan sus propios dispositivos móviles mientras están en terreno (Sage, 2012). Existe una creciente adopción de tecnologías móviles en esta industria (Ibem y Laryea, 2014) y se ha observado que la Nube resulta atractiva a la gran mayoría de las empresas de este rubro (Redmond et al., 2011; Khan et al., 2014). Una de las razones por la que la construcción es más reacia a invertir en Tecnologías de Información que otras industrias es que muchas herramientas supuestamente diseñadas para ella pasan por alto sus características propias (Bowden et al, 2006).

Gestión de la Información y Tecnologías de la Información (TI)

  • Contiene la inteligencia o conocimiento esencial para planificar y controlar el uso de los recursos del proyecto.
  • Entrega la base para determinar dónde se encuentra el proyecto con respecto a costo, programa y objetivos de desempeño técnico.

Preguntas Clave sobre la Información en Proyectos

  • ¿Qué información se requiere para una adecuada planificación, organización, dirección y control de un proyecto?
  • ¿Qué información se requiere para mantener a los stakeholders informados y gestionados?
  • ¿Qué información se requiere para mantener a los gerentes clave de la empresa informados sobre el estatus del proyecto?
  • ¿Qué otros proyectos o programas de la organización se relacionan con el proyecto particular analizado, y sobre los cuales los stakeholders del proyecto deben ser informados?

Factores a Considerar en la Gestión de la Información

  • La información es requerida a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
  • La información entrega las bases para una toma de decisión informada en el proyecto.
  • El sistema de gestión de la información del proyecto debe ser compatible con el sistema de la empresa.
  • El sistema de gestión de la información del proyecto debe minimizar las posibilidades de que el Administrador del Proyecto y otros stakeholders se vean sorprendidos con desarrollos del proyecto.

La Comunicación en el Proyecto

La comunicación es considerada como uno de los factores fundamentales para el éxito de cualquier proyecto. Se requiere, en general, una comunicación constante, eficiente y efectiva entre todos los que están involucrados en un proyecto, para lograr que el trabajo sea bien dirigido y administrado. Las personas son el recurso clave en los proyectos. Las fallas de comunicación son causas frecuentes de problemas en los proyectos. Una buena comunicación requiere no sólo velocidad y claridad, sino que canales definidos a través de los cuales la información pueda fluir.

El enfoque para comunicarse en un proyecto depende de diferentes factores, tales como:

  • Naturaleza del proyecto
  • Tamaño del contrato
  • Estructura organizacional y cadena de mando

Dificultades en la Comunicación del Proyecto (Cleland y Ireland, 2010)

  • Las personas pueden ocultar información sobre un problema con la esperanza de que el problema desaparezca.
  • Los miembros del equipo no quieren compartir información que creen que es crítica para el éxito del proyecto.
  • El Administrador del Proyecto habla, pero no escucha.
  • Las reuniones de revisión del proyecto terminan siendo el show de una sola persona.
  • Las personas no entienden el proceso de comunicación.

Tipos de Comunicación

  • Comunicación verbal
    • Utiliza la palabra
    • Oral
    • Escrita
  • Comunicación no verbal
    • No utiliza la palabra sino gestos y actitudes.
    • Se utiliza consciente e inconscientemente para reforzar los mensajes verbales.

Comunicación Oral

  • Cara a cara, vía telefónica, videoconferencias.
  • Permite observar el lenguaje corporal que acompaña la comunicación y el tono de voz.
  • Lenguaje corporal positivo: contacto visual directo, una sonrisa, ademanes con la mano, hacer gesto de acuerdo o reconocimiento.
  • Lenguaje corporal negativo: fruncir el ceño, cruzar los brazos, una posición desgarbada, inquietarse, fijar la mirada, mirar hacia otro lado, decir garabatos, bostezar.
  • Hay que cuidarse de no hacer comentarios ni usar palabras o frases que se puedan interpretar como prejuicios sexuales, raciales, perjudiciales u ofensivos.
  • Los miembros del equipo de proyecto deben ser proactivos al iniciar la comunicación oportuna con sus compañeros.
  • Se debe estar en contacto regular con el cliente.
  • La comunicación oral debe ser abierta y sin ambigüedades.
  • Se debe verificar que el interlocutor ha entendido lo expresado solicitando retroalimentación.