Planificación, Organización y Comunicación en la Empresa

Planificación

Consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.

Etapas

  1. Análisis de la situación: Se analiza la situación actual de la empresa y de su entorno. Se toma conciencia de las oportunidades existentes para poder aprovecharlas.
  2. Fijación de los recursos: Se marcan los objetivos, tanto los generales como los subobjetivos.
  3. Creación de alternativas: Se marcan los diferentes caminos que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos.
  4. Evaluación de las alternativas: Consiste en evaluar y analizar cada una de las líneas de acción.
  5. Elección de una de las alternativas: En esta etapa se decide qué plan se ejecutará.
  6. Control y determinación de desviaciones: Aunque se haya escogido una alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la realidad evolucione de forma diferente y esta alternativa no funcione como se esperaba.

Organización

Se define como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.

Etapas

  1. Hay que determinar los niveles de organización.
  2. Las funciones o los objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona han de ser claros y concretos.
  3. Cada persona, además de saber qué tiene que hacer, debe saber a quién tiene que obedecer.
  4. Debe haber vías de comunicación en todos los sentidos.

Comunicación en la empresa

Puede ser vertical y horizontal. La comunicación vertical ascendente es la que se forma verticalmente de abajo hacia arriba. La comunicación descendente tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores. La comunicación horizontal se origina en el mismo nivel jerárquico.

El Taylorismo o Escuela de la Organización Científica del Trabajo

Sus principios fundamentales son los siguientes:

  1. Racionalización del trabajo
  2. Análisis y diseño de cargos y tareas
  3. Especialización de funciones
  4. Descentralización de responsabilidad
  5. Incentivos salariales basados en el rendimiento

Teoría de Maslow

Este representaba estas necesidades en forma de pirámide:

  1. Se encuentran las necesidades fisiológicas, que son las básicas.
  2. Después, las necesidades de seguridad.
  3. Las necesidades sociales o de estatus.
  4. Las necesidades de la propia estima.
  5. La necesidad de autorrealización.

Teoría de Herzberg

Se apoya en la teoría de Maslow e identifica dos grandes grupos de factores que influyen en la motivación:

  1. Factores de mantenimiento
  2. Motivaciones

Tipos de división en departamentos

  1. Por funciones: En este caso la empresa se divide en departamentos que tienen por finalidad realizar funciones homogéneas (comercial, producción, personal).
  2. División de departamentos por zonas geográficas: Los trabajadores conocen a qué zona se destina el producto (venta, marketing, producción).
  3. División en departamentos por producto: Dentro de una misma empresa, existencia de farmacia y cosméticos.
  4. División en departamentos por procesos: Una fábrica de tinte tiene el departamento de tinte y el departamento de planchado.

La comunicación entre los elementos de la empresa

Son: relaciones lineales (una manda, otra obedece), de staff (muchas empresas en plantilla, asesores fiscales o abogados o equipo asesor) y funcionales (el jefe de compras solo controlará y autorizará lo que se refiere a las compras de materias primas de la empresa).

Los principios organizativos pueden ser:

  1. Principios relacionados con el desarrollo vertical: autoridad y responsabilidad, jerarquía, unidad de mando y descentralización.
  2. Principios relacionados con el desarrollo horizontal: división de trabajo y especialización.
  3. Principios de motivación y participación.

Principios Organizativos

  1. Relacionados con el desarrollo vertical (autoridad y responsabilidad)
  2. Relacionados con el desarrollo horizontal (división del trabajo, especialización)
  3. Principios de motivación y participación

Modelos de Estructura Organizativa

Modelo Lineal Jerárquico

Modelo Funcional

Cada empleado puede recibir órdenes provenientes de varias personas distintas según la función a desempeñar en ese momento. Ventajas: los empleados se dedican exclusivamente a su especialidad. Inconvenientes: pueden surgir conflictos de competencias y falta de coordinación entre departamentos.

Modelo Lineal

Modelo que se caracteriza por una estructura jerárquica con el soporte de una serie de especialistas que actúan como asesores o staffs. Ventajas: autoridad y responsabilidad. Inconvenientes: estos departamentos representan un coste adicional a la empresa.

Modelo en Comité

Se caracteriza por la cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad. Ventajas: al tomarse las decisiones de una forma compartida, involucra más al personal que participa en el proceso y permite asumirlas. Inconvenientes: se tarda mucho en tomar las decisiones.