Sistema de Información

Naturaleza

Un sistema de información es un conjunto de datos ordenados que adquieren significado dentro de un contexto y facilitan la realización de operaciones y la toma de decisiones.

Tipos

  • Totalmente manual
  • Computarizado
  • Mixto

Componentes

  • Teoría contable
  • Administración
  • Sistemas
  • Tecnología de la información

Información

Definición

La información es el resultado de procesar datos que agregan elementos útiles en el momento oportuno para la toma de decisiones.

Requisitos

  • Oportuna
  • Clara y confiable
  • Detallada según el nivel de la organización
  • Costo menor a los resultados esperados
  • Actualizada
  • Comparable
  • Objetiva
  • Verificable
  • Precisa

Proceso Básico de Información

Implica la transformación de datos, al igual que la obtención de cualquier producto requiere la transformación de insumos. Debe ser eficaz y eficiente.

La empresa proporciona los datos mínimos e imprescindibles, ya que si son muchos es costoso y complejo.

Los datos se procesan (ordenan, clasifican, registran e interpretan) y los que pueden volver a usarse se almacenan en memorias o archivos.

Toma de Decisiones

Acción humana que tiende a modificar una situación presente. Implica la elección de un camino a seguir, de cursos de acción aptos para satisfacer las necesidades planteadas.

Tipos

  • Rutinarias: Carácter repetitivo, surgen criterios fijados de antemano. Niveles inferiores.
  • De excepción: Problemas novedosos, numerosas variables. Complejos. Niveles superiores.

Información para la Toma de Decisiones

Un buen sistema de información reduce el nivel de incertidumbre y conoce mejor el comportamiento de las variables que afectan al proceso de decisión.

La información debe llegar en el tiempo y forma adecuados.

Información Interna

  • Registros contables
  • Listados de ventas
  • Listados de deudores
  • Listados de acreedores
  • Nivel de stock de mercadería
  • Informes de cumplimiento de tareas

Información Externa

  • Clientes
  • Proveedores
  • Bancos
  • Publicaciones periódicas
  • Revistas especializadas

Procesamiento de la Información

Los datos deben procesarse por medios manuales, mecánicos o electrónicos.

Información Contable para la Toma de Decisiones

Fuente interna de información: contabilidad. Obtiene datos del comportamiento de distintas variables en el pasado, hace comparaciones y saca conclusiones.

Tipos de Decisiones Organizacionales

Según el Nivel Jerárquico

  • Estratégicas: Resuelven cuestiones fundamentales para la existencia de la organización. Objetivos organizacionales.
  • Tácticas: Se relacionan con las actividades que realiza la organización para cumplir los objetivos estratégicos.
  • Logísticas (operativas): Sirven de apoyo a las actividades principales de la organización: mantenimiento, abastecimiento, etc.

Según su Programación

  • Programadas: Procedimiento definido, repetitivas y rutinarias. Ya preestablecidas. Cumplimiento de reglas establecidas. Personal jerárquico.
  • No programadas: Situaciones imprevistas e importantes, procedimiento nuevo. Dirección superior.

Según las Alternativas Posibles

  • Opuestas
  • Múltiples opciones

Niveles de Información

  • Superior: Elaboración de políticas y estrategias.
  • Medio: Información para la elaboración de programas y procedimientos y para el control operativo.
  • Inferior: Información para la ejecución de operaciones.

Información Requerida por Áreas

  • Producción: Planta, tecnología y equipos; costos de producción, métodos y tiempos.
  • Comercialización: Clientela potencial, características de la competencia; zona de ventas; promoción y publicidad.
  • Administración: Situación patrimonial y económica de la empresa; situación financiera; estructura de gastos operativos.
  • Recursos humanos: Procesos de incorporación del personal, régimen de capacitación y promoción de empleados y política de remuneraciones.

Información en Potencia o Datos

Elementos

Nombres, fechas y demás representaciones de hechos o situaciones que se recogen del ambiente externo e interno como resultado de las transacciones y del desarrollo de todas las actividades de la empresa, constituyen la información en potencia; datos.

