Roles y Responsabilidades en la Gestión Hotelera

Roles Administrativos y Financieros

  • Auditor Interno: Lleva a cabo la auditoría interna del hotel, que puede ser especial o detallada. Funciones: Determina las operaciones propias del hotel, identifica fallas y propone soluciones. Prepara instructivos.
  • Gerente de Créditos y Cobranzas: Sus funciones son similares a las de cualquier negocio: supervisar los saldos de clientes, custodiar cuentas y documentos por cobrar.
  • Contralor de Alimentos y Bebidas: Se encarga de crear sistemas, procedimientos y tiempos para lograr un objetivo y luego supervisarlos. Funciones: Comparar lo real con lo planeado, revisar porciones de platillos, conciliación de alimentos y bebidas.
  • Gerente de Compras: Depende directamente del Contralor General. Se encarga de establecer sistemas y procedimientos que permitan ejecutar el plan de compras normales y de emergencia. Funciones: Establecer sistemas actualizados de control de proveedores, revisar existencias y movimientos de artículos para evitar sobreinversiones, llevando estadísticas de consumo.
  • Gerente de Personal: Persona a la que se le encomiendan gestiones de relaciones públicas, tareas de supervisión, etc.
  • Gerente Residente: Responsable ante la Gerencia General de las actividades para un mejor aprovechamiento de la oferta de habitaciones.
  • Gerente de Alimentos y Bebidas: Depende del Gerente General. Trabaja con compras, contabilidad y costos, supervisa almacenes y preparación de platillos.
  • Gerente de Ventas: Se encarga de producir los mayores ingresos con la venta de servicios del hotel y lograr la máxima ocupación. Planea la promoción, venta y presupuesto de ventas.
  • Subcontador: Encargado de auxiliar al Contador General, verifica operaciones aritméticas y comprobantes.
  • Auditor de Ingresos: Encargado de practicar la auditoría de ingresos sobre las operaciones realizadas en la empresa durante un día.
  • Auditor Nocturno: Encargado de practicar la auditoría nocturna de las operaciones del día. Verifica movimientos, incluso de cuentas de huéspedes. Supervisa la labor de auxiliares.
  • Jefe de Cajeros: Encargado de vigilar que el personal de cajas departamentales y de recepción desarrolle eficientemente sus funciones. Aprueba el personal a contratar, cubre turnos, abastece papelería.
  • Cajero General: Recibe los reportes de los cajeros departamentales y de recepción para su depósito. Lleva el control del movimiento de cajas.
  • Jefe de Almacén: Encargado de controlar toda clase de mercancías que los diversos departamentos requieran.

Roles Operativos

  • Asistente de Cocina: Encargado de auxiliar a los cocineros. Hace recorridos por la cocina en las mañanas, revisa la limpieza y presentación de los trabajadores.
  • Capitán de Centro Nocturno y Restaurante: Encargado de recibir a los comensales, sugerir y tomar órdenes. Realiza juntas para mejorar el servicio.
  • Edecanes: Encargados de dar la bienvenida a los huéspedes y guiarlos a sus habitaciones.

Pólizas y Procedimientos Contables

  • Póliza por Compras: Se prepara con base en el reporte diario de entradas al almacén. Se concentran las compras de alimentos y bebidas, suministros generales y otros.
  • Póliza de Ingresos por Depósitos al Banco: La base es el informe diario del Cajero General. Se registran las operaciones de entradas a caja en un día.
  • Póliza de Egresos y Póliza Cheque: Se expedirá para pagos mayores. Se usa como documento contabilizador una copia de la póliza-cheque.
  • Póliza de Operaciones Diversas: Se expedirá para el registro de provisión de pago de nóminas, honorarios, sueldos, etc.
  • Póliza de Cuenta por Cobrar: Se formula para registrar las ventas a crédito. Su fuente de origen es la relación de cuentas por cobrar que elabora el Auditor Nocturno.
  • Póliza de Ajustes y Descuentos: Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificación de tarifas o descuentos en alimentos, tintorería, etc.

Conceptos Contables Clave

  • Activo: Bienes y derechos de una empresa.
  • Depreciación: Desgaste físico de un bien tangible.
  • Amortización: Desgaste de un bien intangible.
  • Fondo Fijo de Caja
    • Se carga: por el importe del efectivo que se destine para la creación del fondo.
    • Se abona: por el importe de las disminuciones que se hagan del fondo.
  • Bancos
    • Se carga: de todos los depósitos.
    • Se abona: de todos los cheques expedidos.
  • Huéspedes
    • Se carga: por ventas de habitaciones.
    • Se abona: aplicación de depósitos.
  • Particulares
    • Se carga: del traspaso a la cuenta de huéspedes, por créditos otorgados o consumos de particulares.
    • Se abona: por pagos parciales o totales.
  • Cheques Devueltos
    • Se carga: por el importe de cheques bancarios, giros.
    • Se abona: por el importe de cheques cobrados o depositados.
  • Equipo de Transporte
    • Se carga: por adquisición de vehículos que se destinen al servicio de funcionarios o para servicios de la empresa.
    • Se abona: por bajas de los vehículos que se vendan o pierdan completamente su valor de uso.
  • Depreciación Acumulada de Equipo de Transporte
    • Se carga: por cancelaciones que se hagan a esta cuenta por venta de activo.
  • Inversiones en Valores
    • Se carga: del importe de inversiones que se hagan en acciones, obligaciones, etc.
    • Se abona: por venta de valores que lleguen a efectuarse.
  • Proveedores
    • Se carga: por pagos a proveedores, devoluciones, bonificaciones y descuentos sobre compras.
    • Se abona: por compras de mercancía a crédito.
  • Documentos por Pagar
    • Se abona: por el valor nominal de los documentos que suscriba la empresa como aceptante de los mismos.
    • Se carga: por pagos a cuenta o para cubrir el total de uno o varios documentos.
  • Impuestos por Pagar
    • Se abona: por el importe de impuestos acumulados por pagar al final de cada mes o año.
    • Se carga: por pagos de impuestos abonados a la cuenta.
  • Sueldos y Salarios por Pagar
    • Se abona: importe de sueldos y salarios por pagar.
    • Se carga: por el importe de sueldos pagados.
  • Descuentos sobre Compras
    • Se abona: por el importe de descuentos, rebajas, bonificaciones concedidas por proveedores.
    • Se carga: por traspaso a cuenta de pérdidas y ganancias.