1. El archivo en las empresas

El archivo en las empresas se encarga de organizar y conservar documentos para mejorar la eficiencia y facilitar la toma de decisiones. Su objetivo es almacenar información importante, cumplir con las normativas vigentes y servir como memoria corporativa, mediante procedimientos claros y un acceso eficiente a la información.

1.2. Tipos de archivo empresarial

Por soporte:

  • Archivo convencional: Documentos físicos como contratos con proveedores en papel, almacenados en carpetas físicas.
  • Archivo informático: Información digital como una base de datos en la nube con pedidos de clientes y facturas digitales.

Por frecuencia de uso:

  • Archivo activo: Documentos de consulta frecuente, como el listado diario de ventas y encargos pendientes, accesible rápidamente (por ejemplo, en el mostrador).
  • Archivo semiactivo: Documentos consultados ocasionalmente, como el historial de pedidos de bodas y eventos pasados, revisado cuando un cliente repite.
  • Archivo inactivo: Documentos con valor histórico o legal que se consultan raramente, como las escrituras de la empresa y contratos antiguos con proveedores, almacenados principalmente para referencia legal.

Por localización física:

  • Archivo centralizado: Todos los documentos importantes se custodian en una única ubicación, como la oficina principal de FlorArte.
  • Archivo descentralizado: Cada departamento o trabajador gestiona ciertos documentos específicos, como hojas de pedido o facturas diarias.
  • Archivo mixto: Combina ambos sistemas. Por ejemplo, documentos recientes en la floristería para uso rápido y registros antiguos en un espacio de archivo separado.

1.3. ¿Cómo debe desarrollarse la labor de archivo?

Para una gestión documental eficaz, se deben seguir las siguientes pautas:

  • Ordenar documentos: Clasificar facturas, pedidos y contratos sistemáticamente para un acceso rápido y sencillo.
  • Registrar movimientos: Anotar cada documento que entra o sale del archivo (por ejemplo, cada pedido recibido y factura emitida).
  • Evitar acumulaciones: Archivar los documentos con prontitud para prevenir desorden y posibles pérdidas.
  • Seleccionar lo importante: Conservar únicamente los documentos útiles y relevantes, descartando lo irrelevante según criterios establecidos.
  • Evitar duplicados: Comprobar la existencia de un expediente antes de crear uno nuevo para no generar redundancias.
  • Usar etiquetas y códigos: Identificar carpetas y documentos claramente (por ejemplo, con colores o códigos) para facilitar su clasificación y localización.
  • Eliminar lo innecesario: Deshacerse periódicamente de registros obsoletos o que hayan cumplido su plazo de conservación legal para liberar espacio.
  • Proteger la información: Guardar documentos sensibles o confidenciales con medidas de seguridad adecuadas y acceso restringido.
  • Adjuntar copias y referencias: Incluir documentos relacionados (como el pedido original en respuestas a reclamaciones) para mantener la trazabilidad.
  • Facilitar la búsqueda: Utilizar elementos como separadores, índices o incluso doblar documentos recientes para una localización más rápida.

2. Sistemas de clasificación

Requisitos de un buen sistema de clasificación:

  • Resolutivo: Debe ser capaz de gestionar cualquier tipo de documento que maneje la empresa.
  • Fácil de entender: Su lógica debe ser comprensible por cualquier persona, incluso sin experiencia previa en archivo.
  • Sencillo de aplicar: Un diseño simple y claro reduce la posibilidad de errores en la clasificación.
  • Escalable: Debe poder adaptarse fácilmente al crecimiento del volumen de documentación sin perder eficacia.

Tipos de sistemas de clasificación:

  • Sistema alfabético: Ordena los documentos según el alfabeto (nombre, apellido, razón social, etc.). Es intuitivo, pero la elección de la palabra clave para ordenar puede ser compleja. Ejemplo: Ordenar las fichas de flores por su nombre común.
  • Sistema numérico: Ordena los documentos asignando un número único, que puede ser correlativo (ascendente o descendente) o codificado. Requiere un índice auxiliar. Ejemplo: Asignar un número a cada tipo de flor para su identificación (“001 – Rosas”, “002 – Claveles”).
  • Sistema cronológico: Ordena los documentos por fecha (de emisión, recepción, vencimiento, etc.). Es útil para documentos con alta frecuencia de uso o seguimiento temporal. Ejemplo: Registrar la fecha de llegada de cada lote de flores para controlar su frescura.
  • Sistema geográfico: Ordena según la ubicación geográfica de referencia (países, regiones, ciudades, zonas). Ejemplo: Clasificar las flores según su origen geográfico (“Holanda”, “Colombia”, “Canarias”).
  • Sistema temático o por materia: Ordena según el asunto o tema principal del documento. Ofrece rapidez y flexibilidad si los temas están bien definidos. Ejemplo: Separar las flores por tipo de uso (“Ramos de boda”, “Centros funerarios”, “Decoración de eventos”).
  • Sistemas mixtos (ej. alfanumérico): Combinan criterios de varios sistemas (letras y números, tema y fecha, etc.) para lograr mayor flexibilidad y precisión. Ejemplo: Etiquetar las flores con códigos como “R001” para rosas rojas, combinando tipo (R=Rosa) y un número correlativo.