Importancia

  • Materia prima para la producción de información.
  • Acceso a fuentes
  • Identificación del origen
  • Análisis para selección de datos adecuados
  • Reconocimiento de a quién deben ser dirigidos
  • Disponibilidad de momento y lugar para su uso

Información del Ambiente Interno

Son procesados por el personal de los niveles gerenciales medios, que luego aplicarán la información.

Las estadísticas, la contabilidad y los datos e indicadores de las áreas de producción, comercialización y personal, generan los componentes más importantes de la base de datos de ese ambiente, que se aplicarán a seleccionar las variables y los parámetros adecuados para confeccionar los planes, orientar en la elección y posterior selección de alternativas para la toma de decisiones, analizar las cualidades de la estructura organizacional, evaluar y controlar la dinámica de la gestión y sus resultados y coordinar las actividades.

Utilizada para la toma de decisiones programadas.

Ambiente Externo o Entorno

Origen

Se alimenta de todo tipo de medios masivos y especializados; políticos, económicos y educativos del país o mundo. También con los resultados de estadísticas, encuestas, cursos, participación de congresos, seminarios, etc.

Aplicación

Los que integran los niveles jerárquicos más altos de la empresa, toman decisiones de mayor compromiso y riesgo no programadas, las que se relacionan con los objetivos y metas (son los que más utilizan y aplican esta información). El personal también, si tienen una relación directa con el cliente.

Relación entre los Elementos del Proceso

Los datos se capturan y se registran

en libros, fichas, etc. El control los analiza y evalua para asegurarse de su consistencia; luego se archivan o se pone en funcionamiento la toma de decision (info q se trnsmite a operarios en forma de ordenes, normas, ples, etc) para q se concreten en acciones (nuevos datos, info en potencia q si es seleccionada se registra y entre otra ves a un nuevo proceso de info).

Tecnol de la info: Computacion, telecomunica, software, etc. Encargada de seleccionar entre los recursos tecnicos disponibles los q se consideren mas adecuados para el procesamiento y la transmicion de los datos del ambiente externo e interno, en su aplicacion al desarrollo de las estrategias q favorescan e logro de ventajas competitivas.  Almacena datos, procesamiento y las comunicaciones automatizadas entre los procesos, porq incrementan notablemente tanto la efectividad en el acceso de datos como la rapides del proceso. Para invertir en ella hay q analizar los efectos actuales y futuros de su aplicacion. Costo beneficio de la inversion (no siempre es buena). La tecnolo de la info no es neutral. Impacto: la importancia del denominado impacto de la tecno de la info (en q momento en q lugar, como afectara el sistma de info de la empresa) exige tener muy claros los porq para q las posiblidades de los aportes de las nuevas tecnolo. Los procedimientos podran ser automatizados en su totalidad y agregar mucha tecno de la info si los datos son repetitivos y muy diferenciados. Pero si son muy cambiantes en corto plazo o dependen de multiples combinaciones de otros datos, o a situacions no previstas no.

La info como resultado del procesam electronico de la base de datos: El sist de info recoge los datos internos y externos, va a la fuentes, los selecciona y los organiza. El uso de la compu para el proces elec de datos permite mantener actualizada la info contable y la indispensable para las estrategias competitivas, productividad de trabajo, costos, districucion, nueva tecno, marketin; y camvios y novedades en lo eco social poli y educa.

Con el almacenamiento permit centralizar: porq contiene los datos, q ingresan a las activi de la empresa globalizados en la base de datos; con el procesamiento permite descentra: porq cn los avances de la tecno, se conectan los ordenadores personales PC a la base de datos central, cada uno puede procesarlos y usar luego la info q necesita para la toma de decisiones.

Explosion de la info: muchos datos; los datos no influyen pero la info si.Se hace info seleciva destinada a los administrads con el fin de ayudarlos q son los responsables de la conduccion a tomar decisiones