Secretarías de un Congreso

Secretaría Científica

  • Gestión de comunicaciones orales
  • Gestión de pósters
  • Gestión de organizaciones de las ponencias – ponencias científicas

Secretaría Técnica

  • Preparación y planificación del proyecto inicial del congreso
  • Realización del presupuesto del congreso y estudio de la viabilidad del mismo
  • Asesoramiento en la elección de la sede
  • Asesoramiento en la logística del congreso
  • Organización y coordinación, asesoramiento en toda la planificación y preparación de todos los servicios necesarios para el congreso
  • Control y seguimiento de la contabilidad general del congreso

Secretaría de Exposición Técnica

  • Contratación de los mejores espacios para ubicar la exposición técnica
  • Control y seguimiento de las ventas, así como su estado financiero
  • Organización de la secretaría de atención al expositor
  • Asistencia técnica antes, durante y después del congreso

Tipos de Eventos según su Objetivo

Hay diferentes clasificaciones de los tipos de eventos, pero según el objetivo o la finalidad de estos, encontramos cuatro tipos de eventos:

  1. Congresos: Formación profesional continuada y promoción de la investigación, intercambio de experiencias y conocimientos.
  2. Convenciones: Fijar programas o directrices, cohesionar equipos y mantener informados a miembros de un partido o personal de una empresa.
  3. Viajes de incentivos: Premios a compradores o vendedores, promover la mejora de resultados.
  4. Ferias: Dar a conocer nuevos productos, promover contactos entre proveedor y cliente, establecer acuerdos comerciales y efectuar ventas.

Características de los Centros de Convenciones

  • Espacio: Grandes espacios para exposiciones, cafés o comidas, zonas amplias con dedicación exclusiva, auditorios y salas polivalentes.
  • Servicios: Exclusividad en restauración, audiovisuales, limpieza y seguridad, montadores (stands y pósters), azafatas y rotulación.

Pasos para Elaborar una Candidatura de Congreso

  1. Constituir el Comité Organizador: Presidente, secretario, tesorero, vocales
  2. Reunión del Comité para conocer los detalles del congreso: Público dirigido, número de asistentes, salas y espacios necesarios, restauración, actos sociales, servicios necesarios de secretaría, diseño, impresión, web, app, financiación.
  3. Reunión del Comité para conocer los detalles de la candidatura: Ante Junta o asamblea, materiales o stand promocional, dosier o presentación personal, ppt, video, otros materiales, envío de candidaturas en plazo y forma, presentación previa de la candidatura a Junta.
  4. Búsqueda de la localización idónea: Población, sedes alternativas, pros y contras de cada una.
  5. Proveedores: Solicitud de presupuestos según necesidades del proyecto.
  6. Proyecto: Elaboración, presupuesto y viabilidad según necesidades, presentación al Comité de las opciones para decidir la candidatura definitiva.
  7. Presentación: Creación de imagen, logotipo, flyer.
  8. Video: Genérico o específico del evento.
  9. Soportes: Entidad organizadora, asociaciones locales, nacionales o internacionales, administración pública, convention bureaux.
  10. Stand promocional: Gadgets, web, mails, redes sociales, encuestas.

Actores del Sector de Eventos

  • Organizadores: Organizadores profesionales de congresos, agencias de viajes, destination management companies, organizadores de ferias.
  • Promotores
  • Patrocinadores
  • Proveedores: Sedes, audiovisuales, restauración.
  • Comités: Comité organizador, comité científico, comité de honor.
  • Ponentes y moderadores
  • Inscritos o asistentes