Relaciones Públicas: Claves para una Comunicación Efectiva

El Proceso de Comunicación en las Relaciones Públicas

En todo proceso de comunicación debe haber un emisor, es decir, una fuente interesada en llevar a cabo el proceso. En el caso de las Relaciones Públicas (RRPP), suelen ser organizaciones o entidades que buscan un fin comunicativo concreto, como fidelizar o ampliar su público objetivo, o cualquier otro fin comunicativo. Su comunicación debe expresarse de una manera apropiada para que llegue al público objetivo con claridad y de manera completa. Estas pueden ser:

(A) Corporaciones: Las RRPP deben hacer frente a una imagen fría de entidad solo preocupada por su presupuesto y sus ingresos, y de una escasa relación con sus empleados.
(B) Organizaciones sin ánimo de lucro: Las principales funciones de las RRPP serán, sobre todo, el aumento de los fondos, de donativos, del número de voluntarios, etc., así como el mantenimiento de las buenas relaciones con la administración, las empresas y los participantes, ya que son colaboradores reales o potenciales. La transparencia, la ética y la confianza son pilares fundamentales en este ámbito.
(C) Personajes públicos: En ocasiones, los que ponen en marcha campañas de RRPP no son empresas ni identidades, sino una persona concreta para mejorar su imagen, alcanzar la fama, mantenerse en el foco de la noticia o reparar su imagen negativa (publicity).
(D) Sector público y política: Su función se centra en recopilar información, divulgar el punto de vista de un candidato o partido, colaborar con el gobierno o la oposición y motivar a participar en el proceso político. Estas acciones son llevadas a cabo por los “Lobbies”.
(E) Educación: Las entidades educativas demandan el trabajo de las RRPP para fomentar la imagen de la institución, y aumentar o mantener el número de alumnos.
(F) RRPP Internacionales: Son las actividades que pone en marcha una empresa o institución pública internacional con el fin de establecer relación con los públicos de otros países. Deben mantener unas barreras lingüísticas o legales a la hora de mantener una imagen de marca común para todos los países.

Segmentación de Públicos en las Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas hacen segmentación de públicos, ya que ésta permite identificar a los sujetos receptores de los mensajes, y eso permite construir o elevar una comunicación diferente y única para cada uno de esos públicos. De esa manera, aumenta la efectividad del impacto, hay mayor concentración de esfuerzos y hay menor desperdicio de recursos. Se pueden hacer tres clasificaciones:

1. Según la interacción por el consumo:

Público real: Son los que ya se relacionan con la organización a través del consumo del producto o servicio que ésta ofrece. Este consumo puede ser por elección o imposición.
Público potencial: Aquellos grupos que no interactúan aún con la organización a través del consumo, pero que, por sus características, podrían llegar a ser reales.

2. Según la naturaleza de la relación entre el público y la empresa:

Directo: Son aquellos elegidos voluntariamente por la organización para interactuar (empleados).
Indirecto: Son aquellos que no son elegidos voluntariamente por la organización, pero ésta se ve en la obligación de mantener algún tipo de relación con sus públicos (comunidad, poderes públicos).

3. Según la proximidad del público con la organización:

Público interno: Son todas aquellas personas que pertenecen a la organización (relación de dependencia laboral).
Público externo: Personas que interactúan con la organización pero no pertenecen a ella, como los clientes, los proveedores, etc.
Público mixto: No están dentro de la organización, pero tampoco están totalmente fuera de ella; ocupan una posición intermedia.

Elaboración del Mensaje en las Relaciones Públicas

Las RRPP deben saber, para elaborar su mensaje, cuáles son las necesidades y deseos del target e, incluso, en ocasiones deben ponerse en su lugar para así comprender sus expectativas y frustraciones. Los públicos a los que las RRPP se pueden dirigir pueden ser internos y externos, esto implica que el mensaje debe cubrir dos objetivos:

Deben ser suficientemente interesantes para los Gatekeepers (personas de las que depende que una acción de RRPP se difunda) y, para ello, los mensajes deben cumplir los criterios de impacto, proximidad, oportunidad, prominencia, novedad o conflicto.
El mensaje de RRPP debe ser atrayente al público objetivo. Para ello, seis son los requisitos que debe contener un mensaje con el fin de que no exista deformación de lo que realmente se quiere transmitir: credibilidad, contexto, contenido, claridad, continuidad (repetición), canales y capacidad del público (recursos lúdicos y atractivos).

Medios Utilizados en las Relaciones Públicas

Los medios de los que se valen las RRPP son:

Los medios de información de masas.
Los medios de comunicación propios (la revista de la empresa, el manual de acogida, el vídeo de la empresa, las cartas personales, tablón de anuncios, intranet).
Otros: ferias y reuniones de carácter informal o formal.

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