Optimización del Espacio en Áreas de Almacenamiento

Si el espacio de un almacén es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, se puede considerar lo siguiente:

  • Mejor colocación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
  • Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.
  • Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado.
  • Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entrepisos, tapancos o estantería de varios niveles sobrepuestos.
  • Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estantería compacta, movible o en bloque.
  • Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.
  • Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas dadas en el estudio de control de inventarios.
  • Entrega de materiales a producción en cantidades o lotes mayores de acuerdo con una buena programación de la producción.
  • Sistemas de distribución de materiales en espacios vacíos o semivacíos de acuerdo con el control sistemático de entradas y salidas y de localización metódica.

Despacho en Área de Entrega

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

  • Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.
  • Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura o una factura remisión.
  • Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.
  • Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.
  • Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.

Registro de Inventario

Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:

  1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico.
  2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo.

Una manera de reducir la cantidad de espacio de almacén necesaria, es reducir el tiempo de entrega de lo comprado. Algunas posibilidades son:

  • Comprobar si el tiempo de entrega es realista.
  • Si el proveedor ha entregado a consignación, lo que no se usa se devuelve; esto nos ahorra espacio, pero el proveedor absorbe los costos de mantenimiento de existencias.
  • El proveedor almacena los artículos en un almacén cercano; esto reduce el tiempo de transporte.
  • El vendedor acepta órdenes telefónicas para artículos estándar; esto elimina tiempo de procesamiento de papeleo.
  • El proveedor procesa parcialmente el artículo o almacena componentes de larga duración; esto reduce el tiempo de fabricación de equipo.

El almacenamiento incluye diversas tareas:

  • Mantenimiento de inventario; también llamado reabastecimiento.
  • Almacenamiento (dejar que permanezca la unidad en inventario – UEI).
  • Recolección de órdenes (eliminar la UEI del almacén).
  • Empaque (poner la UEI en un nuevo recipiente).
  • Colección de partes (colectar artículos relacionados en un juego, generalmente para que los ensamblen otros).

Relación de los Almacenes con otras Áreas de la Empresa

Los almacenes tienen relación con las áreas de la empresa. A continuación, algunos ejemplos:

  • Con Producción o Ventas: Tanto en la logística de entrada como en la de salida respectivamente. Producción y Ventas mueven con sus consumos los artículos que se encuentran en Almacén.
  • Con Compras: Se determinan las cantidades a adquirir al precio óptimo. Almacén informa sobre las existencias y necesidades futuras para que Compras pueda fijar las cantidades a pedir y los plazos de entrega para el proveedor.

Clasificación de Bienes

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo con su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones físicas y situación legal.

Por su Naturaleza

  • Bienes Instrumentales: Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al capítulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto.
  • Bienes de Consumo: Mouses, licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples, desengrapadoras, papeleras, perforadoras simples, accesorios, refacciones, etc.

Por su Aprovechamiento

  • Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas, papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algún dispositivo para su operación.
  • Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para su operación (computadoras, cámaras fotográficas y de vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.).

Por su Origen

  • Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio.
  • Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas físicas y morales) y que a través de un contrato o convenio.
  • Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores públicos del Instituto para su uso personal, (radios, cámaras fotográficas, computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos.

Por sus Condiciones Físicas

  • Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con seguridad.
  • Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mínimas de seguridad para su operación.
  • Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitación es mayor o casi igual que su valor de reposición o que su mantenimiento es muy alto.
  • Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones físicas prácticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitación.

Por su Situación Legal

  • Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicación por extravío, y cuya causa puede ser imputable a él.
  • Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin violencia.
  • Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufrió un deterioro a causa de un accidente y que puede ser reclamada su indemnización a la compañía de seguros.

Agrupamiento de la Carga

Comúnmente se usan:

  • Entarimado: Es una plataforma portátil, hecha de madera o plástico. Los bienes son apilados para su transportación.
  • Contenedores: Son cajones grandes, a prueba de agua y con cerrojos. Se almacenan y se transportan otras cajas.

Elección del Equipo de Almacenamiento

“El primero que entra es el primero que sale”.

El almacenamiento es simplemente una parada temporal de los materiales que influyen por todo un almacén.

Tal vez el auxiliar de almacenamiento más importante sea la estantería. Son anaqueles, por lo regular de metal o madera, en las cuales se colocan los bienes.

Otros auxiliares de almacenamiento son:

  • Cajas para anaquel.
  • Materiales utilizados para sujetar la carga.
  • Recipientes.
  • Bastidores.