Plan de aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización. Se compone de tres aspectos fundamentales:

  • Gestión de compras:

    óptima selección de los proveedores

  • Gestión de almacén:

    clasificación y valoración

  • Gestión de stocks:

    control de los inventarios y nivel de existencias

Proceso

– Planificación: conocer las necesidades de la empresa

– Preparación: búsqueda, evaluación y selección de los proveedores

– Realización: realización de la compra y sus documentos

– Seguimiento: clasificación y valoración de las existencias

– Operaciones: gestión de las existencias

– Proceso de pago

Ciclo de aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el periodo que existe entre la realización de la compra de materias primas y el momento en que son entregados los productos a los clientes.

– Empresa comercial: compras – existencias – ventas

– Empresa industrial: compras – existencias – producción – existencias – ventas

Planificación

Tenemos que definir las necesidades de compra que tiene la empresa. Especificando:

  • Productos y características
  • Cantidad
  • Precio
  • Plazos de entrega
  • Calidad

Preparación (selección de proveedores)

El proveedor es aquel que suministra a las empresas los bienes objeto de su actividad.

Búsqueda de proveedores

La empresa debe acudir a aquellos lugares donde los proveedores se dan a conocer. Existen numerosas fuentes de información que se pueden consultar para localizar proveedores:

  • Internet
  • Cámaras de comercio
  • Prensa y revistas especializadas
  • Ferias y exposiciones

Evaluación de proveedores

La empresa deberá elegir a los proveedores, seleccionando a los que mejor satisfagan sus necesidades. Para ello, hay que tener en cuenta una serie de factores:

  • Factores económicos: precio del producto, descuentos comerciales, pago seguros y portes, pedido mínimo y forma de pago
  • Factores de calidad: calidad, garantía y periodos, servicio técnico y atención al cliente
  • Otros factores: plazo de entrega, devoluciones, localización y experiencia y estabilidad económica

Selección de proveedores

Generalmente es conveniente contar con varios proveedores de un producto, pues, en caso de que falle uno, se tendrán otros, y así evitar quedar desabastecidos.

Realización (proceso de compra)

En el proceso de compra de los bienes y servicios que necesitan las empresas, hay que seguir unos pasos:

  • Comprador
  • Selecciona proveedor
  • Realiza pedido
  • Vendedor
  • Entrega el pedido junto albarán y factura

Documentos de la compraventa

– Pedido: documento en el que el comprador solicita unos productos al vendedor de acuerdo a unas condiciones previamente pactadas. Tipos de pedidos: Teléfono, Escrito (correo), Nota de pedido y Agente comercial

– Albarán: documento que acredita la entrega de las mercancías con detalle de estas. Por ejemplo, cuando una empresa te manda un paquete por agencia siempre te entregará un albarán. Una vez recibido el pedido y el albarán: El cliente firma el albarán si está todo correcto y El cliente comunica posibles incidencias

– Factura: documento que recoge detalladamente toda la información que origina la operación de compraventa. Además, la factura sirve como justificante y prueba de la operación realizada. Existen dos tipos: Factura simplificada (ticket): cuando el importe no exceda de 400€ IVA incluido o cuando no exceda de 3.000€ en determinadas operaciones como: ventas al por menor, transportes de personas, ventas a domicilio, servicios prestados en bares, restaurantes o discotecas….  Factura electrónica: se emite y se recibe en formato electrónico. Debe estar de acuerdo el destinatario de la misma.

Importes (cantidad y precio unitario) – Descuentos (comerciales – rebajas, promociones, aniversarios…- , rappers – volumen de compras –  y por pronto pago – por pagar al contado o antes del plazo pactado -) = Importe líquido + Gastos accesorios (portes, embalajes, seguros, envases…) = Importe neto o base imponible + Cuotas IVA = Total factura

Seguimiento (gestión del almacén)

Las existencias o inventarios son los materiales que permanecen almacenados en la empresa para a ser usados en la producción o vendidos.

  • Materias primas: materiales que deben transformarse
  • Productos en curso: productos en fase de elaboración
  • Productos terminados: productos elaborados por la empresa y listos para la venta
  • Mercaderías: productos comprados a otras empresas a los que no se les hace transformación
  • Otros aprovisionamientos: otros materiales que se incorporan a productos

Costes de las existencias

– Coste de adquisición: es el coste de la compra de las existencias

– Coste de pedido: cada vez que hacemos un pedido, esto supone unos costes de envío, de descarga…

– Coste de almacenamiento: hay que pagar alquiler del almacén, tener un control del mismo etc.

– Coste de ruptura de stocks: una ruptura del stock es cuando la empresa se queda sin existencias en el almacén. En ese caso, no podrá seguir produciendo y perderá clientes

Valoración de las existencias

– Entrada: (Si compramos: Precio de adquisición= Precio de compra + gastos adicionales) y (Si fabricamos: Coste de producción= Materias primas + Otros materiales + Otros costes directos + Costes indirectos)

– Salida: (FIFO: First in first out), (PMP: Precio medio ponderado) y (LIFO: Last in first out)

Operaciones (gestión de inventarios)

Modelo Wilson

El Modelo de Wilson es un modelo de gestión de inventarios que nos permite calcular cuál es el tamaño óptimo del pedido a realizar parte de los siguientes supuestos.

  • Los pedidos que hace la empresa son siempre del mismo tamaño.
  • La demanda del producto es constante todo el año.
  • El proveedor siempre tarda el mismo tiempo en entregarnos las existencias.
  • El coste de almacenamiento depende del nivel de existencias.

Proceso de pago

A la hora de realizar el pago, las empresas pueden elegir entre diferentes opciones.

Proceso de pago al contado

– En efectivo: En las operaciones comerciales no está permitido pagar en efectivo cuando el importe a abonar sea superior a 2.500€

– Ingreso en cuenta: El comprador ingresa en una cuenta facilitada por el vendedor el importe de la compra por él efectuada.

– Transferencia bancaria: El comprador ordena a su entidad bancaria que transfiera fondos de su cuenta a la del vendedor.

– Tarjetas bancarias: En la actualidad constituyen uno de los medios de pago más importantes. Hay de 3 tipos:

  • Contra reembolso: El pago se hace al recibir la mercancía.
  • Domiciliación bancaria: Es un servicio que prestan los bancos que consiste en efectuar pagos periódicos de sus clientes, cuando estos hayan autorizado a la entidad.
  • Con cheque: El cheque es un documento mediante el cual el comprador ordena a la entidad bancaria que pague de su cuenta corriente una cantidad del dinero al vendedor, cuando se presente el documento en la entidad.

Proceso de pago aplazado

– Letra de cambio: documento por el que una persona (librador) ordena de forma incondicional a otra (librado) pagar una cantidad determinada a un tercero (tomador o tenedor), en un lugar y fecha determinada.

  • Librador: emite la letra
  • Librado: orden de pagar
  • Tomador: Cobrar la letra

– Pagaré: documento por el que una persona se compromete a efectuar el pago de una cantidad determinada a otra persona en una fecha concreta.