4.1. Conservación y uso de documentos escritos

Para garantizar la integridad y disponibilidad de los documentos físicos, es fundamental:

  • Registro de entrada y salida: Se debe registrar cada consulta o préstamo de un documento, anotando la fecha, el documento, su ubicación temporal y la persona responsable.
  • Devolución rápida: Los documentos consultados deben ser devueltos al archivo lo antes posible para mantener el orden y la disponibilidad para otros usuarios.
  • Organización adecuada: Al devolver un documento, este debe colocarse exactamente en su lugar correspondiente dentro del sistema de clasificación establecido.

Principios de las tres erres (3R)

En FlorArte, aplicamos los principios de las tres R para optimizar el uso de recursos, mejorar nuestra sostenibilidad ambiental y fortalecer nuestra imagen corporativa. Esta práctica no solo ayuda a cumplir con las normativas ambientales, sino que también contribuye a nuestros beneficios a largo plazo y apoya a las comunidades locales.

  • Reducir: Minimizamos el consumo de recursos. Ejemplo: Digitalizamos registros para minimizar el uso de papel y tinta, y reducimos el consumo energético con tecnologías eficientes.
  • Reutilizar: Damos una segunda vida a los materiales y equipos. Ejemplo: Reaprovechamos carpetas, archivadores y equipos informáticos en buen estado para evitar compras innecesarias.
  • Reciclar: Fomentamos la correcta gestión de residuos para su transformación en nuevos productos. Ejemplo: Promovemos el reciclaje de papel, plástico y metal, y utilizamos materiales reciclados en etiquetas y embalajes siempre que sea posible.

6.2. Aplicación de la Ley de Protección de Datos (LOPDGDD y RGPD)

La gestión documental debe cumplir con la normativa de protección de datos personales.

  • Objetivo: Proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas, especialmente su honor e intimidad personal y familiar, en relación con el tratamiento de sus datos personales.
  • Normativa aplicable: Principalmente la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD).
  • Obligaciones para las empresas (entre otras):
    • Registrar las actividades de tratamiento (si aplica).
    • Implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas.
    • Notificar violaciones de seguridad de datos a la autoridad de control y a los afectados cuando sea necesario.
    • Redactar y mantener actualizado un documento de seguridad o análisis de riesgos.
    • Firmar contratos de encargado de tratamiento con proveedores que accedan a datos personales.
    • Informar a los titulares de los datos sobre el tratamiento de su información y garantizar el ejercicio de sus derechos (acceso, rectificación, supresión, etc.).

6.3. Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

La AEPD es la autoridad pública independiente encargada de velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos en España.

  • Objetivo: Asegurar la protección de los datos personales y el cumplimiento normativo por parte de quienes los tratan (empresas, administraciones públicas, etc.).
  • Regulación principal (marco normativo que aplica): La LOPDGDD y el RGPD, así como otras normativas sectoriales relevantes. (Nota: La Ley Orgánica 15/1999 (LOPD) y el Real Decreto 1720/2007 fueron derogados o modificados sustancialmente por la nueva normativa).
  • Funciones principales:
    • Atender las reclamaciones presentadas por los ciudadanos y orientarles sobre sus derechos.
    • Supervisar, inspeccionar y sancionar a las entidades que incumplen la normativa.
    • Autorizar transferencias internacionales de datos bajo ciertas condiciones.
    • Emitir informes, dictámenes y recomendaciones sobre la aplicación de la normativa de protección de datos.
    • Proteger los derechos y garantías de los usuarios en el ámbito de las comunicaciones electrónicas.
    • Gestionar la notificación de brechas de seguridad por parte de los responsables del tratamiento.
  • Sanciones: La AEPD tiene potestad sancionadora y puede imponer multas significativas por incumplimiento de la normativa, cuya cuantía depende de la gravedad de la infracción.